Comment Biifor génère vos écritures comptables
Personne ne saisit d'écriture dans Biifor : chaque document validé produit la sienne, avec son journal, ses comptes et sa pièce.
À qui s'adresse cet article ? À qui cherche l'écran de saisie des écritures et ne le trouve pas — parce qu'il n'existe pas.
Où voir le résultat ? Menu Comptabilité → Journaux.
Personne ne saisit d'écriture
Dans Biifor, une écriture n'est jamais tapée : elle est produite par un document. Vous validez une facture d'achat, vous complétez une transaction bancaire, vous enregistrez une remise de chèques — et l'écriture correspondante apparaît dans les journaux, équilibrée.
C'est ce qui explique une chose déroutante au premier abord : le menu Comptabilité ne propose qu'une seule entrée, en lecture. Tout le travail comptable se fait ailleurs, dans les écrans de gestion, et la comptabilité en est le résultat.
Le déclencheur, document par document
| Ce que vous faites | Ce que ça produit |
|---|---|
| Vous validez une facture d'achat ou un avoir fournisseur | La dette au compte du fournisseur, la charge sur le compte d'imputation, la taxe sur son compte |
| Vous validez une facture de vente ou un avoir client | La créance au compte du client, le produit, la taxe |
| Vous complétez une transaction bancaire | Le mouvement du compte de banque et sa contrepartie |
| Vous enregistrez un chèque, une remise de chèques, un encaissement carte | L'encaissement et son compte d'attente le temps de la remise |
| Vous saisissez un mouvement de caisse | L'encaissement, la dépense ou le retrait d'espèces |
| Vous enregistrez une subvention puis son versement | La subvention à recevoir, puis son encaissement |
| Vous établissez votre déclaration de TVA et la payez | La déclaration, puis son paiement |
Tant que le document n'est pas validé, il n'y a pas d'écriture. C'est la raison pour laquelle une facture d'achat restée en brouillon n'apparaît nulle part en comptabilité — et pourquoi vos dettes peuvent sembler sous-estimées, sujet traité dans Pourquoi vos créances et vos dettes ne sont pas à jour.
D'où viennent les comptes
L'écriture a besoin de deux comptes au minimum. Biifor les cherche dans cet ordre :
- les imputations de la pièce, si vous en avez saisi (le bouton Gérer de la section « Imputations ») ;
- le compte par défaut du partenaire, renseigné sur sa fiche ;
- le compte par défaut de la société, réglé une fois pour toutes dans les Réglages généraux de comptabilité ;
- à défaut, un compte d'attente — 471 côté charge, 473 côté produit.
Le détail de cette chaîne, et pourquoi tant de choses partent en 471 au démarrage, est dans D'où viennent vos comptes d'imputation.
D'où vient le journal
Chaque opération porte un type d'écriture — facture fournisseur, encaissement client, remise de chèque, virement interne… — et chaque type est associé à un journal. Cette association est le seul réglage modifiable de la liste des types (Paramétrer ses journaux et ses types d'écritures). Le type lui-même est déterminé par Biifor : vous ne le choisissez pas sur la pièce.
Corriger une écriture
Une écriture ne se modifie pas directement : on corrige le document, et l'écriture suit. Changez l'imputation d'une facture, elle est régénérée ; supprimez un lettrage, la colonne Lettrage se vide.
Une seule précaution, et elle est sérieuse : si l'écriture est déjà partie dans un export, la corriger dans Biifor ne la corrige pas chez votre comptable. Lisez Exporter sa comptabilité avant de toucher à une période déjà transmise.
Voir ce qu'un document a produit
Depuis n'importe quelle pièce, vous pouvez remonter à ses écritures, et depuis une ligne d'écriture revenir à sa pièce par le bouton Voir la pièce. Le chemin est décrit dans Voir les écritures comptables d'un document.