Suivre ses chèques reçus et composer ses remises
Enregistrer les chèques que vos clients vous remettent, les regrouper en remises portées à la banque, et traiter un rejet.
À qui s'adresse cet article ? À toute entreprise payée par chèque, moyen de paiement encore très courant, qui veut savoir à tout moment quels chèques sont en tiroir, lesquels sont partis à la banque et lesquels sont encaissés.
Où trouver les écrans ? Menu Banque → Chèques reçus et Banque → Remises de chèques, une fois le sous-module activé. Le bouton « + » du menu propose aussi « Saisir un chèque » et « Saisir une remise de chèque ».
Le chèque a une vie plus longue que les autres moyens de paiement : reçu un jour, déposé un autre, encaissé un troisième — et parfois rejeté. Biifor suit cette vie en deux écrans complémentaires : les chèques, un par règlement reçu, et les remises, qui les regroupent tels que vous les portez à la banque. La raison d'être de ce découpage est expliquée dans Quand une ligne bancaire cache plusieurs opérations.
Étape 1 — Enregistrer un chèque reçu
| Date du chèque | N° du chèque | Client | Banque émettrice | Montant | Statut |
|---|---|---|---|---|---|
| 28/07/2026 | 0004521 | Sable Vert SARL | Banque du Lagon | 125 000 XPF | Nouveau |
| 26/07/2026 | 0009874 | Le Poisson Perché | Crédit de l'Horizon | 62 300 XPF | Nouveau |
| 21/07/2026 | 0001204 | Bâti Pacific | Banque du Lagon | 86 500 XPF | Déposé |
| 14/07/2026 | 0007733 | Cocotier Télécom | Crédit de l'Horizon | 40 000 XPF | Encaissé |
| 02/07/2026 | 0003310 | Exemple SARL | Banque du Lagon | 18 400 XPF | Rejeté |
| ＋ Saisir un nouveau chèque | |||||
Le bouton « Nouveau », la ligne d'ajout en pied de tableau ou le clic sur une ligne existante ouvrent la fenêtre « Chèque ». Les informations attendues :
- Montant du chèque et Date du chèque — obligatoires ;
- N° du chèque et Banque émettrice — facultatifs, mais ce sont eux qui vous permettront de retrouver un chèque précis dans six mois ;
- Date d'encaissement prévue — utile pour un chèque que le client vous demande de ne pas déposer tout de suite ; elle nourrit vos prévisions de trésorerie ;
- Type de chèque et Catégorie — ils déterminent la nature de l'opération, comme la catégorie d'une transaction bancaire ;
- Client — c'est l'information décisive : elle permet à Biifor de ne vous proposer, au moment du rapprochement, que les factures de ce client.
Enregistrez le chèque à sa réception, pas au moment de la remise. C'est ce qui rend l'écran utile : il vous dit ce qui dort dans le tiroir.
Étape 2 — Rapprocher le chèque de sa facture
La fenêtre du chèque porte les mêmes panneaux d'associations que n'importe quelle pièce : « Associations potentielles » propose les factures du client, « Associations existantes » montre ce qui est déjà lié. Le geste est le même que celui décrit dans Rapprocher un paiement de sa facture, et il peut se faire dès la réception du chèque, sans attendre la remise.
Étape 3 — Composer une remise
Une remise, c'est le bordereau que vous portez à la banque : plusieurs chèques, un seul dépôt, une seule ligne sur le relevé bancaire.
| ⠿ | 0004521 — Sable Vert SARL | 125 000 XPF |
| ⠿ | 0009874 — Le Poisson Perché | 62 300 XPF |
| ⠿ | 0006612 — Exemple SARL | 31 200 XPF |
| ⠿ | 0003310 — Bâti Pacific | 18 400 XPF |
| ⠿ | 0008145 — Cocotier Télécom | 9 600 XPF |
| ⠿ | 0001204 — Bâti Pacific | 86 500 XPF |
| ⠿ | 0007733 — Cocotier Télécom | 40 000 XPF |
- « Nouveau » depuis la liste des remises ouvre la fenêtre « Remise de chèque ».
- Renseignez le compte bancaire de dépôt, la devise des chèques et la date de la remise. Tant qu'aucune devise n'est choisie, la sélection des chèques reste inactive : c'est elle qui détermine quels chèques sont éligibles.
- Glissez les chèques de la colonne « Chèques disponibles » vers « Chèques sélectionnés ». Seuls les chèques encore au statut « Nouveau » apparaissent — un chèque déjà déposé ne peut pas l'être deux fois.
- « Sauvegarder » garde la remise ouverte et modifiable ; vous pouvez y revenir et la compléter jusqu'au dépôt effectif.
Étape 4 — Finaliser la remise
Quand la remise part à la banque, « Finaliser la remise ». La confirmation est nette : « Une fois finalisée, cette remise de chèque ne pourra plus être modifiée. » La remise passe au statut « Déposée », ses chèques passent de « Nouveau » à « Déposé », et l'écriture comptable de dépôt est générée.
Si vous vous êtes trompé, « Annuler le dépôt » revient en arrière : l'écriture de dépôt est supprimée, la remise redevient « Ouverte » et modifiable, et ses chèques repassent en « Nouveau ».
Quand la ligne de remise apparaît enfin sur le relevé bancaire, il ne reste qu'à la rapprocher de la remise : les montants coïncident exactement, puisque c'est vous qui avez composé le bordereau.
Quand un chèque est rejeté
Un chèque sans provision revient. Depuis le menu « … » de la liste des chèques, « Rejeté par la banque » ouvre la fenêtre « Refus de chèque », où vous choisissez la raison du refus — chaque raison s'accompagne d'une explication et d'une action à envisager. La confirmation prévient : « Cette action est irréversible. »
Le chèque passe alors au statut « Rejeté », et la facture liée redevient non payée : elle réapparaît dans vos créances, ce qui est le comportement voulu. Côté banque, le rejet se traduit par un débit à identifier ; Biifor le rappelle au moment du refus : « Vous devrez associer ce chèque au débit bancaire correspondant en sélectionnant le type de transaction : 'Autre > Chèque rejeté' ».
Le détail de tous les statuts et de leurs enchaînements est dans Les statuts d'un chèque et d'une remise.