Comment Biifor traite une nouvelle ligne bancaire
Le chemin d'une ligne bancaire qui arrive dans Biifor — la qualification par règle, par la mémoire du dossier ou par IA, le rapprochement avec une facture qui suit dans tous les cas, et quand Biifor propose de créer une règle.
À qui s'adresse cet article ? À qui veut comprendre pourquoi certaines lignes bancaires arrivent déjà remplies, d'autres non — et pourquoi Biifor propose régulièrement de créer une règle.
Où trouver l'écran ? Menu Banque → Transactions bancaires : c'est là que le résultat du traitement se voit.
Quelle que soit l'origine de la ligne — synchronisation bancaire, import CSV ou relevé bancaire —, le traitement suit toujours le même enchaînement.
Deux questions, deux analyses distinctes
Il n'y a pas une analyse, mais deux, qui répondent à deux questions différentes et ne se remplacent pas.
Précision qui vaut pour toute la suite : chacun de ces automatismes peut être coupé, séparément, dans les paramètres. Ce qui est décrit ici est le comportement quand ils sont actifs — voyez ce que l'IA fait sur vos transactions pour la qualification par l'IA, la mémoire du dossier et le rapprochement automatique, tous deux réglés dans les paramètres Banque. Une seule exception : les règles que vous avez créées n'ont pas d'interrupteur global, elles s'appliquent toujours.
1. La qualification — « qu'est-ce que c'est ? » Biifor cherche d'abord une règle d'affectation active qui corresponde à la ligne. Si une règle correspond, elle s'applique : catégorie, partenaire, libellé — tout est posé instantanément, à l'identique à chaque fois, et l'analyse IA n'est pas sollicitée pour cette question. Si aucune règle ne correspond, Biifor consulte la mémoire du dossier : ce que vous avez déjà décidé pour le même libellé (détaillé plus bas). Si elle ne répond pas, la ligne part en analyse IA, qui propose la même chose. Les champs remplis par la mémoire ou par l'IA portent l'étincelle violette, et son infobulle dit laquelle des deux a conclu.
2. Le rapprochement — « quelle facture cette ligne règle-t-elle ? » C'est une seconde analyse, indépendante de la première, et elle a lieu quelle que soit la façon dont la ligne a été qualifiée. Elle concerne les lignes qualifiées en règlement — ou remboursement — de client ou de fournisseur, qui portent déjà un partenaire et ne sont pas encore justifiées.
Le point à retenir : une ligne affectée par une règle, ou par la mémoire du dossier, passe bien au rapprochement. C'est même le cas le plus courant, puisque la règle est précisément ce qui pose le partenaire dont le rapprochement a besoin. Règle et rapprochement ne s'excluent pas ; la règle remplace la qualification, pas le rapprochement.
Le rapprochement automatique se coupe partenaire par partenaire, sur sa fiche : l'option « Association automatique des transactions bancaires avec la/les factures correspondantes ». Décochée, les lignes de ce partenaire sont qualifiées mais jamais rapprochées toutes seules.
La mémoire du dossier : ce que vous avez déjà décidé
Reconnaître un fournisseur dans un libellé inconnu demande une analyse. Retrouver ce que vous avez déjà décidé pour le même libellé n'en demande pas : c'est une recherche, et elle se trompe beaucoup moins.
Biifor retire du libellé tout ce qui contient un chiffre — dates, numéros, références : « PRLV COCOTIER TELECOM FACT 05 26 F1994406 » et « PRLV COCOTIER TELECOM FACT 06 26 F2001732 » deviennent le même libellé. Quand au moins deux transactions du dossier de ce libellé et de même sens, justifiées par une personne, portent la même catégorie et le même partenaire — ou le même associé, salarié ou emprunt —, sans aucune divergence, la nouvelle ligne les reçoit. C'est tout ou rien : si ce qu'elle reprend ne suffit pas à compléter la ligne, la mémoire s'abstient et la ligne part en analyse IA. Ce qu'elle a rempli ne lui sert pas de modèle : seule votre justification l'enrichit. Ses limites et son interrupteur sont dans La mémoire du dossier.
Ce que l'IA reçoit pour analyser votre ligne
Les deux analyses ne reçoivent pas la même chose.
Pour qualifier, l'IA reçoit le libellé brut et le détail de la ligne, son sens et son montant, puis tout votre référentiel : les catégories disponibles avec les comptes autorisés pour chacune, la liste de vos partenaires, celle de vos associés, celle de vos salariés et celle de vos emprunts.
Le rapprochement, lui, suit des règles fixes, sans analyse. Parmi les factures encore ouvertes du partenaire, il retient celle dont le reste à payer est exactement le montant de la ligne, à condition qu'elle soit datée au plus tard le jour du paiement. Si plusieurs factures ont ce montant, il prend celle dont le numéro figure dans le libellé bancaire, sinon la plus proche en date. Il ne fait jamais de paiement partiel ni de regroupement de plusieurs factures : ces cas restent à la main, comme le décrit Rapprocher un règlement partiel ou groupé.
L'IA ne reçoit pas l'historique de vos transactions passées : c'est la mémoire du dossier, passée avant elle, qui s'en sert.
La conséquence est très concrète : Biifor ne peut pas reconnaître ce qu'il ne connaît pas. Si le fournisseur n'a pas de fiche, la qualification ne peut rien en tirer — la ligne reste « À traiter » ; si la facture n'est pas dans Biifor, le rapprochement attend qu'elle y soit. Tenir ses tiers et déposer ses factures au fil de l'eau n'est pas de la discipline pour la discipline : c'est ce qui rend l'automatique possible.
Le rapprochement automatique réessaie, mais ne remonte pas le temps. Une transaction sans facture correspondante n'est pas perdue : la facture peut être déposée et validée après l'arrivée de la ligne bancaire — l'association se fait alors dès sa validation, Biifor cherchant parmi les transactions du même tiers restées à rapprocher celle qui la paie. En revanche, une facture datée après le paiement n'est jamais retenue — Biifor ne rapproche qu'une facture émise au plus tard le jour de la transaction. Le panneau « Associations potentielles » continue, lui, de proposer tous les candidats à l'ouverture de la pièce : ce cas-là reste à un clic, à la main.
Un compte d'imputation qui ne convient pas ne se corrige pas dans l'analyse. Le compte retenu vient de votre paramétrage : la correspondance entre catégorie et compte, réglée dans les types d'écritures, et le plan comptable lui-même. C'est à l'un de ces deux endroits que la correction tient — relancer l'analyse redonnerait le même résultat.
Quand Biifor propose une règle, et pourquoi
Quand une transaction passe-t-elle en « Justifié » ? Quand la totalité de son montant est couverte : par les factures qui lui sont rapprochées, ou par une imputation sur un compte de charge ou de produit. Un montant resté sur un compte d'attente (471, 473) ne justifie rien — la ligne demeure « À rapprocher » ou « Part. rapproché ».
C'est précisément ce passage en « Justifié » qui déclenche l'analyse, à condition qu'aucune règle n'ait été appliquée à la ligne. Autrement dit : chaque fois que vous venez de faire à la main un travail qu'une règle aurait pu faire. La proposition qui en sort s'affiche sur le détail de la transaction, parfois rédigée d'avance par l'IA, et n'est faite qu'une fois par ligne.
Elle peut aussi ne pas venir : quand le libellé bancaire ne désigne aucun tiers, Biifor se tait plutôt que de proposer une règle trop large (les deux cas).
Pourquoi Biifor y tient : une règle est plus fiable qu'une analyse IA. Elle applique la même affectation à chaque fois, là où l'analyse repart de zéro et n'est ni garantie, ni parfaitement stable d'une fois sur l'autre.
Ce qu'il faut faire de la proposition — l'ouvrir, la corriger, l'activer ou la refuser — est décrit dans Accepter ou refuser une règle proposée par l'IA.