Comptes généraux, auxiliaires et collectifs

Vous n'avez pas un plan comptable vide

Avant tout import, avant toute création, votre dossier contient déjà une cinquantaine de comptes généraux, posés par Biifor à l'ouverture : les comptes de tiers (fournisseurs, clients, employés, organismes sociaux), les comptes de taxe de votre territoire, les comptes de banque et de caisse, les comptes d'attente, et une poignée de comptes de charges et de produits parmi les plus courants — locations, assurances, déplacements, frais bancaires, rémunérations. La liste complète, avec les journaux qui l'accompagnent, est dans Le plan comptable livré avec votre dossier.

Ce n'est pas un oubli de configuration, c'est un choix. Biifor s'adresse aussi bien à l'entreprise individuelle qui veut suivre son activité sans tenir une comptabilité d'engagement complète qu'à la société qui en tient une : la première doit pouvoir travailler sans jamais ouvrir le plan comptable, et ces comptes sont là pour elle. Ils suffisent à faire fonctionner l'application.

Si vous avez votre propre plan comptable, importez-le (Importer son plan comptable ou un FEC) : il s'ajoute à ceux-là, il ne les remplace pas. Vous vous retrouverez donc temporairement avec deux comptes pour la même nature de dépense — le vôtre et celui de Biifor.

Le bon geste alors n'est pas de supprimer, c'est de fusionner. Un compte qui porte déjà des écritures ne s'efface pas : la ligne « Supprimer » n'est proposée que sur un compte sans aucun mouvement et sans tiers rattaché. En revanche, l'action Fusionner transfère les écritures vers votre compte et fait disparaître l'autre. C'est la manière recommandée de ramener votre plan à une seule ligne par nature — voyez Créer, surveiller et fusionner ses comptes.

Les trois types

Le choix se fait à la création et commande le reste du formulaire : un compte auxiliaire réclame son Compte collectif ; un compte collectif propose un Préfixe pour compte auxiliaire, qui sert à fabriquer les numéros de ses tiers — voyez Le préfixe des comptes auxiliaires ci-dessous.

Le type commande aussi ce que le numéro doit avoir d'unique : un compte général ou collectif porte un numéro unique dans le dossier, tandis qu'un code auxiliaire n'est unique que sous son collectif — le même code peut désigner un client sous 411 et un fournisseur sous 401.

Le préfixe des comptes auxiliaires

Quand Biifor crée le compte auxiliaire d'un tiers, il fabrique son numéro à partir de deux choses : le Préfixe pour compte auxiliaire du compte collectif, puis le nom du tiers, en majuscules et sans espaces, le tout ramené à la longueur des comptes du dossier. Un fournisseur « Sable Vert SARL » rattaché au collectif 401000, dont le préfixe est 401, reçoit ainsi un compte 401SABLE… ; si ce numéro est déjà pris, Biifor remplace le dernier caractère par un chiffre.

Les collectifs livrés avec votre dossier portent leur racine comme préfixe : 401 pour les fournisseurs, 411 pour les clients, et de même 409, 419, 421, 431 et 441. C'est ce qui donne les comptes en 401… et en 411… que vous voyez apparaître au fil des fiches. Si vous chargez le FEC de votre cabinet, Biifor règle le préfixe d'après la numérotation de vos tiers : Le préfixe des comptes auxiliaires repris du FEC.

Le préfixe sert aussi quand vous créez vous-même un compte auxiliaire dans le plan comptable : dès que vous choisissez son Compte collectif, le Numéro de compte, s'il est encore vide, se remplit avec le préfixe. Il ne reste qu'à le compléter, dans la limite de dix caractères, préfixe compris : le champ s'arrête de lui-même, et la mention « 10 caractères au plus, préfixe du compte collectif compris » sous le champ le rappelle. Avec le préfixe 401, il reste donc sept caractères pour le nom du tiers — 401SABLEVE pour Sable Vert SARL, par exemple.

Où il se règle

Sur la fiche du compte collectif : menu Paramètres → Comptabilité → Plan comptable, ligne du collectif — 401000 par exemple —, crayon de modification. Le champ Préfixe pour compte auxiliaire n'est visible que lorsque le type Compte collectif est coché.

Trois caractères au plus — le champ n'en accepte pas davantage —, que Biifor met en majuscules. Un préfixe vide est accepté : le numéro du tiers est alors fabriqué à partir de son seul nom.

Passer les fournisseurs de 401 à 08

Votre cabinet numérote ses tiers autrement — les fournisseurs en 08…, par exemple — et vous voulez que Biifor fasse de même. Ouvrez le collectif 401000, remplacez 401 par 08 dans le champ Préfixe pour compte auxiliaire, enregistrez. Tous les fournisseurs créés ensuite — à la main, depuis l'assistant de création, par la lecture automatique d'une facture ou par un import — reçoivent un compte en 08…. Le geste est le même pour les clients, sur le collectif 411000.

Faites-le avant de créer vos premiers tiers, dans le même mouvement que la longueur des comptes : c'est l'une des décisions de démarrage réunies dans Les réglages à faire avant de commencer. Si vous chargez votre FEC, il le règle pour vous quand la numérotation de vos tiers le permet ; vérifiez-le juste après sur la fiche de chaque collectif, et changez-le à la main si le fichier ne l'a pas réglé — une numérotation en séquence, par exemple. Un préfixe changé à la main est conservé par les chargements suivants.

Un tiers dont le compte existe déjà dans votre plan n'est pas concerné : avant de fabriquer un numéro, Biifor cherche un compte libre qui porte le nom du tiers et le rattache s'il est seul à correspondre — Un compte existant est retrouvé à la création de la fiche. Le préfixe n'entre en jeu que si rien n'est trouvé.

Les comptes déjà créés gardent leur numéro

Le préfixe sert à fabriquer les numéros à venir ; il ne renumérote rien. Un compte 401SABLE créé la veille garde son numéro après le passage à 08, et la fiche qui le porte continue de l'utiliser. Pour l'aligner, deux gestes :

• Renuméroter le compte : ouvrez-le dans le plan comptable et changez son Numéro de compte — 08SABLE, par exemple. Il doit rester unique sous son collectif ; la fiche du tiers et ses écritures suivent, il n'y a rien d'autre à toucher.
• Fusionner, si un second compte existe déjà en 08… pour le même tiers : fusionnez l'ancien dans le nouveau — Fusionner deux comptes. Les écritures et la fiche passent sur le compte cible.

Ne supprimez pas l'ancien compte pour en recréer un : la fiche du tiers pointe toujours vers lui, elle se retrouve sans compte valide, et le code que vous recréez peut être refusé comme déjà pris. La renumérotation fait la même chose, sans rien casser.

Pourquoi séparer collectif et auxiliaire

Parce qu'on veut les deux lectures à la fois : combien je dois à mes fournisseurs, et combien je dois à celui-là.

Le compte collectif donne le total ; les comptes auxiliaires donnent le détail, tiers par tiers. C'est ce qui permet de sortir un relevé de compte par fournisseur sans multiplier les comptes généraux, et de lettrer les règlements client par client.

Dans la liste des écritures, quand une ligne porte un compte auxiliaire, c'est lui qui s'affiche dans la colonne Compte, avec le nom du tiers en libellé.

Le compte auxiliaire n'est pas la fiche du partenaire

C'est la confusion la plus fréquente, et elle mérite son propre article : une fiche fournisseur est un objet de gestion (une adresse, un contact, des conditions de paiement), un compte auxiliaire est un objet comptable. Les deux sont liés, mais l'un peut exister sans l'autre, et un même tiers peut porter un compte client et un compte fournisseur.

Tout est expliqué dans Un partenaire n'est pas un compte auxiliaire.

Lequel créer, en pratique

• Vous ajoutez une nature de charge ou de produit (un compte 6 ou 7), un compte de banque, un compte de taxe → compte général.
• Vous ajoutez un client ou un fournisseur dans le plan → compte auxiliaire, rattaché à 411 ou à 401.
• Vous n'aurez presque jamais à créer un compte collectif : les vôtres arrivent avec votre plan comptable ou avec votre historique (Importer son plan comptable ou un FEC).

Ce qu'un compte porte d'autre

Quel que soit son type, un compte peut être désactivé — il disparaît alors des listes de sélection sans perdre ses écritures — et mis sous surveillance, ce qui l'affiche sur le tableau de bord. Un solde initial se saisit sur les comptes généraux et collectifs. Ces trois réglages sont détaillés dans Créer, surveiller et fusionner ses comptes.