Résorber les comptes d'attente 471 et 473
Comment vider les comptes d'attente de Biifor — retrouver les écritures concernées, corriger la pièce d'origine, et traiter la cause pour qu'elles ne reviennent pas.
À qui s'adresse cet article ? À qui doit ramener ses comptes d'attente à zéro avant de livrer une période.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres → Comptabilité → Plan comptable pour repérer les comptes, puis leur grand livre. Ou Comptabilité → Journaux, en filtrant sur le compte.
Ce que vous allez faire
Un compte d'attente ne se solde pas par une écriture de régularisation. Dans Biifor, ses lignes sont produites par des pièces — factures, transactions bancaires — et c'est sur la pièce qu'on corrige. Le compte se vide alors de lui-même.
L'opération se fait donc en trois temps : retrouver les lignes, corriger les pièces, puis traiter la cause pour que le compte ne se remplisse plus. Le troisième temps est le seul qui compte à moyen terme.
1. Retrouver les lignes
Ouvrez Paramètres → Comptabilité → Plan comptable et repérez vos comptes d'attente — 471 du côté fournisseurs et achats, 473 du côté clients et ventes. Le filtre Solde de la liste vous montre d'un coup d'œil ceux qui ne sont pas à zéro.
Sur la ligne du compte, le menu propose Grand livre : il ouvre le détail des écritures du compte. L'action n'apparaît que si le compte porte effectivement des écritures.
Le même résultat s'obtient depuis Comptabilité → Journaux, en filtrant la liste des écritures sur la période et le compte. Choisissez l'entrée qui vous convient : les deux affichent les mêmes lignes.
2. Remonter à la pièce et corriger
Chaque ligne d'écriture porte l'action « Voir la pièce », qui ouvre le document d'origine dans un nouvel onglet : la facture d'achat, la facture de vente ou la transaction bancaire qui a produit l'écriture.
Sur la pièce, corrigez l'imputation :
- Une charge ou un produit en attente — reprenez l'imputation de la facture et remplacez le compte d'attente par le compte définitif. Si la dépense concerne plusieurs natures, ventilez-la : c'est l'objet de Répartir une facture sur plusieurs comptes.
- Une contrepartie de tiers en attente — le tiers n'a pas de compte auxiliaire rattaché. Renseignez-le sur sa fiche, onglet Comptabilité, avant de reprendre la pièce ; voir Rattacher un fournisseur à ses comptes comptables.
Quand Biifor vous propose de retenir le compte choisi pour les prochaines factures de ce tiers, acceptez — sauf si ce fournisseur se ventile habituellement sur plusieurs comptes.
3. Traiter la cause, sinon ça recommence
C'est l'étape que l'on saute, et qui fait qu'on recommence le mois suivant. Reprenez la liste des tiers apparus dans votre grand livre d'attente et demandez-vous, pour chacun : pourquoi est-il arrivé sans compte ?
Les réponses sont peu nombreuses, et D'où viennent vos comptes d'imputation les détaille : une fiche créée à la volée sans son onglet Comptabilité, un dossier démarré sans plan comptable d'origine, une proposition de mémorisation refusée par réflexe. Toutes se règlent sur la fiche du tiers, une seule fois, et valent pour toutes ses factures à venir.
Quand le faire
À chaque fin de période, dans la foulée du premier contrôle décrit dans Boucler une période. Un compte d'attente se vide en quelques minutes quand il porte cinq lignes du mois ; il devient un chantier quand il en porte deux cents et que personne ne se souvient des pièces.
Un compte d'attente qui ne descend jamais
Si le solde reste malgré des lignes toutes corrigées, deux vérifications :
- des pièces encore « À traiter » continuent d'alimenter le compte à mesure que vous les validez — videz d'abord cette file ;
- une écriture déjà exportée a été corrigée dans Biifor : la correction est bonne ici, mais votre logiciel de production comptable a encore l'ancienne version. Reportez-la de ce côté-là aussi.