Comptes généraux, auxiliaires et collectifs

Vous n'avez pas un plan comptable vide

Avant tout import, avant toute création, votre dossier contient déjà une cinquantaine de comptes généraux, posés par Biifor à l'ouverture : les comptes de tiers (fournisseurs, clients, employés, organismes sociaux), les comptes de taxe de votre territoire, les comptes de banque et de caisse, les comptes d'attente, et une poignée de comptes de charges et de produits parmi les plus courants — locations, assurances, déplacements, frais bancaires, rémunérations. La liste complète, avec les journaux qui l'accompagnent, est dans Le plan comptable livré avec votre dossier.

Ce n'est pas un oubli de configuration, c'est un choix. Biifor s'adresse aussi bien à l'entreprise individuelle qui veut suivre son activité sans tenir une comptabilité d'engagement complète qu'à la société qui en tient une : la première doit pouvoir travailler sans jamais ouvrir le plan comptable, et ces comptes sont là pour elle. Ils suffisent à faire fonctionner l'application.

Si vous avez votre propre plan comptable, importez-le (Importer son plan comptable ou un FEC) : il s'ajoute à ceux-là, il ne les remplace pas. Vous vous retrouverez donc temporairement avec deux comptes pour la même nature de dépense — le vôtre et celui de Biifor.

Le bon geste alors n'est pas de supprimer, c'est de fusionner. Un compte qui porte déjà des écritures ne s'efface pas : la ligne « Supprimer » n'est proposée que sur un compte sans aucun mouvement et sans tiers rattaché. En revanche, l'action Fusionner transfère les écritures vers votre compte et fait disparaître l'autre. C'est la manière recommandée de ramener votre plan à une seule ligne par nature — voyez Créer, surveiller et fusionner ses comptes.

Les trois types

Type	Ce que c'est	Exemple
Compte général	Un compte ordinaire du plan, qui porte directement des écritures	606400 Fournitures de bureau
Compte collectif	Un compte qui ne porte pas d'écritures lui-même, mais regroupe des comptes auxiliaires	401000 Fournisseurs
Compte auxiliaire	Le compte d'un tiers précis, rattaché à un compte collectif	401SAB Sable Vert SARL

Le choix se fait à la création et commande le reste du formulaire : un compte auxiliaire réclame son Compte collectif ; un compte collectif propose un Préfixe pour compte auxiliaire, qui sert à fabriquer les numéros de ses tiers.

Pourquoi séparer collectif et auxiliaire

Parce qu'on veut les deux lectures à la fois : combien je dois à mes fournisseurs, et combien je dois à celui-là.

Le compte collectif donne le total ; les comptes auxiliaires donnent le détail, tiers par tiers. C'est ce qui permet de sortir un relevé de compte par fournisseur sans multiplier les comptes généraux, et de lettrer les règlements client par client.

Dans la liste des écritures, quand une ligne porte un compte auxiliaire, c'est lui qui s'affiche dans la colonne Compte, avec le nom du tiers en libellé.

Le compte auxiliaire n'est pas la fiche du partenaire

C'est la confusion la plus fréquente, et elle mérite son propre article : une fiche fournisseur est un objet de gestion (une adresse, un contact, des conditions de paiement), un compte auxiliaire est un objet comptable. Les deux sont liés, mais l'un peut exister sans l'autre, et un même tiers peut porter un compte client et un compte fournisseur.

Tout est expliqué dans Un partenaire n'est pas un compte auxiliaire.

Lequel créer, en pratique

• Vous ajoutez une nature de charge ou de produit (un compte 6 ou 7), un compte de banque, un compte de taxe → compte général.
• Vous ajoutez un client ou un fournisseur dans le plan → compte auxiliaire, rattaché à 411 ou à 401.
• Vous n'aurez presque jamais à créer un compte collectif : les vôtres arrivent avec votre plan comptable ou avec votre historique (Importer son plan comptable ou un FEC).

Ce qu'un compte porte d'autre

Quel que soit son type, un compte peut être désactivé — il disparaît alors des listes de sélection sans perdre ses écritures — et mis sous surveillance, ce qui l'affiche sur le tableau de bord. Un solde initial se saisit sur les comptes généraux et collectifs. Ces trois réglages sont détaillés dans Créer, surveiller et fusionner ses comptes.