Un partenaire n'est pas un compte auxiliaire
Pourquoi la fiche d'un client ou d'un fournisseur et son compte comptable sont deux objets distincts dans Biifor, et ce que cette distinction change au quotidien.
À qui s'adresse cet article ? À qui se demande pourquoi le même fournisseur existe à deux endroits — une fiche d'un côté, un numéro de compte de l'autre — et lequel des deux fait foi.
Où l'observer ? Sur la fiche d'un partenaire, onglet Comptabilité, et dans Paramètres → Comptabilité → Plan comptable.
Deux objets, deux métiers
La fiche partenaire est un objet de gestion. Elle porte un nom, un numéro d'identification, des adresses, des contacts, des conditions de paiement, un historique de factures. C'est elle que la lecture automatique reconnaît sur une facture, elle que vos listes filtrent, elle que votre relevé de compte affiche.
Le compte auxiliaire est un objet comptable. C'est une ligne du plan comptable — un numéro, un libellé — qui reçoit des débits et des crédits, et dont le solde vaut la dette ou la créance à un instant donné.
Les deux existent parce qu'ils ne répondent pas à la même question. La fiche répond à « qui est-ce ? ». Le compte répond à « combien lui doit-on ? ». Biifor les relie par un rattachement, renseigné sur la fiche : les champs Compte fournisseur et Compte client de l'onglet Comptabilité.
Un exemple qui rend la distinction évidente
Prenez les restaurants où votre entreprise déjeune avec ses clients.
Côté gestion, chaque restaurant est un partenaire distinct : il a son nom, son numéro d'identification — RIDET, N° Tahiti, SIRET —, sa propre adresse. Vingt restaurants, vingt fiches. C'est ce qu'il faut, ne serait-ce que pour que la lecture automatique retrouve le bon émetteur sur chaque note.
Côté comptable, votre comptable n'a aucune envie d'ouvrir vingt comptes de
tiers pour cela. Ces notes se règlent sur-le-champ, par carte ou en espèces :
il n'y a pas de dette à suivre restaurant par restaurant. Son habitude est
donc d'en tenir un seul — un 401RESTAURANT qui regroupe l'ensemble.
Résultat : vingt partenaires, un seul compte auxiliaire. Rien ne s'y oppose, plusieurs fiches peuvent partager le même compte. C'est exactement ce que la distinction permet — et ce qu'un logiciel qui confondrait les deux objets rendrait impossible.
Ce que le rattachement produit
Le rattachement est une flèche à sens unique, de la fiche vers le compte. Il dit : « les écritures de ce tiers vont dans ce compte ». Trois conséquences qu'on croise sans les relier :
- Un même tiers peut porter plusieurs comptes. Un partenaire à la fois client et fournisseur en porte au moins deux — un pour ce qu'il vous doit, un pour ce que vous lui devez. Il peut en porter davantage : un compte distinct reçoit les acomptes et paiements d'avance, décrit dans Rattacher un fournisseur à ses comptes comptables.
- Le lien se lit dans les deux sens. Depuis le plan comptable, le menu de ligne d'un compte auxiliaire propose « Voir le client » ou « Voir le fournisseur » — l'action n'apparaît que si un partenaire y est rattaché.
- Un compte rattaché ne se supprime pas. La suppression n'est offerte dans le menu que si le compte ne porte aucune écriture et qu'aucun partenaire ne lui est rattaché. Et même alors, elle peut être refusée si le compte est utilisé ailleurs — un réglage, un groupe de marchandises, une taxe. Le refus nomme alors l'usage en cause ; le détail est dans Créer, surveiller et fusionner ses comptes.
Le compte auxiliaire n'existe pas seul
Un compte auxiliaire est toujours adossé à un compte collectif, qui totalise l'ensemble des tiers de même nature. C'est ce qui permet à un bilan d'afficher une ligne « fournisseurs » plutôt que trois cents lignes. Biifor l'impose à la création : ouvrez la fenêtre Nouveau compte, choisissez le type Compte auxiliaire, et sans compte collectif la sauvegarde refuse avec le message « Veuillez sélectionner un compte collectif ».
Les trois types de comptes — général, auxiliaire, collectif — sont détaillés dans Comptes généraux, auxiliaires et collectifs.
La confusion coûteuse : deux fiches, deux comptes
C'est ici que la distinction cesse d'être théorique. Un fournisseur créé deux fois — une fois par la lecture automatique, une fois à la main — donne deux fiches, donc deux comptes auxiliaires, donc deux soldes partiels dont aucun n'est la dette réelle. Le comptable qui consulte le grand livre voit deux tiers ; le gestionnaire qui consulte la liste des fournisseurs voit deux lignes ; personne ne voit le total.
Et la réparation se fait en deux gestes distincts, pas un :
| Ce que vous fusionnez | Où | Ce que ça déplace |
|---|---|---|
| Les fiches | Liste des partenaires, action Fusionner | Factures, contacts, adresses, historique |
| Les comptes | Plan comptable, action Fusionner | Écritures comptables et paramétrages qui citent le compte |
Les deux fenêtres portent le même avertissement : l'opération est irréversible. Fusionner les fiches sans fusionner les comptes laisse un compte auxiliaire orphelin avec un solde résiduel — exactement le genre d'écart qu'on retrouve six mois plus tard sans savoir d'où il sort. Le geste côté fiches est décrit dans Fusionner deux clients ou deux fournisseurs en doublon.
C'est la raison de fond pour laquelle Biifor identifie vos fournisseurs par leur numéro d'entreprise et jamais par leur nom : le doublon de fiche est la seule vraie source de doublon de compte.
Et quand le compte n'est pas renseigné ?
Vous n'aurez pas à le faire : Biifor s'en charge. À la création d'une fiche, le compte collectif de la société est rattaché (401 pour un fournisseur, 411 pour un client), et Biifor lui crée aussitôt son compte auxiliaire, numéroté à partir du préfixe du collectif et du nom du tiers. Vous pouvez évidemment le remplacer par un compte de votre choix, mais vous n'avez rien à faire pour qu'il existe.
Ce qui, en revanche, reste à votre main, c'est le compte de charge ou de produit de la fiche : celui-là, faute d'être renseigné, envoie l'écriture sur un compte d'attente. C'est un tout autre sujet, traité dans D'où viennent vos comptes d'imputation — et il ne faut pas confondre les deux.