Faut-il valider automatiquement vos factures de vente importées ?
Ce que fait le réglage global de validation automatique des factures de vente importées, pourquoi il diffère des achats, et quand l'activer.
À qui s'adresse cet article ? À qui importe régulièrement ses factures de vente et se demande s'il peut s'épargner le contrôle manuel de chacune.
Où trouver le réglage ? Menu Paramètres, bloc Ventes → OCR - Reconnaissance des factures.
Ce que fait l'interrupteur
L'écran porte un unique interrupteur : « Validation automatique des factures ». Activé, Biifor tente de valider — donc de comptabiliser — chaque facture de vente importée dès la fin de la lecture automatique, sans passer par votre contrôle. Comme le précise son bouton d'information : vous pourrez toujours les modifier ou les supprimer par la suite, et activer ou désactiver la fonctionnalité à tout moment.
Si la validation automatique des factures est activée, Biifor tentera de valider automatiquement les factures de ventes que vous importez.
Vous pourrez toujours les modifier ou les supprimer par la suite.
Vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité à tout moment.
La validation ne se déclenche que si la lecture automatique a rempli tout ce qui est obligatoire — client reconnu, dates, montants, taxe. Un seul champ manquant, et la facture reste « À traiter », en attente de votre passage.
Pourquoi un réglage global, quand les achats se règlent fournisseur par fournisseur
Côté achats, la validation automatique s'active fiche par fiche : vous ne choisissez pas le format des factures de vos fournisseurs, et certains se lisent mieux que d'autres — on n'automatise que les fournisseurs qui ont fait leurs preuves.
Vos factures de vente, elles, sortent toutes du même logiciel ou de la même matrice : un format unique, que vous maîtrisez. Si la lecture automatique passe bien sur deux factures, elle passera sur toutes. Distinguer client par client n'aurait donc aucun sens — d'où un réglage global, en tout ou rien.
La bonne pratique : un seul compte de chiffre d'affaires
Valider, c'est imputer : la lecture automatique pose la facture sur votre compte de produits, mais elle ne sait pas ventiler une facture entre plusieurs comptes de chiffre d'affaires.
- Votre comptabilité n'a qu'un compte de chiffre d'affaires ? Activez : toutes les factures tomberont au bon endroit.
- Vous ventilez vos ventes sur plusieurs comptes — marchandises et services, par exemple ? Gardez la validation manuelle : c'est au moment du contrôle que la répartition se joue, et l'automatisme entasserait tout sur un seul compte.
Vous gardez la main
Une facture validée automatiquement reste modifiable et supprimable, comme les autres. Au moindre doute — un nouveau modèle de facture, un changement de logiciel émetteur — coupez l'interrupteur, contrôlez quelques imports à la main, puis réactivez.