Vérifier les données extraites par la lecture automatique
Repérer les champs remplis par la lecture automatique, savoir lesquels vérifier en priorité, et comparer avec ce que le robot a réellement lu.
À qui s'adresse cet article ? À toute personne qui ouvre une facture d'achat fraîchement lue par Biifor et se demande ce qu'il faut relire avant de faire confiance aux champs pré-remplis.
Où trouver l'écran ? Menu Achats → Factures, puis clic sur une facture dont la lecture est terminée.
Les étincelles violettes
Quand la lecture automatique a rempli des champs, un message violet s'affiche en haut du formulaire : « Les champs marqués de l'icône violette ont été automatiquement alimentés par l'OCR. » Chaque champ concerné porte une étincelle ✦ à côté de son libellé.
C'est un marquage « à vérifier » : la valeur vient du robot, pas de vous. L'étincelle disparaît dès que vous modifiez le champ.
Ce qu'il faut vérifier en priorité
La lecture est fiable sur le texte imprimé, moins sur l'interprétation — le détail de ses forces et de ses limites est dans Ce que fait la lecture automatique. En pratique, comparez au PDF affiché à gauche :
- Les montants — TTC et taxe. Une confusion entre deux totaux (montant avant remise, montant déjà réglé) est le cas le plus fréquent.
- Les dates — la date de facture et l'échéance, parfois absentes du document et donc déduites.
- La référence — le bon numéro, pas un numéro de commande ou de client.
- Le fournisseur — la bonne fiche, surtout si le numéro d'identification ne figurait pas sur le document.
La fenêtre « Données extraites »
En cas de doute sur un champ, le bouton violet Voir les données extraites (l'œil, dans la barre d'actions) ouvre une fenêtre qui montre exactement ce que le robot a lu : l'entête, le fournisseur, les lignes du document, les taxes par taux, et un contrôle de cohérence — Cohérent ou Incohérence détectée — entre le total de l'entête et la somme des lignes.
| Désignation | Qté | P.U. | Montant HT |
|---|---|---|---|
| Ramettes A4 80 g | 10 | 1 200 | 12 000 |
| Cartouches encre noire | 4 | 8 500 | 34 000 |
| Transport et manutention | 1 | 52 500 | 52 500 |
| Taux | Base | Montant |
|---|---|---|
| 11 % | 100 000 | 11 000 |
Quand l'écart existe, le formulaire lui-même porte un bandeau qui l'affiche et bloque la validation tant qu'il subsiste.
Si la lecture s'est mal passée
Un bandeau coloré en haut du formulaire signale les cas où la lecture n'a pas abouti — échec, document non reconnu, pièce jointe invalide. La signification de chaque état est dans Les états de la lecture automatique, et la marche à suivre dans La lecture automatique n'a pas abouti.
Une fois la vérification faite, la suite — compléter, sauvegarder, valider — est décrite dans Contrôler et valider une facture d'achat.