Répartir une facture sur plusieurs comptes
Ventiler une facture d'achat sur plusieurs comptes de charge, en pourcentage ou en montant, avec les outils d'équilibrage de la fenêtre des imputations.
À qui s'adresse cet article ? À toute personne dont une facture mélange plusieurs types de dépenses — les fournitures et le transport, le loyer et les charges — et qui veut l'affecter à plusieurs comptes de charge.
Où trouver l'écran ? Menu Achats → Factures, puis une facture — la section Imputations est sous le bloc des montants.
La section Imputations
Chaque facture d'achat porte une section Imputations : la liste des comptes de charge sur lesquels son montant HT est réparti. Le plus souvent, une seule ligne suffit, et Biifor l'a déjà proposée — d'où vient ce compte.
Deux raccourcis évitent d'ouvrir la fenêtre de gestion :
- le crayon ✎ à droite du numéro de compte remplace le compte d'une ligne, avec enregistrement immédiat ;
- le bouton Proposer par IA demande une répartition complète à l'intelligence artificielle — avec confirmation si des imputations existent déjà, car elles seront remplacées.
Ouvrir la fenêtre de gestion
Pour répartir la facture vous-même, cliquez sur Gérer : la fenêtre « Gestion des imputations » s'ouvre. Le bouton passe à l'orange quand le total imputé ne correspond pas au montant attendu — c'est le signal qu'il faut y retourner.
Répartir, en pourcentage ou en montant
Chaque ligne porte un Compte, un Complément et une saisie en % ou en montant — le bouton en tête de ligne bascule d'un mode à l'autre. Les outils de la fenêtre :
| Bouton | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Ajouter une ligne | Ajoute une ligne d'imputation |
| Ajuster au reste | Ajuste la ligne pour absorber l'écart restant |
| Équilibrer | Répartit équitablement en pourcentage sur les lignes actives |
| Effacer tout | Supprime toutes les lignes |
Un parcours efficace : ajoutez vos lignes, choisissez les comptes, saisissez les montants connus, puis Ajuster au reste sur la dernière ligne pour tomber juste.
Une répartition en pourcentage tombe toujours juste. Trois parts égales, ce n'est pas trois fois 33,33 % — il manquerait un centième. Équilibrer répartit 33,33333 / 33,33333 / 33,33334 %, et vous pouvez saisir vous-même jusqu'à cinq décimales. Le total doit faire exactement 100 % : une répartition qui n'y arrive pas est refusée à l'enregistrement.
| Compte | Complément ⓘ | % / XPF | Saisie | Montant | |
|---|---|---|---|---|---|
| 606400 | Complément (facultatif)… | XPF | 46 000 | 46 000 XPF | ✕ |
| 624100 | Quote-part transport | % | 54 | 54 000 XPF | ✕ |
| Total | 100 000 XPF | ||||
Le complément de libellé
La colonne Complément est facultative, et elle ne porte pas le libellé de la ligne comptable : celui-ci est composé tout seul, à partir du nom du tiers et du libellé de la facture. L'icône ⓘ à côté du titre de la colonne rappelle la règle. Ce que vous saisissez ici vient s'ajouter en suffixe :
Dupont SARL - Fournitures janvier - Quote-part transport
└──────── composé automatiquement ────┘ └── votre complément ──┘
Trois conséquences utiles :
- inutile de retaper le nom du fournisseur ou le libellé de la facture — ils y sont déjà, et les saisir une seconde fois les ferait apparaître en double ;
- le champ est vide par défaut, y compris sur vos factures anciennes : ce n'est pas une perte, le texte qu'il affichait était recopié automatiquement et il est reconstitué à l'identique sur l'écriture ;
- votre saisie ne se perd pas. Si vous corrigez plus tard le libellé comptable de la facture, toutes les lignes de l'écriture suivent la correction et votre complément reste en place.
Réservez-le à ce qui distingue une ligne des autres : une quote-part, une affaire, une période.
Plusieurs lignes sur le même compte
Rien ne vous oblige à n'utiliser un compte qu'une fois. Une facture d'électricité distingue l'abonnement de la consommation ; les deux relèvent du même compte de charge, et vous voulez suivre la consommation dans le temps. Saisissez deux lignes portant le même compte, avec deux compléments différents :
| Compte | Complément | Montant |
|---|---|---|
| 606100 — Électricité | Abonnement | 7 000 |
| 606100 — Électricité | Consommation | 3 000 |
Le compte déjà utilisé reste proposé dans la liste, et aucun avertissement ne vient vous en dissuader. Le seul garde-fou reste le bilan de contrôle : une ligne saisie deux fois par erreur crée un écart, qui bloque déjà l'enregistrement.
Deux points utiles :
- le complément reste facultatif — deux lignes du même compte sans complément, ou avec le même, sont acceptées telles quelles ;
- vos lignes restent dans l'ordre où vous les avez saisies. Elles ne sont pas retriées par numéro de compte au rechargement : deux lignes du même compte ne se distinguant que par leur complément et leur montant, les voir permuter se lirait comme une erreur de saisie.
Le même principe vaut partout où vous imputez à la main : facture d'achat, transaction bancaire, règle d'automatisation.
Les contrôles avant sauvegarde
Un bilan de contrôle, dans la fenêtre, vous dit où vous en êtes :
- « Solde restant à imputer : … » — la répartition est incomplète ;
- « Dépassement : total imputé supérieur au montant de référence de … » — vous avez réparti plus que le montant de la facture ;
- « Imputation complète et équilibrée sur n ligne(s). » — tout est bon.
Sauvegarder renvoie les imputations à la facture, qui est enregistrée immédiatement. Si le total ne tombe pas juste malgré tout, voyez Mes imputations ne s'équilibrent pas.
La proposition de compte par défaut
Quand vous imputez une facture sur un seul compte alors que la fiche du fournisseur n'a pas encore de compte de charge attitré, Biifor propose : « Utiliser ce compte par défaut pour les prochaines factures de … ? ». Acceptez si ce fournisseur tombe toujours sur le même compte : ses prochaines factures arriveront pré-imputées. Refusez si ses factures se ventilent — le détail vit dans Rattacher un fournisseur à ses comptes comptables.