Fusionner deux clients ou deux fournisseurs en doublon
Transférer les données d'une fiche partenaire en double vers la bonne fiche — factures, règlements, historique — en une seule opération, irréversible, en vérifiant d'abord son solde initial, qui n'est pas transféré.
À qui s'adresse cet article ? À qui découvre le même partenaire en deux fiches — souvent une créée à la main et une créée par la lecture automatique — et veut tout regrouper sur une seule fiche.
Où trouver l'écran ? Deux chemins mènent à la même modale : menu Achats → Fournisseurs ou Ventes → Clients, menu « … » de la ligne du doublon, action Fusionner.
Fusionner plutôt que supprimer
Un doublon porte rarement zéro donnée : la fiche en trop a souvent déjà reçu une facture, un règlement, un historique. La supprimer perdrait tout cela. La fusion transfère les éléments liés — factures, règlements, historique — vers la bonne fiche, puis il ne reste qu'un seul partenaire.
Une seule chose ne suit pas : le solde initial de la fiche en trop. Il se vérifie avant de fusionner — voyez Le solde initial de la fiche en trop.
La fusion, pas à pas
- Dans la liste, repérez la fiche en trop — celle qui doit disparaître. Si elle porte un solde initial, réglez-le d'abord (voir ci-dessous).
- Ouvrez le menu « … » de sa ligne, puis Fusionner. La modale Fusionner les partenaires s'ouvre, avec cette fiche en Partenaire source.
- Choisissez le Partenaire cible : la fiche à conserver.
- Cliquez Fusionner.
Le sens compte, et c'est irréversible. La modale l'annonce : « Vous êtes sur le point de transférer toutes les données d'un partenaire vers un autre. […] Cette action est irréversible ! » Gardez comme cible la fiche la plus complète — en particulier celle qui porte le bon numéro d'identification.
Le solde initial de la fiche en trop
Le Solde initial client et le Solde initial fournisseur — les montants repris de votre ancien système à la création de la fiche, voyez Reprendre les soldes antérieurs — appartiennent à la fiche elle-même. La fusion ne les reporte pas sur la fiche conservée : ils sont supprimés avec la fiche en trop, sans autre avertissement que celui de la modale. Le solde initial de la fiche conservée, lui, reste tel quel.
Ouvrez donc les deux fiches avant de fusionner et comparez leurs soldes initiaux :
- La fiche en trop n'a pas de solde initial : rien à faire, fusionnez.
- Les deux fiches portent le même solde initial — le cas courant quand le doublon vient d'une double reprise de vos soldes d'ouverture : celui de la fiche conservée suffit, fusionnez.
- Seule la fiche en trop porte un solde initial : reportez-le à la main sur la fiche conservée et enregistrez, puis fusionnez. Sinon le montant disparaît de votre comptabilité.
Un solde initial déjà rapproché bloque la fusion. Si le solde initial de la fiche en trop a été rapproché d'un règlement, même en partie, Biifor refuse la fusion : « Impossible de supprimer un élément lié à un règlement. Veuillez d'abord supprimer les règlements associés. » Rien n'a été modifié, les deux fiches sont intactes.
Dans ce cas, trois gestes, dans l'ordre :
- Retirez l'association entre le solde initial de la fiche en trop et son règlement, depuis la pièce qui l'a réglé — le plus souvent la transaction bancaire, panneau Associations existantes (le geste).
- Fusionnez les deux fiches.
- Rapprochez à nouveau ce règlement, cette fois du solde initial de la fiche conservée (le geste).
Éviter le prochain doublon
Une fusion règle le passé ; pour ne pas recommencer, réglez la cause. Un doublon de fournisseur vient presque toujours d'un numéro d'identification absent ou différent sur la fiche d'origine : la lecture automatique, qui reconnaît les fournisseurs par ce numéro, a créé une nouvelle fiche faute de correspondance. Vérifiez que la fiche conservée porte le bon numéro — le diagnostic complet est dans Mon fournisseur n'est pas reconnu, ou se crée en double.