Comment faire entrer vos factures fournisseurs dans Biifor, les contrôler, les valider et suivre leur paiement.
À qui s'adresse ce guide ? À toute personne qui réceptionne, contrôle et suit les factures des fournisseurs dans Biifor : dirigeant, assistant(e) de gestion, comptable.
Ce que vous allez apprendre : les différentes façons de faire entrer une facture d'achat dans Biifor (les « modes d'acquisition »), puis comment la contrôler, la valider et suivre son paiement jusqu'au bout.
Où trouver l'écran ? Menu latéral Achats → Factures.
Dans Biifor, une facture d'achat part toujours d'un document. Vous ne saisissez pas une facture « à blanc » : vous faites d'abord entrer le PDF, et Biifor s'occupe d'en extraire les informations.
Le parcours est toujours le même, quelle que soit la façon dont le document est arrivé :
Ce qui change d'un mode d'acquisition à l'autre, c'est uniquement l'étape 1. Les étapes 2 à 5 sont identiques dans tous les cas.
Il existe cinq façons de faire entrer une facture d'achat dans Biifor.
| Mode | Pour qui / quand ? | Effort | Où ça se passe |
|---|---|---|---|
| Import depuis l'écran | Vous avez le PDF sous la main | Manuel, à la demande | Écran Achats → Factures |
| Glisser-déposer | Idem, en plus rapide, y compris en lot | Manuel, à la demande | Écran Achats → Factures |
| Collecte par email | Vos fournisseurs envoient directement | Automatique, zéro geste | Boîte email dédiée |
| Notes de frais par email | Vos collaborateurs envoient leurs justificatifs | Automatique, zéro geste | Boîte email dédiée |
| Application mobile | Vous avez la facture papier en main | Manuel, sur le terrain | Application Biifor (iOS / Android) |
| Connexion à un logiciel tiers | Vous avez déjà un outil qui produit les factures | Automatique, à paramétrer | Clés API |
Notre recommandation : activez la collecte par email dès le départ et communiquez l'adresse à vos fournisseurs. C'est le mode qui demande le moins de travail au quotidien. Utilisez l'application mobile pour tout ce qui arrive sur papier, et l'import depuis l'écran pour les factures récupérées sur un portail fournisseur.
C'est le mode le plus direct.
↻ et l'aide ?. À droite, Importer (sélection de fichiers PDF) et Exporter (CSV de la liste filtrée).Encore plus rapide : faites glisser vos PDF depuis votre bureau ou votre explorateur de fichiers directement sur la liste des factures, puis relâchez.
La liste se met en surbrillance quand vos fichiers la survolent, pour vous confirmer que vous pouvez lâcher. Là aussi, le glisser-déposer accepte plusieurs fichiers à la fois.
Un rappel de cette possibilité est affiché en permanence sous la liste : « Vous pouvez importer une facture en faisant un glisser-déposer sur la liste ».
Biifor met à votre disposition une adresse email dédiée à laquelle vos fournisseurs — ou vous-même — peuvent envoyer les factures. Tout PDF reçu à cette adresse devient automatiquement une facture d'achat dans Biifor, sans aucune manipulation de votre part.
Attention : une fois l'identifiant validé, il n'est plus modifiable. Choisissez-le court, simple et durable — vos fournisseurs vont l'enregistrer dans leurs carnets d'adresses. Si l'identifiant que vous demandez est déjà pris par une autre organisation, Biifor vous le signale et vous devez en choisir un autre.
Une fois la collecte activée, trois adresses sont générées à partir de votre identifiant :
| Adresse | À quoi elle sert | À qui la donner |
|---|---|---|
votre-identifiant@factures.biifor.com |
Collecter les factures d'achat | À vos fournisseurs |
votre-identifiant@ndf.biifor.com |
Collecter les notes de frais | À vos collaborateurs et associés (voir §2.4) |
votre-identifiant@ventes.biifor.com |
Collecter vos factures de vente | Inutile si vous facturez depuis Biifor |
La collecte des documents par email est configurée pour votre compte. Voici les adresses emails de collecte que vous pouvez utiliser :
<votre-identifiant> et un champ de saisie apparaît sous l'interrupteur.votre-identifiant@factures.biifor.com.Les notes de frais sont, pour Biifor, des factures d'achat particulières. Elles suivent exactement le même parcours, avec deux spécificités.
Vos collaborateurs et associés envoient leur justificatif (photo de ticket
convertie en PDF, facture de restaurant, note d'hôtel…) à l'adresse
votre-identifiant@ndf.biifor.com.
Biifor regarde l'adresse email de l'expéditeur et la compare aux fiches de vos associés :
Pour que le rattachement automatique fonctionne, renseignez l'adresse email de chaque associé sur sa fiche.
Encore plus simple : vos associés peuvent envoyer leurs justificatifs depuis l'application mobile Biifor en les photographiant directement — voir §2.5. Le rattachement à la bonne personne est alors garanti, puisqu'elle est identifiée par sa connexion.
Dans la liste des factures, une note de frais porte une icône de ticket dans la colonne des indicateurs (à droite). En survolant l'icône, le nom de la personne concernée s'affiche.
| Fournisseur | Référence | Statut | Montant TTC | Indicateurs |
|---|---|---|---|---|
| Sodiva SARL | 2026-1187 | À traiter | 122 000 XPF | |
| Le Roof | T-88214 | Payée | 9 700 XPF |
🧾
Marie Tavaearai
|
| OPT Télécom | FA-2026-0455 | Payée | 18 400 XPF | ⚙ |
Sur le formulaire de la facture, la case « Note de frais » est cochée et un champ « Associé » apparaît juste en dessous. Vous pouvez aussi transformer manuellement n'importe quelle facture d'achat en note de frais : il suffit de cocher cette case et de désigner l'associé.
Pour tout ce qui arrive encore sur papier — la facture du garagiste, le ticket de la quincaillerie, la note du restaurant — l'application mobile Biifor transforme votre téléphone en scanner.
L'application Biifor est gratuite et disponible sur les deux plateformes :
Deux possibilités :
Ensuite, activez la reconnaissance biométrique (Face ID ou empreinte digitale) pour vous reconnecter d'un simple regard aux ouvertures suivantes.
L'écran d'accueil vous guide en deux temps :
Appuyez sur ENVOYER. L'application assemble vos photos en un PDF unique et l'expédie dans Biifor. Un message vous confirme l'envoi, et vous pouvez enchaîner immédiatement avec le document suivant.
Limites à connaître : un document ne peut pas dépasser 20 pages ni 15 Mo. Au-delà, l'application vous le signale avant l'envoi et vous invite à réduire le nombre de pages.
C'est le cas d'usage le plus fréquent de l'application. Choisissez le type « Note de frais d'associé » : la note est automatiquement rattachée à vous, sans que vous ayez à désigner qui que ce soit.
Ce type n'apparaît que si vous êtes enregistré comme associé de l'entreprise sélectionnée. Sinon, l'application vous l'indique au moment de l'envoi.
L'application mobile sert uniquement à faire entrer les documents. Le contrôle, la correction et la validation se font ensuite depuis l'application web — c'est d'ailleurs ce que rappelle le message de confirmation.
Si vous utilisez déjà un outil qui produit ou centralise vos factures d'achat (logiciel métier, plateforme de dématérialisation, ERP…), celui-ci peut déposer les factures directement dans Biifor, sans intervention humaine.
La mise en place se fait via une clé API, créée depuis Paramètres → Interfaces → Clés API. C'est un paramétrage technique : demandez à votre prestataire ou à votre intégrateur de s'en charger, ou rapprochez-vous du support Biifor.
Une fois en place, les factures arrivent dans votre liste exactement comme les autres et suivent le même parcours de contrôle et de validation.
La fonctionnalité Clés API dépend de votre abonnement. Si l'entrée n'apparaît pas dans vos paramètres, c'est qu'elle n'est pas incluse dans votre formule.
Il n'existe pas de bouton « Créer une facture vide ». Toute facture d'achat part d'un document — c'est ce qui garantit que votre comptabilité est toujours justifiée par une pièce.
Si vous voulez tout saisir vous-même, la marche à suivre est donc :
Quel que soit le mode d'acquisition, toutes les factures se retrouvent au même endroit : Achats → Factures.
| Colonne | Ce qu'elle indique |
|---|---|
| Date d'ajout | Quand la facture est entrée dans Biifor |
| Nature | Facture ou avoir |
| Fournisseur | Le tiers identifié. Cliquable : mène à sa fiche |
| Référence | Le numéro de la facture du fournisseur |
| Statut | Où en est la facture (à traiter, validée, payée…) |
| Analyse OCR | Où en est la lecture automatique (voir §3.2) |
| Libellé | L'intitulé de la facture |
| Date de facture | La date d'émission |
| Échéance | La date limite de paiement |
| Montant HT / Taxe / TTC | Les montants |
| Montant dû | Ce qu'il reste à payer |
| Indicateurs | Icônes : 🧾 note de frais, ⚙ validée automatiquement |
Vous pouvez choisir les colonnes affichées, les réorganiser en les faisant glisser et ajuster leur largeur. Le bouton ⚙ en bout de ligne d'en-tête ouvre le sélecteur de colonnes. Vos réglages sont mémorisés.
C'est le repère principal juste après une acquisition. Elle affiche l'avancement de la lecture automatique sous forme d'étiquette :
| Fournisseur | Analyse OCR | Ce que ça veut dire |
|---|---|---|
| — | ◠ Vérification PJ | Contrôle technique du fichier — patientez |
| — | ◠ Lecture OCR | Extraction des données — patientez |
| Sodiva SARL | Terminée | Prête à être contrôlée et validée |
| Bâti Pacific | Pas une facture | Document non reconnu — action requise (§6.2) |
| — | Échec OCR | Incident technique — réessayer (§6.4) |
| Le Roof | Abandonnée | Lecture abandonnée, saisie manuelle |
Tant que la lecture est en cours, la ligne n'est pas cliquable (le curseur prend la forme d'un sablier) et la facture ne peut pas être supprimée. C'est normal : Biifor est en train de travailler dessus.
La barre de filtres au-dessus de la liste permet de filtrer par fournisseur, statut, type, dates (émission, échéance), montants et références. Les filtres se combinent, et la liste retient vos réglages d'une visite à l'autre.
Le bouton Exporter produit un fichier CSV de la liste filtrée. Le bouton ? ouvre une aide contextuelle rappelant à quoi sert cet écran.
| Fournisseur | Référence | Statut | Montant TTC |
|---|---|---|---|
| Sodiva SARL | 2026-1187 | À traiter | 122 000 XPF |
Dès qu'une facture entre — quel que soit le mode — Biifor enchaîne automatiquement :
Cela prend en général quelques dizaines de secondes. Vous n'avez rien à faire pendant ce temps.
Les champs remplis automatiquement portent ensuite une étincelle violette dans le formulaire : c'est le signal « à vérifier ». Elle disparaît dès que vous modifiez le champ vous-même.
Cliquez sur une ligne de la liste pour ouvrir la facture. L'écran se présente en deux colonnes : le PDF d'origine à gauche, le formulaire à droite.
Le parcours recommandé :
En Nouvelle-Calédonie, la taxe portée sur vos factures d'achat est la taxe générale sur la consommation (TGC). Le taux de TGC lu sur la facture est reporté dans le champ Taxe.
Le bouton Valider reste grisé tant qu'il reste des champs obligatoires à remplir, des modifications non sauvegardées, ou un problème de lecture non résolu. Survolez-le : une infobulle vous dit précisément ce qui bloque.
Vous pouvez également, depuis cet écran :
Pour aller plus loin : le détail complet de cet écran — bandeaux de statut, chaque champ un par un, gestion de la taxe, fenêtre des données extraites, imputations comptables — fait l'objet d'un article dédié : « Traiter une facture d'achat après la lecture automatique ».
Si vous importez deux fois le même document, Biifor le détecte et refuse le second import avec le message « La facture "…" est un doublon et ne peut être importée ».
C'est une protection : elle évite de compter deux fois la même dépense, notamment quand un fournisseur envoie sa facture par email et que vous l'importez vous-même.
Le document est arrivé, mais Biifor n'y reconnaît pas une facture (c'était un devis, un relevé, un courrier…). Trois options vous sont proposées :
Le fichier est techniquement inexploitable (trop volumineux, protégé par mot de passe, corrompu, trop de pages). Vous pouvez remplacer la pièce jointe ou supprimer la facture.
Un incident technique est survenu pendant la lecture. Deux boutons : Réessayer (on relance) ou Compléter manuellement (on saisit à la main).
Le total lu en haut de la facture ne correspond pas à la somme des lignes détaillées. Biifor affiche l'écart constaté. La validation reste bloquée tant que l'écart n'est pas corrigé — c'est un garde-fou contre les erreurs de saisie.
Pour vos fournisseurs récurrents et sans surprise (abonnements, loyers, charges fixes…), vous pouvez demander à Biifor de valider leurs factures sans votre intervention.
Comment l'activer :
Si la validation automatique des factures est activée, Biifor tentera de valider automatiquement les factures reçues de ce fournisseur.
Vous pourrez toujours les modifier ou les supprimer par la suite.
Vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité à tout moment.
À partir de là, les factures reçues de ce fournisseur seront validées et comptabilisées automatiquement dès la fin de la lecture — sous réserve qu'aucune anomalie ne soit détectée. Elles sont repérables dans la liste grâce à une icône d'engrenage ⚙ dans la colonne des indicateurs.
Vous gardez la main : une facture validée automatiquement reste modifiable et supprimable par la suite.
Une fois la facture validée, elle entre dans le suivi des échéances.
En bas de l'écran d'une facture, deux tableaux vous aident à la solder :
| Type | Date | Référence | Montant | |
|---|---|---|---|---|
| Virement | 05/07/2026 | VIR-20260705-11 | 50 000 XPF | ⋮ |
| Origine | Date | Libellé | Montant | |
|---|---|---|---|---|
| ✓ | Banque | 18/07/2026 | VIR SODIVA SARL | 61 000 XPF |
| Banque | 19/07/2026 | PRLV OPT | 18 400 XPF |
Puis-je importer autre chose que du PDF ? Non. Seul le format PDF est accepté, à l'import comme par email. Si vous avez une photo ou un scan en image, utilisez l'application mobile : elle convertit vos photos en PDF toute seule.
Combien de factures puis-je importer d'un coup ? Il n'y a pas de limite pratique. Un panneau de progression s'affiche dès que vous en importez plus d'une.
Mon fournisseur envoie plusieurs factures dans un même email. Que se passe-t-il ? Chaque PDF joint devient une facture distincte.
Je ne veux plus utiliser la collecte par email. Retournez dans Paramètres → Interfaces → Emails et désactivez l'interrupteur. Votre identifiant reste réservé si vous souhaitez réactiver plus tard.
Puis-je changer mon identifiant d'adresse email ? Non, il est définitif une fois validé. Contactez le support si c'est bloquant.
Puis-je traiter et valider une facture depuis l'application mobile ? Non. L'application mobile sert uniquement à faire entrer les documents. Le contrôle et la validation se font depuis l'application web.
Mon justificatif fait plus de 20 pages, l'application refuse l'envoi. Découpez-le en plusieurs documents, ou transmettez-le en PDF par email ou par import depuis l'application web.
Le type « Note de frais d'associé » n'apparaît pas dans l'application mobile. C'est que vous n'êtes pas enregistré comme associé de l'entreprise sélectionnée, ou que vous n'avez pas l'autorisation de créer ce type de document. Rapprochez-vous de l'administrateur de votre compte.
Une facture est bloquée sur « analyse en cours ». Que faire ? Patientez quelques minutes et rafraîchissez la liste avec le bouton ↻. Si la situation persiste, contactez le support.
Puis-je supprimer une facture ? Oui, tant que la lecture automatique n'est pas en cours. Utilisez le menu ⋮ en bout de ligne, ou cochez plusieurs factures puis le bouton corbeille en haut de la liste.