Créer une règle d'affectation

Partir d'une transaction : le plus simple

Le chemin le plus sûr part d'une transaction déjà complétée : Biifor pré-remplit la règle avec ses caractéristiques — le libellé, le sens, l'affectation que vous venez de faire. Il ne reste qu'à vérifier et généraliser. C'est aussi ce que Biifor vous propose spontanément chaque fois qu'aucune règle ne couvre une ligne. Les imputations de la transaction sont reprises en pourcentage.

La condition : à quoi la règle reconnaît la ligne

Donnez un nom parlant, puis décrivez ce que la transaction doit vérifier :

• Le sens de la transaction est — débit ou crédit ;
• Le libellé contient — le fragment stable du libellé bancaire (« COCOTIER TELECOM ») ; le champ Le détail contient affine si besoin ;
• Le montant est — optionnel : égal, compris entre deux bornes… Utile pour distinguer deux prélèvements du même émetteur.

Visez le fragment le plus stable du libellé : pas de numéro de mois, pas de référence qui change à chaque échéance.

L'affectation : ce que la règle remplit

C'est votre travail de complétion, figé une fois pour toutes : le type de transaction (la catégorie), la catégorie de recette ou de dépense, le partenaire — client, fournisseur, associé ou employé selon le type —, le moyen de paiement, un libellé personnalisé. Cas particulier utile : pour des frais bancaires, partenaire laissé vide, « le fournisseur sera automatiquement la banque du compte de chaque transaction » — une seule règle couvre tous vos comptes.

Les types qui appellent une ventilation ajoutent une liste d'imputations : les comptes sur lesquels la règle répartit le montant, en pourcentage. La colonne Complément y est facultative — le libellé de l'écriture reprend celui de la transaction, et le complément vient s'y ajouter en suffixe. L'icône ⓘ à côté du titre de la colonne le rappelle. Le recopier n'apporterait rien, sinon un libellé en double.

Chaque imputation doit porter un pourcentage strictement positif. Une ligne laissée à 0 % est refusée à l'enregistrement — comme à l'activation ou à la désactivation — avec le message Imputation incorrecte, affiché sous la liste et citant le compte concerné : donnez-lui un pourcentage, ou retirez-la.

Leur somme, elle, ne peut pas dépasser 100 %. Au-delà, le pied de la liste affiche en rouge « La somme des imputations dépasse 100 % : corrigez-la pour pouvoir enregistrer. » et les boutons Créer, Sauvegarder, Activer et Désactiver restent inactifs tant que ce n'est pas fait. Ce n'est pas un excès de rigueur : une règle dont la ventilation dépasse le montant ne peut qualifier aucune transaction — elle serait inopérante en silence.

Une ventilation partielle reste possible — 60 % sur le compte de la règle, par exemple. Le pied de liste vous le rappelle en jaune, sans rien bloquer : le solde va sur le compte par défaut de la catégorie.

Créer, activer, appliquer

Créer enregistre la règle ; Activer la met en service — « La règle sera appliquée aux futures transactions créées ». Une règle inactive ne fait rien : c'est l'état brouillon.

L'assistant IA peut créer une règle à votre demande — « les débits dont le libellé contient VIR COCOTIER sont des paiements au fournisseur Cocotier Télécom » —, l'activer ou la désactiver. La règle porte alors une étincelle violette en haut de l'écran, entre le livre de la documentation et le bouton Messagerie : un clic dessus propose Conserver, qui retire la mention, et Annuler, qui supprime une règle qu'il a créée, ou rend à une règle qu'il a activée ou désactivée son état d'avant. Dans la liste des règles, une étincelle violette signale ces règles, et le filtre Écrits par l'assistant n'affiche qu'elles — à ne pas confondre avec la colonne Créée par IA, qui désigne les règles proposées depuis une transaction. Le détail est dans Ce que l'assistant IA écrit pour vous.

Modifier ou supprimer une règle, l'assistant ne fait que le proposer — voyez Les propositions de l'assistant IA.

Pour l'appliquer aussi au stock existant, et comprendre laquelle gagne quand plusieurs règles correspondent, voir Ordonner ses règles et les appliquer aux transactions existantes.