Basculer un dossier existant sur Biifor
Les quatre règles d'une reprise de dossier réussie : le plan comptable d'origine d'abord, les soldes antérieurs, une bascule simultanée, une date de reprise bancaire alignée.
À qui s'adresse cet article ? À qui reprend dans Biifor un dossier qui vivait ailleurs — autre logiciel, tableur, cabinet. Pas à une création d'entreprise, qui n'a rien à reprendre.
« Bascule » ne veut pas dire « remplacement ». Biifor ne prend pas la place de votre logiciel de production comptable, et ne se substitue que rarement à un outil de pré-comptabilité existant : il vient en surcouche et automatise ce que ces logiciels vous laissent saisir à la main. Ce qu'on reprend ici, ce sont vos données de départ — comptes, soldes, périmètres — pas votre chaîne comptable entière.
Quand le lire ? Avant d'importer la première facture. Les quatre règles ci-dessous coûtent une demi-journée dans l'ordre, et plusieurs semaines dans le désordre.
Ce qui se joue
Une bascule n'échoue jamais bruyamment. Elle produit un dossier qui fonctionne, sur lequel tout le monde travaille pendant deux mois, et dont on découvre ensuite qu'il ne se raccorde pas à l'existant : des comptes qui ne sont pas ceux du cabinet, des règlements qui ne trouvent aucune facture, des lignes bancaires sans contrepartie possible.
Les quatre règles qui suivent sont ordonnées. Chacune se rattrape, aucune ne se rattrape gratuitement.
Règle 1 — chargez votre plan comptable d'origine dès le début
C'est la règle qui commande toutes les autres.
Tant que Biifor ne connaît pas vos comptes, il crée les siens au fil de l'eau, selon ses propres conventions. Ils fonctionnent — mais ce ne sont pas ceux de votre comptable. Et comme ils arrivent préremplis sur vos écrans, vous les validerez sans y penser, facture après facture.
Deux portes d'entrée, depuis Paramètres → Comptabilité → Plan comptable, bouton Importer des comptes :
- Importer votre plan comptable — un modèle de fichier à télécharger, remplir et recharger ;
- Importer un FEC — votre fichier des écritures comptables, qui met à jour comptes et journaux d'un seul geste.
Préférez le FEC quand vous l'avez. Il ne se contente pas de recréer les comptes : il lit vos habitudes et préremplit les contreparties de tous vos fournisseurs d'un coup, ce qui vous évite de les saisir un par un. Le détail est dans Pourquoi Biifor demande le FEC et le geste dans Importer son plan comptable ou un FEC.
Ce que ça coûte de sauter cette étape. Rien n'est irréversible, et c'est précisément le piège : vous vous en apercevrez tard. Il faudra alors reprendre les affectations une par une, ou fusionner les comptes créés par Biifor avec les vôtres — sans quoi le même fournisseur se retrouve avec deux comptes et deux soldes partiels, comme l'explique Un partenaire n'est pas un compte auxiliaire.
Règle 2 — renseignez les soldes antérieurs
On ne ressaisit pas dans Biifor les factures antérieures non payées. Pour que la dette envers un fournisseur et la créance sur un client soient justes au premier jour, on renseigne un solde initial sur chaque fiche concernée — champs Solde initial client et Solde initial fournisseur de l'onglet Comptabilité.
Ce n'est pas un raffinement comptable, c'est ce qui rend la banque exploitable : vos premiers encaissements et vos premiers paiements concerneront des factures antérieures qui ne sont pas dans Biifor. Sans solde antérieur, ces règlements n'ont aucune contrepartie légitime — et se retrouveront lettrés sur une facture sans rapport.
Le geste complet, y compris le sens des montants et les acomptes déjà versés, est dans Reprendre les soldes antérieurs de vos clients et fournisseurs.
Règle 3 — basculez tous vos périmètres au même moment
Achats, ventes et banque doivent démarrer sur le même mois.
Une bascule en cours d'exercice ne pose aucun problème en soi : Biifor s'en accommode très bien, et attendre le premier janvier n'a pas d'intérêt. Ce qui pose problème, c'est le décalage entre périmètres — la banque reprise en janvier alors que les factures ne commencent qu'en mars. Vous obtenez alors deux mois de flux bancaires que rien ne peut justifier, et personne ne saura dans six mois s'il s'agit d'un oubli ou d'un choix.
Choisissez donc une date de bascule unique, et tenez-la pour les trois périmètres.
Règle 4 — alignez la date de reprise bancaire sur le premier mois de factures
C'est la règle 3 vue depuis le compte bancaire, et elle mérite d'être posée séparément parce que le réglage est technique.
À la connexion d'un compte, vous choisissez une date de reprise. Il est tentant de remonter le plus loin possible. C'est une erreur : toute ligne antérieure à votre premier mois de factures arrive dans Biifor sans contrepartie possible. Elle occupe un statut « À rapprocher » qu'aucun geste ne pourra solder, elle brouille vos contrôles de fin de période, et il faudra la supprimer ou la traiter à la main une par une.
Réglez donc la date de reprise sur le premier jour du mois où commencent vos factures — ni avant, ni après. Le choix est détaillé dans Quelle date de reprise choisir ?.
La SGCB ne dispose pas d'interface de connexion : ses comptes ne peuvent pas être synchronisés. Pour cette banque, passez par le dépôt de vos relevés bancaires ou par l'import d'un fichier CSV.
Récapitulatif
| Ordre | Ce que vous faites | Ce que ça vous évite |
|---|---|---|
| 1 | Charger le plan comptable d'origine ou le FEC | Valider pendant des mois des comptes qui ne sont pas les vôtres |
| 2 | Renseigner les soldes antérieurs clients et fournisseurs | Lettrer les premiers règlements sur les mauvaises factures |
| 3 | Basculer achats, ventes et banque sur le même mois | Des périmètres décalés que personne ne sait plus expliquer |
| 4 | Aligner la date de reprise bancaire sur le premier mois de factures | Des lignes bancaires impossibles à justifier |
Une fois ces quatre points réglés, la suite relève du fonctionnement courant : passez à Faire travailler l'automatisation pour vous.