Modifier un devis accepté : les avenants

Un devis signé ne se modifie pas : il s'amende

Une fois votre devis accepté, son montant est ce que votre client a signé — et il ne bouge plus. Toute modification passe donc par un avenant : un document numéroté (A1, A2…) qui suit le même circuit que le devis.

Sa particularité : il reprend le contrat en entier, pas seulement ce qui change. Celui que vous envoyez dit l'état d'après, ligne à ligne, avec son incidence en pied — un seul document suffit à savoir où en est le contrat.

Créer et remplir l'avenant

Sur un devis accepté, le bouton crayon de la barre d'outils ouvre un avenant en brouillon, déjà rempli du contrat tel qu'il est aujourd'hui.

Il s'édite comme un devis : vous y retouchez les quantités, les prix, les remises, vous ajoutez ou retirez des lignes, vous réorganisez vos sections. Comme partout ailleurs, une ligne ajoutée part d'un article de votre catalogue.

Le brouillon peut vivre plusieurs jours : tant qu'il n'est pas validé, il ne change rien au contrat, et le supprimer ne laisse aucune trace — pas même un trou dans votre numérotation. Vous ne pouvez en avoir qu'un seul à la fois par devis ; recliquer le crayon vous ramène à celui en cours.

Vous saisissez le contrat, pas la différence. Une prestation de 5 unités dont 2 sont déjà facturées s'affiche à 5 ; pour la porter à 8, vous écrivez 8.

Depuis une facture en préparation. En pied du tableau des articles d'une facture brouillon issue du devis, la ligne « Il manque une ligne, une quantité ou un prix a changé ? » mène ici aussi. Elle ouvre d'abord une fenêtre qui rappelle ce que le geste engage — un avenant, à faire accepter par votre client.

Sur une facture de solde, la fenêtre prévient en plus que le brouillon sera supprimé : il a été calculé sur le contrat qui va justement changer, ses montants seraient faux. Un brouillon n'engage rien et ne consomme aucun numéro, mais la suppression est définitive — la saisie faite dessus est perdue, et l'acompte qu'il consommait redevient disponible. Vous referez la facture depuis le devis, à jour. Si vous refusez, rien ne bouge. Un acompte ou un avancement en brouillon, lui, ne solde pas le devis : rien à supprimer.

Sans le droit de supprimer une facture, la ligne reste grise : passez par le bouton crayon du devis, ou demandez la suppression à un collègue autorisé.

Ce qui est déjà facturé ne bouge jamais

C'est la règle qui gouverne tout le reste : un avenant n'agit que sur ce qui reste à facturer. Ce que vous avez déjà facturé est intangible — un nouveau prix ne le rattrape pas, une remise nouvelle ne s'y applique pas.

Prenez une prestation de 5 unités à 100, dont 2 sont déjà facturées. Vous révisez le prix à 120 et portez la quantité à 8. Le contrat vaut alors :

• les 2 unités déjà facturées restent à 100, soit 200 ;
• les 6 restantes passent à 120, soit 720 ;
• total : 920, et non 960.

La ligne affiche bien 8 unités et le prix en vigueur, 120 ; c'est son montant qui porte la mémoire des deux prix — et c'est ce même chiffre que verra votre client.

C'est aussi pour cela qu'une quantité ne descend jamais sous ce qui est déjà facturé : on ne défacture pas. Pour rendre de l'argent, il faut un avoir, pas un avenant.

Réduire aussi passe par un avenant

Y compris quand vous facturez moins : votre client a le droit de vérifier que la baisse qu'on lui applique est bien celle convenue. L'avenant ne prend effet qu'une fois accepté, quel que soit le sens de la modification.

À ne pas confondre avec les plafonds de ligne et la clôture du devis : ceux-là arrêtent la facturation d'une prestation, sans rien renégocier.

Se passer de la signature du client

Tout le monde ne fait pas signer ses avenants. Le réglage acceptation automatique enchaîne alors validation, envoi et acceptation d'un seul geste : l'avenant prend effet dès que vous le validez. Il se règle à trois niveaux, du plus général au plus précis :

• Paramètres → Ventes → Devis, section « Avenants » — le défaut de votre entreprise ;
• la fiche du client, onglet Automatisations — Oui, Non, ou Suivre le paramétrage des ventes ;
• l'avenant lui-même, par une case à cocher, tant qu'il est en brouillon. Elle est posée en bas de l'écran, juste au-dessus des boutons, sous le rappel de ce que l'avenant engage : les deux restent sous vos yeux au moment de valider, quel que soit l'endroit où vous en êtes de votre saisie.

C'est la valeur portée par l'avenant à sa validation qui fait foi : c'est elle qui reste comme trace. Un devis, lui, garde toujours sa validation explicite.

Si votre client n'est pas d'accord

Sur un avenant envoyé, la carte de réponse du client propose les trois mêmes choix que pour un devis. « Il souhaite des modifications » crée une nouvelle version de l'avenant (A1-v2), repartie du contrat réellement en vigueur — et non de la proposition qu'il vient d'écarter.

Enregistrer « refusé » met fin à la négociation : le contrat reste ce qu'il était, et l'avenant refusé ne se reprend pas. Pour repartir, créez-en un nouveau.

Corriger un libellé sans faire d'avenant

Une coquille dans une désignation n'est pas un changement de prestation. Si vous ne modifiez que la désignation ou la description d'une ligne, Biifor vous pose la question au moment d'enregistrer :

• Correction de forme — elle s'applique directement au contrat, sans produire aucun document. Le PDF déjà signé ne bouge pas, ni les factures déjà émises ; celles que vous créerez ensuite reprendront le libellé corrigé ;
• Changement de prestation — la modification part dans l'avenant et suit son circuit.

Personne ne devine à votre place : « peinture mate » qui devient « peinture satinée » au même prix est un vrai changement. L'unité n'est d'ailleurs jamais une correction de forme : passer de « heures » à « jours » au même prix unitaire change ce qui est dû.

Ce que devient la fiche du devis

Une fois l'avenant accepté, l'application vous ramène sur le devis d'origine — que vous ayez enregistré la réponse de votre client ou laissé l'acceptation automatique faire. C'est lui qui porte désormais le contrat : la facturation, l'avancement et la synthèse s'y lisent, quand l'avenant devient une pièce d'archive. Vous pouvez le rouvrir quand vous voulez depuis la section « Avenants », sans être renvoyé nulle part.

Les avenants apparaissent dans une section « Avenants », avec leur statut et leur incidence. Le tableau d'avancement montre le contrat consolidé : une prestation de 5 portée à 8 se lit une ligne de 8, et non une de 5 plus une de 3. Vos factures reprennent cette lecture.

La synthèse ajoute une ligne « Total des avenants » entre le « Devis d'origine » et le « Total du contrat », dès qu'un avenant a pris effet — un avenant validé mais pas encore accepté n'y compte pas. Si vous avez aussi plafonné ou clôturé des lignes, une ligne « Plafonds et clôtures » s'y ajoute : ces gestes-là abaissent le contrat sans avenant.

Ce qui ne se modifie pas

Dans un avenant, le client, la devise et le mode HT/TTC sont en lecture seule. La remise d'entête, elle, se modifie — un avenant qui n'est qu'un geste commercial (10 % puis 15 %) est un cas prévu.

La taxe d'une ligne déjà contractée ne se change pas : si le devis d'origine porte la mauvaise taxe, retirez la ligne et ajoutez-la de nouveau. Sur une ligne ajoutée, le taux vient de la fiche article — il ne se choisit nulle part ; vous pouvez seulement la déclarer exonérée, en indiquant le motif.

Enfin, un devis déjà soldé — facture finale émise, même en brouillon — ne peut plus recevoir d'avenant, et l'on n'amende jamais un avenant.