Créer un devis
Rédiger un devis, le valider, l'envoyer, puis enregistrer la réponse du client — jusqu'à la nouvelle version si le client demande des modifications.
À qui s'adresse cet article ? À qui chiffre une prestation avant de la facturer : artisan, prestataire de services, entreprise du bâtiment.
Où trouver l'écran ? Menu Ventes → Devis, bouton Nouveau — ou le bouton + sur l'entrée de menu.
Rédiger le brouillon
Le bouton Nouveau crée un devis au statut « Brouillon » et ouvre sa page de saisie. Le formulaire est le jumeau de celui de la facture : vos données, votre client, le tableau des Articles avec ses lignes, sections et sous-sections, les totaux calculés automatiquement — y compris les bornes de saisie des quantités, des remises et des prix et la liste Insérer… des coordonnées bancaires, proposée dès que le virement figure parmi les moyens de paiement.
Deux champs lui sont propres :
- la Date de validité, calculée depuis la durée par défaut de vos paramètres de devis, au-delà de laquelle votre offre n'engage plus ;
- les Conditions d'acceptation, imprimées sur le document.
Tant que le devis est en brouillon, tout se modifie et se supprime librement.
Quelle date de validité peut-on choisir ?
La Date de validité peut être égale à la Date du devis ou postérieure, même quand le devis est daté dans le passé. Seuls les jours antérieurs à la date du devis sont grisés dans son calendrier. La date du devis, elle, ne peut pas dépasser la date du jour.
La date de validité ne suit pas la date du devis. Si vous avancez la date du devis au-delà de la date de validité déjà saisie, l'enregistrement est refusé : « Date de validité antérieure à la date du devis », avec les deux dates en cause. Avancez aussi la date de validité, puis enregistrez. La même règle vaut pour un avenant.
Un devis « Écrit par l'assistant »
L'assistant IA peut préparer un devis à votre demande : il le crée en brouillon, avec ses lignes et ses remises. Le devis porte une étincelle violette en haut de l'écran, entre le livre de la documentation et le bouton Messagerie : un clic dessus propose Conserver, qui retire la mention, et Annuler, qui supprime le devis et vous ramène à la liste. Dans la liste des devis, une étincelle violette signale ces devis, et le filtre Écrits par l'assistant n'affiche qu'eux.
L'assistant peut aussi clôturer un devis accepté, ou le rouvrir. Le devis porte alors la même étincelle, et son encadré dit « Écrit par l'assistant » : Annuler fait le geste inverse — un devis qu'il a clôturé redevient facturable — sans quitter la page.
Modifier ou supprimer un devis, le valider, le marquer envoyé, accepté ou refusé, l'annuler, le dupliquer, en faire une nouvelle version ou un avenant : l'assistant ne fait que le proposer — voyez Les propositions de l'assistant IA. Le détail est dans Ce que l'assistant IA écrit pour vous.
Valider, puis envoyer
Les boutons Aperçu, Supprimer, Sauvegarder et Valider sont regroupés dans une barre en bas de l'écran, qui suit le défilement : sur un devis de vingt lignes, vous validez là où vous venez de saisir, sans remonter.
Aperçu affiche le PDF tel que le client le recevra, avec le choix du modèle de document. Si vous cliquez sur Valider sans l'avoir ouvert depuis votre arrivée sur le devis, Biifor vous demande « Prévisualiser avant de valider ? » : Oui, prévisualiser ouvre l'aperçu et vous validez ensuite vous-même, sans nouvel avertissement ; Non, valider valide directement. Un aperçu par visite suffit, même si vous modifiez encore le devis après.
Valider attribue au devis son numéro définitif, génère son PDF et le passe au statut « Finalisé ». L'écran change alors de visage : le PDF s'affiche à gauche, et une carte d'actions vous guide à droite — « N'attendez plus, transmettez le devis à votre client ! ».
- Envoyer prépare l'email d'envoi ;
- Déjà envoyé marque le devis comme transmis si vous l'avez remis par un autre canal.
Dans les deux cas, le devis passe au statut « Envoyé ».
Enregistrer la réponse du client
Sur un devis envoyé, la carte pose la question : « Qu'a répondu votre client ? » Trois réponses possibles, à confirmer d'un clic :
- « Le devis est accepté » — le devis passe au statut « Accepté » et la facturation peut commencer : acompte, situation, solde ;
- « Il souhaite des modifications » — Biifor crée une nouvelle version modifiable du devis pour votre prochaine proposition ; l'ancienne passe au statut « Remplacé », avec un lien « Version précédente » pour garder l'historique ;
- « Le devis est refusé » — le devis passe au statut « Refusé » et en reste là.
Un devis validé peut aussi être annulé (bouton « Annuler le devis ») ou dupliqué pour servir de base à une nouvelle offre.
Suivre ses devis
La liste Ventes → Devis montre l'état de chaque affaire : statut, montants, et surtout les colonnes « Montant HT facturé » et « Montant HT à facturer » qui disent où en est la facturation de chaque devis accepté. L'ensemble des statuts est détaillé dans la page de référence.