Créer et piloter des factures récurrentes
Faire générer automatiquement les factures qui se répètent — abonnements, loyers, contrats d'entretien — avec validation et envoi automatiques en option.
À qui s'adresse cet article ? À qui facture chaque mois, chaque trimestre ou chaque année la même prestation au même client : abonnement, loyer, maintenance, honoraires forfaitaires.
Où trouver l'écran ? Menu Ventes → Factures, onglet Factures récurrentes.
Le principe : une facture modèle qui se répète
Une facture récurrente n'est pas une facture : c'est un automatisme qui, à la fréquence choisie, génère une vraie facture copiée sur une facture modèle. Il faut donc commencer par créer et valider une première facture, celle qui servira de moule.
Quelles factures peuvent servir de modèle
Le modèle étant recopié à chaque échéance, il doit être reproductible. Deux conditions, et l'action n'est proposée que si les deux sont réunies :
- une facture créée dans Biifor. Une facture arrivée par import et lecture automatique — dépôt d'un PDF, réception par email, envoi depuis un autre logiciel — est le reflet d'un document émis ailleurs, sans lignes ni articles : il n'y a rien à recopier ;
- une facture classique. Un avoir compense une facture précise, un acompte, une situation et un solde découlent d'un devis : aucun de ces quatre types ne se répète tel quel.
L'action n'apparaît pas sur la ligne d'une facture ? C'est que l'une des deux conditions manque. Émettez une facture classique depuis Biifor et repartez de celle-là.
Créer la récurrence
La création part de la facture modèle : dans la liste des factures, ouvrez le menu « ⋯ » de sa ligne et choisissez « Créer une facture récurrente ». Le formulaire s'ouvre pré-rempli. Vous y définissez :
- Données générales — la facture servant de modèle (l'icône œil l'affiche en PDF), le client, et l'Objet de la facture ; des variables de date s'insèrent dans l'objet pour produire par exemple « Abonnement — mars 2027 » sans rien retoucher ;
- Définition de la récurrence — la Fréquence, la Date de lancement et le Mode de fin, détaillés ci-dessous ;
- Email à envoyer — destinataires, objet et corps de l'email qui accompagnera chaque facture générée, avec les mêmes variables insérables.
Le bouton Créer enregistre la récurrence au statut « Inactive » : rien ne se génère encore.
Fréquence, lancement et fin
Trois champs commandent le rythme, dans le bloc Définition de la récurrence.
Fréquence — l'intervalle entre deux factures générées, à choisir parmi six rythmes : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle.
Date de lancement — la date de la première facture générée ; toutes les suivantes s'en déduisent. Une récurrence mensuelle lancée le 5 produira une facture le 5 de chaque mois.
Mode de fin — trois façons d'arrêter la série, et une seule à la fois :
| Mode de fin | Ce qu'il demande | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Jamais | rien | un abonnement sans terme prévu, que vous arrêterez à la main |
| Date de fin | une Date de fin | un contrat qui court jusqu'à une échéance connue |
| Nombre d'occurrences | un Nombre d'occurrences | une prestation en 12 mensualités, un règlement en N fois |
Choisir un mode masque le champ de l'autre : vous ne pouvez pas fixer à la fois une date de fin et un nombre d'occurrences. Dans les deux cas où une fin est prévue, la récurrence bascule au statut « Complétée » dès qu'elle est atteinte, et cesse de générer.
Activer, et choisir le degré d'automatisme
Une fois créée, la récurrence expose deux interrupteurs :
- « Valider la facture ? » — chaque facture générée est validée automatiquement (numéro attribué, comptabilisée) ; sinon elle arrive en brouillon et attend votre validation ;
- « Envoyer la facture ? » — chaque facture validée est envoyée par email au client, sans votre intervention.
Le bouton Activer lance la machine. De prudence, beaucoup commencent avec les deux interrupteurs éteints, vérifient une ou deux factures générées, puis activent la validation — et enfin l'envoi.
Piloter ses récurrences
L'onglet Factures récurrentes liste tous vos automatismes avec leurs colonnes clés : « Dernière facture », « Prochaine facture », « Statut », « Validation auto » et « Envoi auto ».
| Client | Libellé | Fréquence | Date de début | Nombre max. | Dernière facture | Prochaine facture | Statut | Validation auto | Envoi auto | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Sable Vert SARL | Maintenance mensuelle | Mensuelle | 05/03/2026 | 12 | 05/07/2026 | 05/08/2026 | Active | ✓ | ✓ | ⋮ |
| Bâti Pacific | Location matériel | Trimestrielle | 01/01/2026 | — | 01/07/2026 | Aucune génération prévue | Inactive | ⋮ | ||
| Le Poisson Perché | Abonnement annuel | Annuelle | 01/02/2024 | 3 | 01/02/2026 | — | Complétée | ✓ | ⋮ |
Trois statuts :
- « Active » — la génération tourne ;
- « Inactive » — suspendue par le bouton Desactiver, réactivable à tout moment ;
- « Complétée » — la date de fin ou le nombre d'occurrences est atteint.
Sur la page d'une récurrence, la liste « Factures générées » montre tout ce qu'elle a produit ; chaque facture générée vit ensuite sa vie normale dans la liste des factures. Supprimer la récurrence n'en supprime aucune.