Créer une règle d'affectation
Automatiser le traitement des lignes bancaires récurrentes — conditions, affectations, activation d'une règle d'affectation.
À qui s'adresse cet article ? À qui complète chaque mois les mêmes lignes — abonnement, loyer, salaires — et veut que Biifor le fasse à sa place, à l'identique, sans IA.
Trois chemins : le bouton Nouvelle de l'écran Règles d'automatisation (icône engrenages de la liste des transactions) ; le bouton Créer une règle d'automatisation du détail d'une transaction ; ou « Créer une règle » dans le menu « … » d'une ligne justifiée.
Partir d'une transaction : le plus simple
Le chemin le plus sûr part d'une transaction déjà complétée : Biifor pré-remplit la règle avec ses caractéristiques — le libellé, le sens, l'affectation que vous venez de faire. Il ne reste qu'à vérifier et généraliser. C'est aussi ce que Biifor vous propose spontanément chaque fois qu'aucune règle ne couvre une ligne.
La condition : à quoi la règle reconnaît la ligne
Donnez un nom parlant, puis décrivez ce que la transaction doit vérifier :
- Le sens de la transaction est — débit ou crédit ;
- Le libellé contient — le fragment stable du libellé bancaire (« COCOTIER TELECOM ») ; le champ Le détail contient affine si besoin ;
- Le montant est — optionnel : égal, compris entre deux bornes… Utile pour distinguer deux prélèvements du même émetteur.
Visez le fragment le plus stable du libellé : pas de numéro de mois, pas de référence qui change à chaque échéance.
L'affectation : ce que la règle remplit
C'est votre travail de complétion, figé une fois pour toutes : le type de transaction (la catégorie), la catégorie de recette ou de dépense, le partenaire — client, fournisseur, associé ou employé selon le type —, le moyen de paiement, un libellé personnalisé. Cas particulier utile : pour des frais bancaires, partenaire laissé vide, « le fournisseur sera automatiquement la banque du compte de chaque transaction » — une seule règle couvre tous vos comptes.
Les types qui appellent une ventilation ajoutent une liste d'imputations : les comptes sur lesquels la règle répartit le montant, en pourcentage. La colonne Complément y est facultative — le libellé de l'écriture reprend celui de la transaction, et le complément vient s'y ajouter en suffixe. L'icône ⓘ à côté du titre de la colonne le rappelle. Le recopier n'apporterait rien, sinon un libellé en double.
Créer, activer, appliquer
Créer enregistre la règle ; Activer la met en service — « La règle sera appliquée aux futures transactions créées ». Une règle inactive ne fait rien : c'est l'état brouillon.
Pour l'appliquer aussi au stock existant, et comprendre laquelle gagne quand plusieurs règles correspondent, voir Ordonner ses règles et les appliquer aux transactions existantes.