Créer ou compléter une fiche fournisseur
Créer une fiche fournisseur avec l'assistant pas-à-pas, retrouver l'entreprise dans le référentiel du pays, et compléter la fiche au fil de l'eau.
À qui s'adresse cet article ? À toute personne qui doit ajouter un fournisseur à la main, ou compléter une fiche existante — coordonnées, automatisations, comptes.
Où trouver l'écran ? Menu Achats → Fournisseurs, bouton Nouveau — ou le « + » du menu latéral, qui ouvre directement la création.
La plupart naissent tout seuls
Avant de créer une fiche, sachez que vous n'aurez pas souvent à le faire : à la lecture d'une facture, Biifor identifie le fournisseur par son numéro d'identification et crée la fiche pour vous s'il ne la connaît pas — d'où viennent vos fournisseurs. La création manuelle sert surtout à préparer un fournisseur avant sa première facture, ou à enregistrer un fournisseur particulier.
Créer la fiche : l'assistant pas-à-pas
Le bouton Nouveau ouvre un assistant qui déroule les étapes :
- Pays et identification. Choisissez le pays du fournisseur, puis cherchez l'entreprise dans le référentiel — le champ de recherche s'adapte : « Rechercher par RID/RIDET, nom ou raison sociale » en Nouvelle-Calédonie, « Rechercher par n° TAHITI… » en Polynésie, « Rechercher par SIRET/SIREN… » en France. Sélectionnez-la : raison sociale, identifiant et sigle se remplissent tout seuls. Seule la Dénomination est obligatoire.
- Contact principal. Le nom, l'email, le téléphone de votre interlocuteur.
- Adresse.
- Informations d'achat. Numéro fournisseur, condition de paiement, devise.
- Comptabilité. Les comptes du fournisseur et son solde initial — le détail des comptes est dans Rattacher un fournisseur à ses comptes comptables.
Terminez par Créer le fournisseur.
Les cinq étapes, écran par écran
Ne sautez pas l'étape d'identification. C'est le numéro d'identification qui permet à la lecture automatique de reconnaître le fournisseur sur ses prochaines factures. Sans lui, elle risque de créer une fiche en double.
Le solde initial
À la création, le champ Solde initial fournisseur enregistre ce que vous deviez déjà à ce fournisseur avant Biifor — antériorité seulement, acomptes versés compris. Le mode d'emploi complet est dans Reprendre les soldes antérieurs.
Compléter la fiche ensuite
Une fois la fiche créée, le crayon de la fiche — ou l'action Modifier de la liste — rouvre le formulaire, organisé en onglets :
- Achats — numéro fournisseur, condition de paiement, devise ;
- Automatisations — l'interrupteur « Validation automatique des factures », l'association automatique des transactions bancaires avec les factures, et les identifiants OCR (type et numéro) qui aident la reconnaissance ;
- Comptabilité — les trois comptes du fournisseur ;
- Contexte métier — une description de l'activité du fournisseur, qui aide les propositions d'imputation (voir ci-dessous).
Le contexte métier du fournisseur
À la création d'une fiche fournisseur ou financeur, Biifor recherche sur le web une courte description de l'activité de l'entreprise et la dépose dans l'onglet Contexte métier, avec ses sources. Comptez quelques dizaines de secondes : rouvrez la fiche, ou cliquez sur Actualiser, pour la voir apparaître. Les particuliers ne sont jamais concernés.
Ce texte est à vous : vous pouvez le corriger, le compléter ou le remplacer dans l'onglet Édition. Un contexte que vous avez rédigé vous-même n'est jamais remplacé par une recherche. Pour en relancer une sur une fiche que vous avez remplie à la main, videz le contexte, enregistrez, puis cliquez sur Lancer la recherche de contexte.
Une fiche plus ancienne restée sans contexte porte ce même bouton : la recherche se lance fiche par fiche, à votre demande. Le réglage qui commande tout cela est dans Activer ou désactiver les automatisations IA.
Vous reprenez tout un répertoire d'un coup ? Passez par l'import de fichier plutôt que par la création fiche à fiche.