Choisir le traitement automatique de ses relevés bancaires
Les quatre traitements possibles d'un relevé bancaire déposé — simple archivage, extraction, pointage ou import — et lequel choisir selon que le compte est synchronisé ou non.
À qui s'adresse cet article ? À qui dépose des relevés bancaires et doit décider ce que Biifor en fait automatiquement — sans avoir à y repenser à chaque dépôt.
Où trouver le réglage ? Sur la fiche du compte : Paramètres → Banque → Comptes bancaires, champ « Traitement automatique ». Il est aussi modifiable dépôt par dépôt, champ « Traitement » de la fenêtre « Importer un relevé bancaire ».
Déposer un relevé bancaire ne dit pas ce qu'il faut en faire. Biifor propose quatre traitements, du plus passif au plus engageant. Le réglage du compte sert de valeur par défaut ; la fenêtre d'import le reprend et vous laisse le changer pour un dépôt particulier.
Les quatre traitements
« Dépôt seul (GED) » — le PDF est simplement archivé dans Biifor. Rien n'est lu, rien n'est créé. C'est le classement électronique de vos relevés bancaires, utile pour les retrouver au bon endroit sans engager de traitement.
« OCR automatique » — Biifor extrait les lignes du PDF : date, libellé, débit, crédit, ainsi que les soldes et les totaux de l'en-tête. Les lignes extraites restent dans le relevé bancaire : aucune transaction n'est créée, rien n'est comparé. Vous décidez ensuite, en ouvrant le relevé bancaire, s'il faut le pointer ou en importer les transactions.
« OCR + pointage automatique » — après l'extraction, Biifor compare les lignes du PDF avec les transactions déjà présentes dans le compte et associe celles qui correspondent. Le relevé bancaire termine en « Pointé » s'il a tout apparié, en « Incomplet » s'il reste des lignes des deux côtés — c'est le travail décrit dans Pointer un relevé bancaire.
« OCR + import des transactions automatique » — après l'extraction, Biifor crée les transactions du relevé bancaire dans le compte, sans rien comparer. Elles arrivent « À traiter » et suivent ensuite le parcours ordinaire de n'importe quelle ligne bancaire.
Lequel choisir ?
La bonne réponse dépend d'une seule chose : le compte est-il alimenté par ailleurs ?
Compte synchronisé, ou alimenté par import de fichiers : « OCR + pointage automatique ». Les transactions arrivent déjà par la synchronisation ; le relevé bancaire ne sert pas à les créer, il sert à vérifier qu'il n'en manque aucune. Le pointage confronte les deux sources et met en évidence ce qui diffère : une ligne du PDF absente de Biifor, ou l'inverse.
Compte sans synchronisation : « OCR + import des transactions automatique ». Personne d'autre n'alimente le compte, le relevé bancaire est donc la source. L'import reconstitue les écritures mois après mois.
Redéposer par erreur le même mois n'est pas dramatique : Biifor s'en protège à deux niveaux. Le fichier déjà déposé sur ce compte est reconnu — y compris renommé, car c'est son contenu qui est identifié — et le dépôt est refusé avec « Relevé déjà importé ». Et si la période couverte a déjà été traitée sur ce compte, le dépôt est refusé aussi.
Ce qui peut encore passer, c'est une autre version du même relevé bancaire : un PDF réédité ou ré-exporté par votre banque n'est plus le même fichier. S'il ne porte pas non plus les mêmes dates de période, il est accepté et ses transactions viennent s'ajouter à celles déjà en place — vous les retrouverez alors en doublons.
Changer d'avis
Le réglage du compte n'est qu'un défaut : il ne fige rien. Un relevé bancaire déposé en « Dépôt seul (GED) » peut être repris à tout moment depuis son détail, avec les boutons « Lancer l'OCR », « Lancer le pointage » ou « Import des transactions ». Et un relevé bancaire déjà extrait (« OCR terminé ») propose encore les deux voies — pointage ou import — tant que vous n'avez pas tranché.