Solder un écart de règlement non significatif

Un virement arrondi, des frais retenus par la banque, un escompte non prévu : le règlement ne couvre pas exactement la facture, et il reste un résidu de quelques francs. Ce résidu empêche la facture de passer soldée, et elle continue d'apparaître dans vos créances ou vos dettes.

« Passer par perte et profit » solde ce résidu, et lui seul.

Quand l'action est proposée

« Passer par perte et profit » n'apparaît que sur un document déjà partiellement réglé — une facture au statut Part. payée, une transaction bancaire partiellement associée. C'est voulu : l'action solde un reliquat, elle n'est pas là pour effacer une créance ou une dette entière.

Vous ne la trouvez pas dans le menu « … » ? Regardez d'abord le panneau « Associations existantes » du document. S'il est vide, aucun règlement n'a encore été associé : il n'y a pas de reliquat, et rien à solder. Associez le règlement d'abord — voyez Rapprocher un paiement de sa facture — l'action apparaîtra ensuite, si un écart subsiste.

Le geste

1. Ouvrez la pièce concernée — la facture, ou la transaction bancaire.
2. Vérifiez le montant affiché en tête du panneau : « Reste à associer ». C'est exactement ce qui va être passé en perte et profit.
3. Ouvrez le menu « … » de la barre du panneau et choisissez « Passer par perte et profit ».

La règle : l'écart, jamais le document

Passer un document entier en perte et profit fait disparaître une créance sans la traiter. Selon la situation, il faut :

• une facture impayée qu'on renonce à recouvrer — c'est une créance irrécouvrable, décision de gestion qui se traite en comptabilité, pas d'un clic depuis le panneau d'associations ;
• une facture émise à tort — il faut un avoir, qui annule la facture et laisse une trace pour votre client ;
• une transaction bancaire qui n'aurait pas dû exister — c'est un doublon ou une erreur de saisie : voir J'ai des transactions en doublon.

À ne pas confondre avec un écart de change

Une facture en francs réglée depuis un compte en euros — une carte AMEX, par exemple — laisse presque toujours un écart d'environ un franc : les deux devises n'ont pas la même précision. Vous n'avez rien à faire : Biifor le solde tout seul en gain ou en perte de change au moment du rapprochement, et la facture passe « payée » sans reliquat.

Si vous voyez encore un reste à associer après un rapprochement entre deux devises, ce n'est donc pas un arrondi de conversion : c'est un vrai écart de règlement, et c'est bien cet article qui s'applique.

À ne pas confondre avec un trop-perçu

Le même menu « … » porte, selon la pièce, « Trop perçu » ou « Trop payé ». Ce n'est pas la même situation : là, le règlement dépasse la facture, et le surplus n'est pas une perte — il reste dû au client, ou à récupérer auprès du fournisseur. N'utilisez la perte et profit que lorsque l'écart manque, et qu'il est trop faible pour être réclamé. Le traitement d'un excédent est décrit dans Quand le règlement dépasse la facture.

Combien est « non significatif » ?

Biifor n'impose aucun seuil : c'est un choix de gestion, qui vous appartient et qui gagne à être le même pour tout le monde dans l'entreprise. La question à se poser est simple — relancer ce montant coûterait-il plus cher que de l'abandonner ? Si oui, l'écart est non significatif. Si le montant est tel que vous hésitez, ce n'en est pas un : réclamez-le, ou traitez-le comme une créance à part entière.