Ce que Biifor déduit automatiquement, et ce qu'il vous laisse faire

Le principe : la taxe suit le document

Dès que votre société est assujettie, Biifor porte en déductible la taxe qu'il trouve sur vos factures d'achat, et en collectée celle que portent vos factures de vente. Il ne fait aucune appréciation de droit : ce qui est sur la pièce est repris, période après période, sans arbitrage.

C'est simple, et c'est exactement ce qui rend les paragraphes suivants importants — parce qu'il existe trois exceptions à cette simplicité.

Trois automatismes qui changent vos montants

La date d'assujettissement

Le paramètre « Date à partir de laquelle l'entreprise est assujettie » n'est pas une information administrative rangée dans un coin : Biifor l'applique.

Quand la lecture automatique traite une facture d'achat dont la date est antérieure à cette date, il n'y a rien à déduire — l'entreprise n'était pas assujettie. Biifor ne se contente donc pas de mettre la taxe à zéro : il réintègre son montant dans le HT, ce qui est le traitement correct puisque la taxe non déductible fait partie du coût.

Le symptôme, côté écran, est déroutant : le HT affiché sur la facture ne correspond pas au HT imprimé sur le PDF, et le total TTC, lui, est identique. Ce n'est pas une erreur de lecture. Si les montants vous semblent faux, la première chose à vérifier est votre date d'assujettissement — voir Paramétrer son assujettissement.

Le pays du fournisseur

Le champ Pays d'une fiche partenaire, demandé dès sa création, ne sert pas qu'à l'adresse postale. Il commande la déductibilité.

La taxe portée par la facture d'un fournisseur qui n'est pas situé sur votre territoire — une taxe française, australienne, néo-zélandaise — n'est pas déductible chez vous : Biifor ne la déduit donc pas. Elle l'est en revanche dès que le fournisseur est déclaré comme situé sur le territoire.

Conséquence pratique : un pays mal renseigné produit un écart de taxe que rien ne signale. C'est l'une des raisons de tenir les fiches partenaires propres — voir Lire la fiche d'un client ou d'un fournisseur.

Le territoire de la taxe

Le paragraphe précédent parle du fournisseur ; celui-ci parle de la taxe elle-même, et les deux ne se recouvrent pas.

Une taxe n'existe que sur le territoire qui l'a instituée. Elle ne se collecte pas ailleurs, et elle ne s'y récupère pas davantage. Un document ne peut donc porter que la taxe de votre territoire — celui de votre dossier, pas celui de votre partenaire, pas celui imprimé sur la pièce.

Cela vaut dans les deux sens :

• ce que vous émettez — vous ne collectez que la taxe de votre territoire. Une vente à un client d'ailleurs se facture au taux zéro local, avec son motif d'exonération, jamais à la taxe du pays du client ;
• ce que vous recevez — une taxe d'un autre territoire n'est pas récupérable chez vous. La facture est comptabilisée sans elle.

Ce que Biifor en fait dépend de l'origine du document :

• document que vous saisissez (facture de vente créée dans Biifor, devis, groupe d'articles) : rien à craindre, la liste des taux qui vous est proposée ne contient que ceux de votre territoire ;
• document que vous recevez ou déposez (facture d'achat, facture de vente importée) : la taxe est écartée sans rien vous demander, et son montant retiré du total. Ce qui est imprimé sur la facture d'un fournisseur n'est pas une faute de votre part — mais on ne peut pas la déclarer pour autant.

Le cas n'est pas théorique, et il ne se voit pas : une facture d'un fournisseur calédonien peut parfaitement porter un taux polynésien, mal lu ou mal saisi à la source. Le fournisseur est domestique, le paragraphe précédent ne joue donc pas — c'est ce paragraphe-ci qui s'applique.

Le symptôme, côté écran : le champ Taxe arrive à zéro alors que la pièce affiche un montant, et le HT devient égal au TTC. La fenêtre « Voir les données extraites », elle, continue d'afficher le taux lu sur le document : c'est normal, elle montre la lecture, pas ce que Biifor a retenu.

Le champ reste saisissable : si le taux correct existe bien chez vous, posez-le vous-même — voir Saisir ou ventiler la taxe.

Quatre traitements que Biifor ne fait pas

Un comptable suppose spontanément l'inverse pour les trois premiers, tous les logiciels de production les gérant. Ils sont donc à connaître avant de faire confiance à un total.

• Pas de prorata de déduction. Les activités mixtes et les assujettissements partiels ne sont pas gérés : la taxe est déduite en totalité ou pas du tout. Les cas concernés sont rares, mais s'ils sont les vôtres, le retraitement est à faire hors de Biifor.
• Pas de limitation ni d'interdiction de déduction. Véhicules de tourisme, cadeaux, dépenses somptuaires : la facture ne dit pas si le client a le droit de déduire. Par défaut, si l'entreprise est assujettie, la taxe est portée en déductible — et c'est à vous de la retirer au moment du contrôle de la facture, en la ramenant à zéro ou en la ventilant (comment faire).
• Pas d'autoliquidation. Elle reste à traiter manuellement par le comptable. Un développement est envisagé, il n'est pas programmé.
• Pas de régime sur les encaissements. Biifor calcule uniquement sur les débits : une facture compte à sa date d'émission, pas à son règlement.

Ce qui vous reste, en pratique

Trois gestes suffisent à absorber tout ce qui précède :

1. Contrôler la taxe sur chaque facture d'achat avant de valider, en comparant au PDF affiché à côté du formulaire.
2. Retirer la taxe des dépenses qui n'ouvrent pas droit à déduction, au même moment.
3. Vérifier le pays d'un nouveau fournisseur lors de sa première facture.

Fait au fil de l'eau, ce contrôle prend quelques secondes par pièce. Reporté à la fin de la période, il devient une revue complète des factures : c'est le même travail, concentré au pire moment.