Mon fournisseur n'est pas reconnu, ou se crée en double

La lecture automatique laisse le fournisseur vide ou crée une deuxième fiche — la cause est presque toujours un numéro d'identification absent, différent ou mal lu, sur une fiche qui ne porte aucun autre identifiant.

Le symptôme. Après la lecture d'une facture, le champ Fournisseur est resté vide — ou pire : une nouvelle fiche est apparue dans votre liste alors que le fournisseur y était déjà.

Où ça se passe ? Sur le détail de la facture (menu Achats → Factures) et sur la fiche du fournisseur (menu Achats → Fournisseurs).

La cause : la reconnaissance passe par les identifiants

Biifor ne reconnaît pas un fournisseur à son nom : il lit le numéro d'identification sur la facture — RIDET, SIRET, n° TAHITI — puis interroge le référentiel des entreprises du pays. Il lit aussi l'email, le site web et les coordonnées bancaires imprimés sur le document, et les compare aux identifiants OCR de vos fiches (d'où viennent vos fournisseurs). Trois situations font dérailler ce mécanisme :

votre fiche n'a pas de numéro — créée à la main ou importée sans lui : Biifor ne peut pas faire le lien, et crée une fiche neuve au premier numéro qu'il lit ;
la facture porte un autre numéro que celui de la fiche — autre établissement, changement d'immatriculation ;
la facture ne porte aucun numéro lisible, ou un numéro mal lu — et la fiche ne porte aucun des autres identifiants du document : le fournisseur reste vide, à choisir à la main.

Le fournisseur reste vide alors que sa fiche existe

Le numéro d'identification n'a pas pu servir : absent de la facture, caché par un ticket agrafé, ou lu de travers sur une photo — un « 8 » pour un « 0 » suffit. Biifor s'est alors rabattu sur les autres identifiants du document, et n'en a trouvé aucun sur la fiche.

Sur la facture, sélectionnez le fournisseur à la main et enregistrez. Une facture déjà importée n'est pas relue : c'est à vous de la compléter.
Repérez sur la facture ce qui y est imprimé à chaque fois : le site web, l'email du service commercial, l'IBAN ou le RIB.
Ouvrez la fiche du fournisseur, onglet Automatisations, tableau des identifiants OCR, et ajoutez une ligne par identifiant repéré (Ajouter une ligne, type + identifiant).
Enregistrez. À la prochaine facture, un seul de ces identifiants suffit à rattacher la pièce — même si le numéro est de nouveau mal lu.

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La fiche porte déjà le site web et le fournisseur reste vide ? Comparez les deux écritures : www.sablevert.nc et sablevert.nc sont deux sites différents. Déclarez celle qui figure sur la facture — comment écrire un email ou un site web.

Réparer le doublon

Si une deuxième fiche a été créée, ne la supprimez pas : fusionnez les deux fiches en gardant comme cible la plus complète. Toutes les factures et l'historique se regroupent sur la fiche conservée.

Empêcher la récidive

Ouvrez la fiche du fournisseur conservée (crayon de la fiche, ou action Modifier de la liste).
Vérifiez son numéro d'identification — au besoin, recherchez l'entreprise dans le référentiel du pays pour le remplir proprement (créer ou compléter une fiche fournisseur).
Si le fournisseur facture sous plusieurs numéros, ajoutez-les dans l'onglet Automatisations, tableau des identifiants OCR (Ajouter une ligne, type + identifiant) : chacun devient une clé de reconnaissance supplémentaire.
Ajoutez au même endroit son site web et l'email imprimés sur ses factures : ils tiennent lieu de filet quand le numéro est illisible.

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Vous reprenez un répertoire entier ? Renseignez les numéros d'identification dès l'import — c'est la précaution n° 1 de l'import en masse.