D'où viennent vos fournisseurs

La reconnaissance passe par le numéro, jamais par le nom

Quand la lecture automatique traite une facture, elle cherche d'abord le numéro d'identification de l'entreprise : le RIDET en Nouvelle-Calédonie, le n° TAHITI en Polynésie française, le SIRET en France. C'est la clé principale : elle désigne une entreprise, et une seule. Les autres identifiants imprimés sur la facture — email, site web, coordonnées bancaires — la complètent, et prennent le relais quand le numéro manque ou est mal lu.

Une fois le numéro trouvé, Biifor interroge le référentiel officiel des entreprises du pays concerné pour savoir de quelle entreprise il s'agit. Si le fournisseur existe déjà dans votre base, la facture lui est rattachée ; sinon, Biifor peut créer la fiche pour vous.

Ce que le référentiel apporte est volontairement limité : le numéro d'identification et la raison sociale — c'est tout. Ni l'adresse, ni le code d'activité, ni la forme juridique ne sont repris. Une fiche ainsi créée est donc juste, mais sommaire : à vous de la compléter de ce dont vous avez besoin.

Pourquoi pas le nom ?

Le nom n'est jamais lu directement sur la facture. La lecture automatique y est beaucoup moins fiable : le même fournisseur s'écrit « Bâti Pacific », « BATI PACIFIC SARL » ou « Bati-Pacific » selon les documents, et une reconnaissance par le nom finirait par créer plusieurs fiches similaires pour la même entreprise. Le numéro, lui, ne varie pas : c'est lui qui évite les doublons.

Les autres identifiants

Le numéro d'identification n'est pas la seule clé. La fiche d'un fournisseur porte une liste d'identifiants OCR — une ligne Type / Identifiant par clé — et la lecture automatique les essaie toutes :

Ces clés se remplissent le plus souvent toutes seules. Quand Biifor crée une fiche fournisseur à partir d'une facture lue, il y enregistre d'office ce qu'il a trouvé sur le document : l'email, l'IBAN, le RIB, le numéro d'identification fiscale, le site web. Rien à saisir — la fiche s'enrichit du seul fait que la facture est passée.

Et si le numéro est mal lu sur la facture ?

Une facture photographiée, un ticket agrafé par-dessus l'en-tête, un tampon : la lecture automatique peut prendre un « 0 » pour un « 8 » et lire un numéro d'identification qui n'existe pas. Ce numéro-là est simplement écarté : il ne désigne personne, et il n'empêche pas les autres identifiants de faire leur travail.

Le fournisseur est alors reconnu par ce qui reste lisible sur le document — son email, son site web, son IBAN, son RIB ou son N° TVA — à condition que sa fiche les porte. C'est la raison pour laquelle une fiche qui ne contient que le numéro d'identification est fragile : il suffit d'une facture mal scannée pour que le fournisseur reste vide.

Comment écrire un email ou un site web dans les identifiants ?

Saisissez-les comme ils viennent : Biifor les enregistre sous une forme unique, et c'est cette forme que vous retrouvez dans le tableau après l'enregistrement.

Majuscules, espaces, https:// devant et barre oblique à la fin sont retirés. La même règle s'applique à ce qui est lu sur la facture : un site imprimé en capitales ou précédé de https:// retrouve la fiche sans que vous ayez à déclarer chaque variante.

Le www. fait partie de l'adresse. www.sablevert.nc et sablevert.nc sont deux sites différents : si votre fournisseur imprime l'un sur ses factures et l'autre sur ses avoirs, déclarez les deux, une ligne chacun.

Les autres types — IBAN, RIB, N° TVA, téléphone — sont conservés tels que vous les saisissez, espaces compris. Un RIB imprimé tantôt avec des espaces, tantôt sans, se déclare donc sous ses deux écritures.

Les fournisseurs étrangers : le cas où cela compte vraiment

Pour un fournisseur calédonien ou polynésien, le référentiel officiel du pays tranche : le numéro suffit. Pour un fournisseur étranger, aucun référentiel n'est connecté — et pour bien des pays, aucun n'est même consultable. Rien d'extérieur ne peut confirmer que l'entreprise de la facture est bien celle de votre fiche.

Ce sont alors ces autres identifiants qui font tout le travail. Sur un fournisseur hors du Pacifique, prenez donc l'habitude de vérifier que sa fiche porte au moins son email, son N° TVA et son IBAN. C'est peu de chose une fois, et c'est ce qui évite qu'une deuxième fiche se crée à la facture suivante.

Le numéro n'est pas obligatoire, mais tenez-le à jour

Une fiche fournisseur peut exister sans numéro d'identification. Nous vous recommandons pourtant fortement de le renseigner, pour trois raisons :

• aujourd'hui, c'est lui qui garantit que chaque nouvelle facture retombe sur la bonne fiche au lieu d'en créer une deuxième ;
• demain, l'arrivée de la facturation électronique et l'usage de Biifor au-delà du Pacifique s'appuieront sur ces numéros ;
• plus tard, une brique de paiement des factures exigera de certifier l'identité des fournisseurs — sans numéro, pas de certification.

C'est aussi pour cela que l'import de fournisseurs en masse demande de renseigner tous les numéros : un répertoire importé sans eux condamne la lecture automatique à recréer des doublons.

Où cela se règle

Le numéro se renseigne sur la fiche du fournisseur — à la création, la recherche par numéro ou raison sociale interroge directement le référentiel du pays et pré-remplit la fiche. Les identifiants complémentaires vus plus haut se gèrent au même endroit, sur la fiche du partenaire, onglet Automatisations, section Identifiants OCR — utile quand un fournisseur facture sous plusieurs identités.

Le guide Créer ou compléter une fiche fournisseur détaille tout cela.

Et quand la reconnaissance échoue malgré tout — fournisseur resté vide, fournisseur en double — le dépannage Mon fournisseur n'est pas reconnu, ou se crée en double donne la marche à suivre.