Mon client n'est pas reconnu à l'import

La lecture automatique d'une facture de vente n'a pas retrouvé votre client — pourquoi, et comment lui apprendre le libellé une fois pour toutes.

Le symptôme : vous importez une facture de vente, la lecture automatique se termine — mais le champ Client n'est pas rempli, ou ne désigne pas la bonne fiche.

Pourquoi la reconnaissance échoue

La lecture compare le nom lu sur le document à vos fiches clients, en absorbant au passage la casse, les accents, la forme juridique, l'ordre du nom et du prénom et les fautes de frappe — le détail est dans Comment vos clients sont reconnus. Il reste trois situations où elle n'aboutit pas :

Le libellé ne ressemble pas au nom de la fiche. Une convention interne (« École du Lagon » pour un compte prorata), un sigle (« OPL » pour « Office des Ports du Lagon »), une enseigne qui a changé : la réponse n'est pas sur le document.
Deux clients sont plausibles. Biifor préfère alors ne rien remplir plutôt que de choisir au hasard.
Le client n'existe pas encore dans Biifor. Il n'y a rien à reconnaître : créez sa fiche.

La résolution : renseigner, puis retenir le libellé

Sur la facture importée, sélectionnez le client à la main dans le champ Client et enregistrez — la facture n'est pas perdue, elle est juste incomplète.

Biifor vous propose alors, en tête du formulaire, de retenir ce libellé pour ce client : le bandeau violet — marqué de l'étincelle ✦ de la lecture automatique — rappelle le libellé lu et le nom de la fiche.

Retenir ce libellé l'enregistre sur la fiche du client. Toute facture ultérieure portant ce libellé — quelles que soient la casse et les accents — désignera ce client, sans que vous ayez à intervenir.
Ne pas retenir referme la proposition, qui ne reviendra plus pour ce libellé. Utile quand le rapprochement était une exception qu'il ne faut surtout pas généraliser.

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La proposition apparaît aussi lorsque Biifor avait proposé un client et que vous l'avez corrigé : c'est précisément le cas où mémoriser évite de refaire la même correction à chaque import.

Un même libellé ne peut désigner qu'un seul client dans le dossier. S'il est déjà retenu ailleurs, Biifor refuse et nomme la fiche qui le porte : c'est à vous de l'y retirer d'abord, plutôt que de le voir se déplacer à votre insu.

Revenir sur ce qui a été retenu

Tout est réversible depuis la fiche du client : le crayon ouvre le formulaire, onglet Automatisations, tableau des identifiants OCR. Les libellés retenus y figurent sous le type Libellé amont, et les propositions que vous avez déclinées sous Libellé amont écarté.

Ces deux types ne se saisissent pas à la main — ils s'ajoutent depuis la facture, par la proposition — mais la croix rouge les supprime. Supprimer un libellé retenu rend les factures suivantes à la reconnaissance ordinaire ; supprimer un libellé écarté fait revenir la proposition.

Les autres réflexes utiles

Alignez la dénomination de la fiche sur le nom imprimé quand ils sont simplement différents : c'est plus propre qu'un libellé mémorisé.
Ne créez pas une seconde fiche pour cause de non-reconnaissance ; si le mal est fait, fusionnez les doublons.