Traiter une facture d'achat après la lecture automatique

Vérifier, corriger, imputer et valider une facture fournisseur une fois que l'OCR a fait son travail.

1. Vue d'ensemble de l'écran

L'écran de la facture d'achat est divisé en deux colonnes :

• À gauche : le document. La facture PDF d'origine est affichée dans une visionneuse. Un bandeau de couleur (ruban) rappelle le statut de la facture (par ex. À traiter, Validée, Payée).
• À droite : le formulaire de saisie. C'est ici que l'on vérifie et complète les informations, gère les pièces jointes et rapproche les règlements. Cette colonne défile verticalement.

L'objectif de l'utilisateur sur cet écran : contrôler les données lues par l'OCR, les corriger si besoin, puis valider la facture pour qu'elle soit comptabilisée.

2. Le bandeau de statut de lecture automatique

En haut de la colonne de droite, un bandeau coloré peut apparaître pour indiquer où en est la lecture automatique de la facture. Il ne s'affiche que lorsqu'une action ou une attente est nécessaire ; quand tout est terminé correctement, il disparaît.

2.1 Pendant le traitement (bandeau violet, icône qui tourne)

Pendant que le robot lit la facture, le bandeau affiche l'étape en cours. Aucune action n'est possible, il faut simplement patienter. Les étapes possibles :

2.2 En cas d'échec (bandeau rouge)

Si une étape échoue, le bandeau passe au rouge et affiche « Échec de l'analyse » avec le détail du problème. Deux boutons sont proposés :

• Réessayer — relance l'étape qui a échoué.
• Compléter manuellement — abandonne la lecture automatique et déverrouille le formulaire pour une saisie à la main.

2.3 Le document n'est pas reconnu comme une facture (bandeau orange)

Message « Document non reconnu comme facture ». Trois choix :

• Confirmer comme facture — force le traitement comme une facture malgré tout.
• Remplacer la pièce jointe — remplace le fichier par le bon document.
• Abandonner — passe en saisie manuelle.

2.4 Pièce jointe invalide (bandeau orange)

Message « Pièce jointe invalide » : le fichier ne respecte pas les contraintes techniques. Boutons proposés : Remplacer la pièce jointe ou Supprimer la facture.

2.5 Incohérence entête / lignes (bandeau orange)

Message « Incohérence entête/lignes détectée » : le total de l'entête ne correspond pas à la somme des lignes lues. Le bandeau affiche l'écart constaté.

3. La barre d'actions du formulaire

Juste au-dessus des champs, une barre d'outils regroupe les actions principales. Les boutons affichés dépendent de vos droits et de l'état de la facture.

Le bouton Valider

C'est l'action clé. Le bouton Valider reste désactivé tant que :

• le formulaire contient des erreurs (champs obligatoires manquants), ou
• des modifications n'ont pas été sauvegardées, ou
• la lecture automatique n'est pas dans un état terminal acceptable (traitement en cours, incohérence non résolue…).

En survolant le bouton, une infobulle rappelle ce qu'il reste à corriger. Une fois validée, la facture est comptabilisée et le formulaire se verrouille.

Le bouton Historique

Tout en haut de l'écran, à droite du fil d'Ariane (et non dans la barre du formulaire), une icône 🕐 Historique ouvre le journal des modifications de la facture : qui a changé quoi, et quand. Utile pour comprendre a posteriori une correction ou retrouver l'auteur d'une validation.

4. Les champs de la facture

4.1 Les étincelles violettes « alimenté par l'OCR »

Quand la lecture automatique a rempli des champs, un message d'aide violet s'affiche en haut du formulaire : « Les champs marqués de l'icône violette ont été automatiquement alimentés par l'OCR. »

Chaque champ concerné porte alors une petite étincelle violette ✦ à côté de son libellé (l'icône utilisée partout dans Biifor pour signaler l'intelligence artificielle). En la survolant, l'infobulle rappelle « Champ alimenté par l'OCR ».

C'est un repère visuel : ces valeurs viennent du robot, vérifiez-les avant de valider. L'étincelle disparaît dès que vous modifiez le champ.

4.2 Détail des champs

4.3 Ce qui reste modifiable après validation

Une facture validée se verrouille, à trois exceptions près :

• la note interne, toujours librement modifiable ;
• le libellé de la facture ;
• l'associé, sur une note de frais.

Cela permet de corriger un intitulé ou de réaffecter une note de frais à la bonne personne sans avoir à dévalider la facture.

5. La gestion de la taxe

Le bloc Taxe se comporte différemment selon la configuration de la société et du fournisseur.

5.1 Taxe saisissable

• Saisie directe : un champ pour entrer le montant de taxe. Un bouton 🧮 Calculer la taxe ouvre une mini-calculatrice (formule).
• Ventiler la taxe (✂) : sur les factures d'achat, ce bouton bascule vers un tableau de ventilation où l'on détaille la taxe par taux (base, montant). Utile quand une facture mélange plusieurs taux.

5.2 Taxe « Non saisissable »

Dans certains cas, le champ taxe affiche « Non saisissable » avec un bouton d'information ⓘ. En cliquant dessus, une bulle explique pourquoi, principalement :

• Fournisseur étranger — la taxe n'est pas récupérable. On peut corriger la nationalité sur la fiche du fournisseur si elle est erronée.
• Entreprise non assujettie — la société n'est pas (ou pas encore) assujettie à la taxe à la date de la facture.

6. La fenêtre « Données extraites »

Le bouton violet 👁 Voir les données extraites (présent uniquement si l'OCR a produit des données) ouvre une fenêtre qui montre exactement ce que le robot a lu dans le document. Elle sert à comparer le PDF et les valeurs reportées en cas de doute.

On y retrouve, selon les cas :

• Les données d'entête (référence, dates, montants, fournisseur, devise…) ;
• Un tableau des lignes de la facture (désignation, quantité, prix unitaire, montant HT) ;
• Un tableau des taxes lues (taux, base, montant) ;
• Un contrôle de cohérence : indication Cohérent (vert) ou Incohérence détectée (orange) avec le détail de l'écart entre l'entête et la somme des lignes ;
• D'éventuelles informations complémentaires sur l'identification du fournisseur.

7. Les imputations comptables

Sous le bloc des montants, la section Imputations permet d'affecter la facture aux comptes de charges. Deux boutons sont disponibles (selon vos droits) :

• Proposer par IA (violet, icône étincelle) — l'IA analyse les lignes de la facture et propose une répartition comptable.
  • Si des imputations existent déjà, une confirmation prévient qu'elles seront remplacées.
  • Le bouton est désactivé si une analyse est déjà en cours.
• Gérer — ouvre la fenêtre de saisie/modification manuelle des imputations.

Chaque imputation affiche le compte, le libellé et le montant. Les imputations proposées par l'IA portent une étincelle violette ✦ ; en la survolant, on voit l'explication fournie par l'IA.

Si le total des imputations ne correspond pas au montant HT attendu, un avertissement orange s'affiche.

7.1 La ventilation analytique

Si votre société utilise la comptabilité analytique, un badge apparaît à droite du titre Imputations :

• « Analytique complète » (vert, coche) — tous les axes obligatoires sont ventilés à 100 %.
• « Analytique incomplète » (orange, triangle) — un axe obligatoire n'est pas ventilé entièrement. L'infobulle le précise : « Le document reste enregistrable et validable ». Ce n'est donc pas bloquant, c'est un rappel.

La saisie se fait imputation par imputation, depuis la fenêtre Gérer : chaque ligne porte un bouton camembert 📊 dont la couleur indique son état.

Cliquez sur le camembert pour ouvrir la fenêtre de ventilation et répartir le montant sur vos axes analytiques.

8. Les pièces jointes

Sous le formulaire, la section Pièces jointes permet de consulter et gérer les documents rattachés. Le PDF déposé pour l'OCR en est la première pièce jointe.

• Repliée par défaut, elle affiche le nombre de pièces ou une invitation à en ajouter.
• Dépliée, elle liste les fichiers avec, pour chacun : Voir, Télécharger, Supprimer.
• Un bouton d'import permet d'ajouter d'autres fichiers (plusieurs à la fois).

9. Les règlements

En bas de l'écran, deux tableaux peuvent apparaître pour suivre le paiement de la facture :

• Règlements liés — les paiements déjà rattachés à cette facture (type, date, référence, montant…). Possibilité d'en détacher un.
• Règlements potentiels — les transactions bancaires ou paiements en attente de rapprochement. On peut cocher un ou plusieurs règlements pour les rattacher, ou créer un groupe. Une action complémentaire Passer par perte et profit est disponible (selon droits) pour solder un reliquat impayé.

10. Parcours type recommandé

1. Attendre la fin de la lecture automatique (bandeau violet) ou réagir au bandeau d'erreur le cas échéant.
2. Vérifier les champs marqués d'une étincelle violette en les comparant au PDF de gauche (au besoin, ouvrir Voir les données extraites).
3. Corriger / compléter les champs : fournisseur, référence, dates, montants, taxe.
4. Renseigner les imputations (manuellement ou via Proposer par IA) et vérifier l'absence d'écart.
5. Sauvegarder 💾.
6. Valider ✓ une fois que le bouton est actif.
7. Rapprocher le règlement lorsque le paiement arrive.