Activer les sous-modules Banque dont vous avez besoin
Relevés bancaires, chèques, encaissements carte, espèces, débit différé — activez uniquement ce que votre activité utilise ; et les interrupteurs de la mémoire du dossier et du rapprochement automatique.
À qui s'adresse cet article ? À qui configure le module Banque pour la première fois, ou dont l'activité évolue (premiers chèques, premier TPE…).
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres → bloc Banque → Paramètres généraux.
Le principe : n'affichez que ce que vous utilisez
Le module Banque est modulaire : chaque sous-module ajoute ses entrées de menu et ses écrans. Une entreprise qui n'encaisse jamais de chèques n'a aucune raison de voir « Chèques reçus » dans son menu. L'écran Sous-modules actifs vous laisse composer votre module — et comme le rappelle l'aide de chaque interrupteur : « Vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité à tout moment. » Désactiver un sous-module masque ses écrans, sans supprimer les données déjà saisies.
Ce que chaque interrupteur active
| Interrupteur | Ce qui apparaît | Pour qui |
|---|---|---|
| Relevés bancaires | Le dépôt et le pointage de vos relevés bancaires | Recommandé pour tous (pointer ou importer ?) |
| Chèques | Les écrans « Chèques reçus » et « Remises de chèques » | Ceux qui encaissent des chèques (suivre ses chèques) |
| Tickets CB | L'écran « Encaissements carte » | Ceux qui encaissent par TPE (identifier les clients derrière un encaissement carte) |
| Transactions espèces | L'enregistrement des opérations en espèces | Ceux qui manipulent du liquide (enregistrer des espèces) |
| Transactions carte à débit différé | Le suivi des cartes à débit différé | Ceux dont la carte est débitée en fin de mois (suivre le débit différé) |
| Emprunts | L'écran « Emprunts » et ses échéanciers | Ceux qui remboursent un prêt bancaire (saisir et suivre ses emprunts) |
Ces sous-modules — hormis les relevés bancaires et les emprunts — répondent tous au même problème : une ligne bancaire qui recouvre plusieurs opérations, qu'il faut décomposer pour retrouver les clients et les factures. Quand une ligne bancaire cache plusieurs opérations explique cette logique commune.
La mémoire du dossier
Sous les sous-modules, un second bloc Automatisations porte deux interrupteurs. Le premier, Mémoire du dossier, actif par défaut, reprend ce que vous avez déjà décidé. Quand une transaction arrive, Biifor regarde si son libellé — dates, numéros et références mis à part — a déjà été justifié au moins deux fois de la même façon par une personne du dossier, dans le même sens (dépense ou recette), sur n'importe lequel de vos comptes bancaires. Si c'est le cas, la transaction reçoit d'emblée la même catégorie, le même partenaire ou le même associé, salarié ou emprunt, et, s'il était toujours le même, le même mode de paiement. Elle n'est pas envoyée à l'analyse IA.
Quelques limites, voulues :
- une seule justification ne suffit pas, et une seule divergence dans l'historique suffit à ce que Biifor s'abstienne ;
- c'est tout ou rien : la mémoire ne remplit une transaction que si ce qu'elle reprend suffit à la compléter. Quand il manque quelque chose — un compte d'imputation, par exemple —, elle s'abstient et la transaction part à l'analyse IA comme si la mémoire n'existait pas ;
- les libellés trop génériques une fois les chiffres retirés — une remise de chèques, un paiement par carte — ne sont jamais repris : derrière le même libellé se cachent des opérations différentes ;
- une règle d'affectation passe toujours avant la mémoire ;
- seules les transactions qui arrivent en profitent : une transaction déjà présente dans Biifor n'est pas reprise après coup ;
- seules vos décisions servent de modèle : une transaction remplie par l'IA ou par la mémoire ne compte pas tant qu'une personne ne l'a pas justifiée. Une règle, elle, est une décision de votre part : une transaction importée qu'elle justifie compte comme les vôtres.
Conséquence de ce dernier point : une règle qui a justifié un libellé autrement que vous ne le faisiez fait taire la mémoire sur ce libellé, même une fois la règle désactivée ou supprimée. Pour qu'elle reprenne, corrigez les transactions justifiées par la règle pour qu'elles rejoignent votre habitude.
Une transaction ainsi remplie se corrige comme n'importe quelle autre. Sur la liste des transactions, l'étincelle violette de la catégorie et du partenaire l'annonce au survol : « Mémoire du dossier : déjà justifié ainsi 2 fois » (l'étincelle violette).
Le coupez-vous ? Les nouvelles transactions que la mémoire aurait remplies passent à l'analyse IA, si elle est active, ou restent « À traiter ». Cet interrupteur est indépendant de celui de la qualification IA, réglé dans les automatisations IA : vous pouvez garder l'un sans l'autre.
Le rapprochement automatique
Le second interrupteur du bloc Automatisations est le Rapprochement automatique, actif par défaut. Tant qu'il l'est, chaque transaction bancaire de paiement ou de remboursement, client ou fournisseur, est confrontée aux factures de son partenaire : celle dont le reste à payer a exactement le montant de la ligne, datée au plus tard le jour du paiement, lui est associée toute seule. Quand plusieurs factures ont ce montant, Biifor retient celle dont le numéro figure dans le libellé bancaire, sinon la plus proche en date. Le résultat est le même à chaque passage, et une transaction sans facture correspondante n'attend pas le passage suivant : dès qu'une facture du partenaire est validée, Biifor cherche parmi ses transactions restées à rapprocher celle qui la paie, et la facture ressort « Payée » sur-le-champ. Le même interrupteur commande les deux sens.
Le coupez-vous ? Les transactions restent « À rapprocher » et vous les associez à la main — rien n'est perdu ni défait. Il se coupe aussi partenaire par partenaire, sur la fiche du partenaire, option « Association automatique des transactions bancaires avec la/les factures correspondantes ». Le détail du traitement est dans Comment Biifor traite une nouvelle ligne bancaire.
Activer, puis sauvegarder
- Basculez les interrupteurs voulus.
- Cliquez sur Sauvegarder — le bouton reste grisé tant que rien n'a changé.
- Les entrées de menu correspondantes apparaissent immédiatement dans la section Banque.
Dans le doute, restez minimal : vous pourrez toujours activer un sous-module le jour où le besoin arrive.