La lecture automatique n'a pas abouti
Que faire devant un bandeau d'échec d'analyse, une pièce jointe invalide ou un document non reconnu comme facture — réessayer, remplacer, ou compléter à la main.
Le symptôme. Sur la liste des factures, la colonne Analyse OCR affiche un état rouge ou jaune — Échec OCR, PJ invalide, Pas une facture… — et le détail de la facture porte un bandeau au lieu des champs pré-remplis.
Où ça se passe ? Menu Achats → Factures, puis le détail de la facture concernée : le bandeau propose les boutons de sortie.
« Échec de l'analyse »
Le bandeau rouge affiche : « Échec de l'analyse — L'analyse de la facture a échoué. » — parfois avec un motif plus précis. C'est un incident de lecture : document peu lisible, cas hors gabarit, ou raté passager du service d'analyse. Deux sorties :
- Réessayer relance la lecture — utile si le document est propre et que l'échec semble passager ;
- Compléter manuellement abandonne la lecture : la facture passe en saisie libre, à contrôler et compléter champ par champ. L'état passe alors à « Abandonnée ».
Si le même document échoue deux fois, n'insistez pas : complétez à la main — la facture n'attend que six champs d'entête, c'est l'affaire d'une minute.
« Pièce jointe invalide »
Le bandeau « Pièce jointe invalide » signale un problème de fichier, pas de contenu. Deux situations le produisent.
Le fichier est un PDF, mais Biifor n'a pas pu l'exploiter : document corrompu, protégé par mot de passe, page vide. Le message est alors générique — « La pièce jointe ne respecte pas les contraintes techniques. »
Le fichier n'est pas un PDF du tout. C'est le cas des documents arrivés
par collecte email dans un format que
Biifor ne sait pas lire : un .rtf, un .docx, une photo, une archive sans
facture à l'intérieur. Le message nomme alors l'expéditeur, la date et le
nom du fichier, pour que vous sachiez qui relancer. L'aperçu de gauche
n'affiche pas le document — un .zip ou un .docx ne se regarde pas dans
une visionneuse de PDF : il propose un bouton Télécharger le fichier pour
l'ouvrir sur votre poste.
Deux sorties, dans les deux cas :
- Remplacer la pièce jointe — rechargez un PDF propre du même document ;
- Supprimer la facture — si le fichier n'a rien à faire là.
Quand un fournisseur vous envoie régulièrement ses factures dans un format que Biifor ne lit pas, le plus efficace n'est pas de remplacer chaque pièce à la main : demandez-lui un envoi en PDF. C'est précisément ce que le message vous donne les moyens de faire.
« Document non reconnu comme facture »
Le bandeau jaune « Document non reconnu comme facture — Le document n'a pas été reconnu comme une facture. » apparaît quand l'analyse pense avoir affaire à autre chose : un devis, un relevé, un bon de livraison. Trois sorties :
- Confirmer comme facture — vous avez raison contre l'analyse : la lecture reprend en traitant le document comme une facture ;
- Remplacer la pièce jointe — vous vous êtes trompé de fichier ;
- Abandonner — le document n'est effectivement pas une facture à saisir.
La signification de chaque état de la colonne Analyse OCR est dans Les états de la lecture automatique ; et pour comprendre pourquoi certains documents résistent, voir Ce que fait la lecture automatique, et ce qu'elle ne fait pas.