Comment Biifor traite une nouvelle ligne bancaire
Le chemin d'une ligne bancaire qui arrive dans Biifor — la qualification par règle ou par IA, le rapprochement avec une facture qui suit dans tous les cas, et quand Biifor propose de créer une règle.
À qui s'adresse cet article ? À qui veut comprendre pourquoi certaines lignes bancaires arrivent déjà remplies, d'autres non — et pourquoi Biifor propose régulièrement de créer une règle.
Où trouver l'écran ? Menu Banque → Transactions bancaires : c'est là que le résultat du traitement se voit.
Quelle que soit l'origine de la ligne — synchronisation bancaire, import CSV ou relevé bancaire —, le traitement suit toujours le même enchaînement.
Deux questions, deux analyses distinctes
Il n'y a pas une analyse, mais deux, qui répondent à deux questions différentes et ne se remplacent pas.
Précision qui vaut pour toute la suite : chacun de ces automatismes peut être coupé, séparément, dans les paramètres. Ce qui est décrit ici est le comportement quand ils sont actifs — voyez ce que l'IA fait sur vos transactions. Une seule exception : les règles que vous avez créées n'ont pas d'interrupteur global, elles s'appliquent toujours.
1. La qualification — « qu'est-ce que c'est ? » Biifor cherche d'abord une règle d'affectation active qui corresponde à la ligne. Si une règle correspond, elle s'applique : catégorie, partenaire, libellé — tout est posé instantanément, à l'identique à chaque fois, et l'analyse IA n'est pas sollicitée pour cette question. Si aucune règle ne correspond, la ligne part en analyse IA, qui propose la même chose. Les champs qu'elle a remplis portent l'étincelle violette.
2. Le rapprochement — « quelle facture cette ligne règle-t-elle ? » C'est une seconde analyse, indépendante de la première, et elle a lieu quelle que soit la façon dont la ligne a été qualifiée. Elle concerne les lignes qualifiées en règlement — ou remboursement — de client ou de fournisseur, qui portent déjà un partenaire et ne sont pas encore justifiées.
Le point à retenir : une ligne affectée par une règle passe bien au rapprochement. C'est même le cas le plus courant, puisque la règle est précisément ce qui pose le partenaire dont le rapprochement a besoin. Règle et IA ne s'excluent pas ; la règle remplace la première analyse, pas la seconde.
Le rapprochement automatique se coupe partenaire par partenaire, sur sa fiche : l'option « Association automatique des transactions bancaires avec la/les factures correspondantes ». Décochée, les lignes de ce partenaire sont qualifiées mais jamais rapprochées toutes seules.
Ce que l'IA reçoit pour analyser votre ligne
Les deux analyses ne reçoivent pas la même chose.
Pour qualifier, l'IA reçoit le libellé brut et le détail de la ligne, son sens et son montant, puis tout votre référentiel : les catégories disponibles avec les comptes autorisés pour chacune, la liste de vos partenaires, celle de vos associés, celle de vos salariés et celle de vos emprunts.
Pour rapprocher, elle reçoit le libellé, la date et le montant restant à rapprocher, accompagnés d'une courte liste de factures candidates que Biifor a présélectionnées pour ce partenaire. L'IA ne cherche pas dans vos factures : elle choisit parmi celles qu'on lui présente.
Ni l'une ni l'autre ne reçoit l'historique de vos transactions passées.
La conséquence est très concrète : l'IA ne peut pas reconnaître ce qu'elle ne connaît pas. Si le fournisseur n'a pas de fiche, si la facture n'est pas dans Biifor, l'analyse ne peut rien en tirer — la ligne reste « À traiter ». Tenir ses tiers et déposer ses factures au fil de l'eau n'est pas de la discipline pour la discipline : c'est ce qui rend l'automatique possible.
Le rapprochement automatique est une chance unique. Il est tenté au moment où la ligne bancaire arrive : si la facture n'est pas encore validée à ce moment-là, aucune association automatique ne sera refaite plus tard. Le panneau « Associations potentielles » continue, lui, de proposer les candidats à chaque ouverture de la pièce — le rattrapage reste à un clic, mais il faut y penser et ouvrir la pièce, alors qu'au fil de l'eau il n'y a rien à faire du tout.
Un compte d'imputation qui ne convient pas ne se corrige pas dans l'analyse. Le compte retenu vient de votre paramétrage : la correspondance entre catégorie et compte, réglée dans les types d'écritures, et le plan comptable lui-même. C'est à l'un de ces deux endroits que la correction tient — relancer l'analyse redonnerait le même résultat.
Quand Biifor propose une règle, et pourquoi
Quand une transaction passe-t-elle en « Justifié » ? Quand la totalité de son montant est couverte : par les factures qui lui sont rapprochées, ou par une imputation sur un compte de charge ou de produit. Un montant resté sur un compte d'attente (471, 473) ne justifie rien — la ligne demeure « À rapprocher » ou « Part. rapproché ».
C'est précisément ce passage en « Justifié » qui déclenche la proposition, à condition qu'aucune règle n'ait été appliquée à la ligne. Autrement dit : chaque fois que vous venez de faire à la main un travail qu'une règle aurait pu faire. Elle s'affiche sur le détail de la transaction, parfois rédigée d'avance par l'IA, et n'est faite qu'une fois par ligne.
Pourquoi Biifor y tient : une règle est plus fiable qu'une analyse IA. Elle applique la même affectation à chaque fois, là où l'analyse repart de zéro et n'est ni garantie, ni parfaitement stable d'une fois sur l'autre.
Ce qu'il faut faire de la proposition — l'ouvrir, la corriger, l'activer ou la refuser — est décrit dans Accepter ou refuser une règle proposée par l'IA.