Reprendre les soldes antérieurs de vos clients et fournisseurs
On ne ressaisit pas les factures antérieures : on renseigne un solde initial sur chaque fiche, sans quoi les premiers encaissements ne se rapprochent de rien.
À qui s'adresse cet article ? À la personne qui démarre le dossier et connaît l'état des dettes et des créances au jour du démarrage — en général le comptable, ou le gestionnaire.
Où trouver l'écran ? Deux chemins vers la même fiche : menu Ventes → Clients ou menu Achats → Fournisseurs.
On ne ressaisit pas l'ancien
La tentation, au démarrage, est de ressaisir dans Biifor toutes les factures antérieures qui n'ont pas encore été payées. Ne le faites pas. C'est un travail considérable, et Biifor ne le demande pas.
Pour savoir ce que vous devez à un fournisseur, ou ce qu'un client vous doit, il suffit de renseigner un solde initial sur sa fiche : un seul montant, qui résume tout ce qui restait dû au jour du démarrage.
Renseigner un solde initial
- Ouvrez la fiche du partenaire — par Ventes → Clients ou par Achats → Fournisseurs, c'est la même fiche.
- Renseignez Solde initial client (ce que ce client vous doit) ou Solde initial fournisseur (ce que vous devez à ce fournisseur). Une même fiche peut porter les deux.
- Enregistrez.
Le signe compte. Un montant positif côté client signifie que le client vous doit de l'argent ; côté fournisseur, que vous devez de l'argent au fournisseur. Un montant négatif dit l'inverse — c'est ainsi qu'on enregistre un acompte déjà versé.
Ne mettez dans ce solde que ce qui est antérieur à Biifor. Si vous démarrez au 1er janvier 2026, n'y comptez que les factures de 2025 et avant qui ne sont pas soldées. Comptez-y en revanche les acomptes versés avant le démarrage : ils n'apparaîtront jamais dans la banque de Biifor.
Pourquoi c'est indispensable pour la banque
C'est la vraie raison de faire ce travail, et elle n'est pas comptable : vos premiers encaissements concerneront des factures antérieures, absentes de Biifor.
Prenons un démarrage au 1er janvier. Un client vous devait 150 000 XPF au 31 décembre. Le 4 janvier, un encaissement de 100 000 XPF arrive sur votre compte bancaire.
- Sans solde initial, cet encaissement ne trouve aucune facture en face. Au mieux il reste en attente ; au pire, quelqu'un le rapproche d'une facture récente sans rapport — et le rapprochement est faux. La facture récente passe pour payée, l'ancienne créance disparaît des radars.
- Avec le solde initial, l'encaissement s'impute sur ce solde antérieur. Il en reste 50 000 XPF dus, et le compte du client dit la vérité.
Le solde initial se rapproche comme une facture : vous le retrouvez parmi les postes à solder au moment de traiter la transaction bancaire.
Qui fait ce travail, et quand
Il demande de connaître l'état des dettes et des créances au jour du démarrage : c'est donc le comptable, ou le gestionnaire qui suit les règlements, qui le fait. Le plus souvent à partir d'une balance auxiliaire sortie de l'ancien système.
Faites-le avant de brancher la banque, ou au plus tard avant de traiter les premières transactions bancaires. Après, chaque encaissement mal rapproché est une correction de plus.
Vérifiez ensuite le résultat sur le relevé de compte du partenaire : le solde initial y apparaît comme un poste à part.
Dans le cadre d'une bascule complète
Si vous quittez un autre logiciel, ce geste est la deuxième des quatre étapes d'une bascule réussie. L'ordre complet — plan comptable, soldes antérieurs, bascule simultanée des trois domaines, alignement de la date de reprise bancaire — est décrit dans Basculer un dossier existant sur Biifor.