Activer la collecte par email
Choisir l'identifiant de votre organisation — un choix définitif — et obtenir vos trois adresses de collecte de documents.
À qui s'adresse ce guide ? À qui met la collecte en service — une opération qui se fait une seule fois, et qui comporte un choix irréversible.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres → Interfaces → Emails.
Le geste
- Ouvrez Paramètres → Interfaces → Emails.
- Saisissez l'Identifiant de l'organisation — lisez la section suivante avant de valider.
- Cochez « Utiliser la collecte automatique des documents par email ».
- Sauvegarder. Les trois adresses s'affichent immédiatement.
La collecte des documents par email est configurée pour votre compte. Voici les adresses emails de collecte que vous pouvez utiliser :
- sablevert@factures.biifor.com : pour collecter vos factures d'achat. Donnez cette adresse à vos fournisseurs !
- sablevert@ndf.biifor.com : pour collecter vos notes de frais et celles de vos collaborateurs.
- sablevert@ventes.biifor.com : pour collecter vos factures de vente.
L'identifiant est définitif
C'est le seul point de vigilance de cet écran, et il justifie qu'on s'arrête dessus : l'identifiant choisi ne pourra plus être modifié. Il compose vos trois adresses, il sera communiqué à vos fournisseurs, imprimé sur des fiches de paramétrage chez eux, enregistré dans leurs portails de facturation — le rendre modifiable reviendrait à casser du jour au lendemain des adresses en circulation.
Le champ n'apparaît d'ailleurs que tant qu'aucun identifiant n'a été choisi : une fois enregistré, il disparaît de l'écran.
Trois conseils avant de valider :
- Prenez le nom court de la société, celui que vos interlocuteurs reconnaîtront — pas une abréviation interne ni un numéro.
- Évitez ce qui date : une année, un nom de gérant, un nom de marque susceptible de changer.
- Restez simple : cette adresse sera dictée au téléphone et recopiée à la main par des tiers.
Vos trois adresses
Toutes trois dérivent de l'identifiant. Avec sablevert comme exemple :
| Adresse | Usage | À qui la donner |
|---|---|---|
sablevert@factures.biifor.com |
Factures d'achat | À vos fournisseurs, pour qu'ils facturent directement dans Biifor |
sablevert@ndf.biifor.com |
Notes de frais | À vos collaborateurs et associés, et à toute personne susceptible de vous en envoyer |
sablevert@ventes.biifor.com |
Factures de vente | À personne : elle ne sert que si vous facturez hors de Biifor |
L'adresse de ventes appelle une précision. Si vous émettez vos factures avec le module de facturation — ce que nous recommandons —, vous n'en avez aucun usage. Elle existe pour les entreprises qui facturent ailleurs et veulent que Biifor connaisse quand même leurs ventes : elles s'y envoient une copie de chaque facture.
Activer, suspendre
La case « Utiliser la collecte automatique des documents par email » commande le service. La décocher, puis sauvegarder, suspend la collecte : les adresses cessent d'alimenter Biifor. Votre identifiant, lui, reste acquis — le réactiver plus tard rend les mêmes adresses, sans rien à recommuniquer.
Et ensuite, au quotidien
Tout est dit ici sur la mise en service ; l'usage — ce que Biifor fait d'un email reçu, comment les notes de frais se rattachent à la bonne personne, pourquoi le fil de l'eau change tout — fait l'objet du guide Collecter ses factures d'achat par email.