Piloter son activité avec Biifor

Un écran, six questions

Le tableau de bord n'est pas un rapport : c'est une salle de contrôle. Chaque carte y répond à une question de gestion, et chaque carte est un point d'entrée — un clic sur un chiffre ouvre la liste des documents qui le composent, un clic sur une ligne ouvre le document.

L'outil de votre trésorerie

C'est l'usage qui rentabilise cet écran le plus vite, et celui qu'on découvre en dernier : le tableau de bord sert à décider qui relancer.

Sous Total des créances client, la tuile En retard se déplie en tranches d'ancienneté. Vous ne voyez pas seulement combien on vous doit, vous voyez depuis combien de temps — et c'est cela qui fait l'ordre des appels du lundi matin. Un clic sur « Entre 30 et 45 jours » ouvre la liste des seules factures concernées ; de là, vous ouvrez la facture et envoyez la relance en un clic (relancer ses factures impayées).

Le même geste côté dettes fournisseur vous dit ce qui va sortir, et quand. Les deux cartes lues ensemble, c'est votre besoin en fonds de roulement en une minute : ce qui doit rentrer, ce qui doit sortir, et dans quel ordre agir.

Deux collègues, deux tableaux de bord

Chaque carte porte sa propre autorisation : le tableau de bord n'est pas un bloc que l'on voit ou pas, c'est un assemblage de cartes distribuées une par une par votre rôle. Dans le même dossier, un commercial peut donc voir les créances client sans voir les dettes fournisseur. Une carte absente ne signale ni un bug ni une donnée manquante — voyez Pourquoi je ne vois pas le même écran que mon collègue.

Quand une carte n'est pas activée, sa place est reprise par une zone de dépôt de factures ou par la liste de vos comptes bancaires.

Il n'y a pas d'article « tableau de bord »

Vous cherchez le mode d'emploi du tableau de bord ? Il n'existe pas, et c'est volontaire. L'écran se lit seul, et ce qui mérite d'être expliqué n'est jamais l'écran : c'est la question qu'il sert. Les cartes sont donc documentées une par une, chacune dans l'article qui répond à sa question — c'est ce que fait le tableau ci-dessus.

Le chiffre du tableau de bord n'est pas le chiffre du comptable

C'est le malentendu le plus fréquent, et il mérite son article : les créances et les dettes affichées ici sont de l'information de gestion, construite sur le statut de paiement de vos factures. Votre comptable peut vous affirmer que le compte d'un fournisseur est à jour pendant que le tableau de bord affiche des dizaines d'impayés — et vous avez tous les deux raison.

Avant de tirer la moindre conclusion d'un encours, lisez Pourquoi vos créances et vos dettes ne sont pas à jour : il explique les deux dérives qui faussent ces montants et les deux pièges de lecture qui font paniquer pour rien.

Piloter une affaire, pas seulement l'activité

Le tableau de bord regarde l'entreprise entière. Pour suivre une affaire — un chantier, une commande, un projet facturé en plusieurs fois — le point de pilotage est ailleurs : sur le devis validé, où Biifor tient la synthèse Devis / Acompte / Facturé / À facturer et l'avancement ligne par ligne. C'est l'objet de Transformer un devis : acompte, situation, solde.

Descendre jusqu'à la pièce

Aucun chiffre de cet écran n'est un cul-de-sac. Les totaux de Revenus et dépenses et les parts de Vos dépenses principales ouvrent l'écran Évènements commerciaux, d'où l'on revient à la facture d'origine en un clic. Les tuiles En cours et En retard ouvrent la liste des factures concernées. Et les lignes de la Liste de surveillance ouvrent le compte comptable.

Si un chiffre vous surprend, ne le contestez pas : cliquez dessus. La réponse est toujours à deux clics.