Les statuts d'une facture de vente et d'un devis
La signification exacte de chaque statut d'une facture de vente et d'un devis, et les passages de l'un à l'autre.
À qui s'adresse cet article ? Référence de la colonne Statut des listes de factures de vente et de devis : chaque libellé, ce qu'il veut dire, et ce qui le fait changer.
Où trouver l'écran ? Menu Ventes → Factures et Ventes → Devis.
Une facture, deux parcours
Les statuts d'une facture de vente dépendent de son origine : une facture importée (déposée en PDF et lue automatiquement) ne suit pas le même chemin qu'une facture créée dans Biifor. Les statuts de fin de parcours — le paiement — sont en revanche communs.
Un document porte plusieurs statuts à la fois
Les statuts se cumulent : la colonne Statut n'en affiche qu'un — le plus avancé du parcours — mais le document en porte souvent plusieurs. Une facture affichée Envoyée reste ainsi validée, donc comptabilisée : elle continue de compter dans vos créances et dans votre délai moyen de paiement.
C'est aussi ce cumul qui commande les actions proposées sur le document. Le passage par perte et profit, par exemple, n'apparaît que sur une facture portant le statut Part. payée — voyez Solder un écart de règlement non significatif.
Les statuts d'une facture importée
| Statut | Ce qu'il veut dire | Ce qui le fait changer |
|---|---|---|
| À traiter | La facture attend d'être contrôlée et complétée | Le bouton Valider la facture la passe à Validée |
| Validée | La facture est comptabilisée et suit son encaissement | Le rapprochement des règlements la mène à Part. payée puis Payée ; « Annuler la validation » la ramène à À traiter |
Le contrôle d'une facture importée — et ce qui bloque sa validation — est détaillé dans Contrôler et valider une facture de vente importée.
Les statuts d'une facture créée dans Biifor
| Statut | Ce qu'il veut dire | Ce qui le fait changer |
|---|---|---|
| Brouillon | La facture s'écrit encore ; elle est librement modifiable et supprimable | Le bouton Valider lui attribue son numéro définitif et génère le PDF |
| Finalisée | La facture est définitive — numérotée, non modifiable | « Envoyer par email » ou « Marquer comme envoyé » la passe à Envoyée ; elle reste annulable ou modifiable par un avoir |
| Envoyée | Le client l'a reçue (ou vous l'avez marquée comme envoyée) ; la facture reste validée et comptabilisée | L'encaissement la mène à Part. payée puis Payée ; elle reste relançable |
| Annulée | La facture a été annulée par un avoir | État final |
Les statuts de paiement, communs aux deux parcours
| Statut | Ce qu'il veut dire | Ce qui le fait changer |
|---|---|---|
| Part. payée | Une partie seulement du montant a été encaissée | L'encaissement du solde la passe à Payée (ou un passage en perte et profit) |
| Payée | Plus rien n'est dû | État final |
Ces passages ne se font pas tout seuls : ils résultent du rapprochement des encaissements avec la facture — voyez Rapprocher un paiement de sa facture et Suivre ses encaissements et ses créances.
Les statuts d'un devis
| Statut | Ce qu'il veut dire | Ce qui le fait changer |
|---|---|---|
| Brouillon | Le devis s'écrit encore ; il est supprimable | Le bouton Valider lui attribue son numéro définitif et génère le PDF |
| Finalisé | Le devis est définitif, prêt à partir | « Envoyer » ou « Déjà envoyé » le passe à Envoyé ; il reste annulable et duplicable |
| Envoyé | Le client l'a en main ; Biifor attend sa réponse | Selon la réponse enregistrée : Accepté, Refusé, ou Remplacé si « Il souhaite des modifications » crée une nouvelle version ; il reste relançable |
| Accepté | Le client a dit oui — la facturation peut commencer | Les boutons Acompte, Avancement et Facture le mènent vers Acompte, Part. fact. ou Facturé |
| Refusé | Le client a dit non | État final |
| Remplacé | Une nouvelle version du devis a été créée | Le lien « Version précédente » relie les deux versions |
| Acompte | Un acompte a été facturé | La facturation continue — Avancement ou Facture |
| Part. fact. | Une partie du devis a été facturée | Devient Facturé quand tout l'est — ou quand le devis est clôturé pour solder ce qui ne sera jamais facturé |
| Facturé | Tout le devis a été facturé, ou il a été clôturé : le reste à facturer est à zéro | Rouvrir annule une clôture tant qu'aucune facture de solde n'existe |
| Annulé | Résultat du bouton « Annuler le devis » | État final |
Le passage du devis à la facture — acompte, situation, solde — est détaillé dans Transformer un devis.