Pourquoi vos créances et vos dettes ne sont pas à jour
Le tableau de bord affiche des dizaines d'impayés et votre comptable dit que tout est à jour : les deux ont raison, et voici pourquoi.
À qui s'adresse cet article ? À qui lit un encours client ou fournisseur qui ne correspond pas à ce qu'il sait de son activité — ou à ce que lui dit son comptable.
Deux vérités qui ne se contredisent pas
Les cartes Total des créances client et Total des dettes fournisseur ne font pas de la comptabilité. Elles donnent de l'information de gestion, construite sur une seule donnée : le statut de paiement de chaque facture.
Or une facture n'est marquée payée dans Biifor qu'au moment où son règlement est rapproché d'elle. Une ligne bancaire simplement affectée à un partenaire est pourtant bel et bien enregistrée : l'écriture de banque est passée, le compte du fournisseur ou du client est mouvementé, et le solde comptable est juste. Mais la facture, elle, reste marquée impayée tant que le rapprochement n'est pas fait.
D'où la scène classique : votre comptable regarde le solde du compte fournisseur et le trouve à jour ; vous regardez le tableau de bord et vous y voyez 89 factures impayées. Personne ne se trompe. Vous ne regardez pas la même chose.
Ce que la carte compte exactement
Une facture pèse dans l'encours quand elle remplit deux conditions :
- elle est validée — une facture encore en brouillon n'existe pas pour ces indicateurs ;
- elle n'est pas soldée — aucun règlement rapproché, ou un rapprochement partiel qui laisse un reste dû.
Deux dérives opposées découlent de ces deux conditions, et il faut savoir reconnaître les deux.
Dérive n° 1 — la facture pas encore validée : dette sous-estimée
Une facture d'achat arrivée dans Biifor mais restée en brouillon est invisible de l'indicateur. Vous devez l'argent, le fournisseur le sait, mais la carte ne le compte pas. Le produit le signale d'ailleurs lui-même sur la carte Vos dépenses principales :
« Cet indicateur ne prend en compte que les factures d'achat qui ont été validées. »
C'est vrai des dépenses, et c'est tout aussi vrai des dettes. Un dossier qui laisse s'accumuler les factures non validées affiche donc une dette inférieure à la réalité — la dérive la plus dangereuse des deux, parce qu'elle rassure. Le remède est en amont : contrôler et valider ses factures d'achat au fil de l'eau plutôt qu'en fin de mois.
Dérive n° 2 — le règlement pas rapproché : dette surestimée
Le symétrique : une facture validée, réglée pour de bon, dont le paiement est bien présent en banque, mais sans rapprochement. Elle reste affichée impayée, et l'encours gonfle sans raison.
C'est ce qui se passe quand les transactions bancaires restent au statut « À traiter » ou « À rapprocher », ou quand elles ont été affectées au partenaire sans être associées à leurs factures. Le geste qui corrige est décrit dans Rapprocher un paiement de sa facture.
Piège de lecture n° 1 — les tranches sont des anciennetés
Cliquez sur le montant En retard — la petite flèche vers le bas, à sa droite, indique qu'il se déplie : le détail s'ouvre par tranches, Moins de 15 jours, Entre 15 et 30 jours, Entre 30 et 45 jours, Plus de 45 jours.
Ce sont des tranches d'ancienneté du retard, pas d'échéance à venir. « Moins de 15 jours : 0 XPF » ne signifie pas « rien à encaisser dans les quinze jours » : cela signifie « aucune facture n'est en retard depuis moins de quinze jours ». Une lecture à l'envers de ce chiffre transforme une bonne nouvelle en alerte, ou l'inverse.
Le retard se compte à partir de la date d'échéance, jamais de la date de la facture. Une facture émise il y a deux mois, payable à 60 jours, n'est pas en retard : elle vient d'arriver à échéance. C'est le champ Date d'échéance de la facture qui commande entièrement ces quatre tranches — un oubli sur ce champ suffit à déplacer une facture de la bonne tranche à la mauvaise.
Piège de lecture n° 2 — « En cours » à zéro
Un En cours à 0 XPF face à un En retard massif ressemble à une catastrophe commerciale : plus rien dans le tuyau, tout le monde en retard. Dans la pratique, c'est presque toujours autre chose — le signe que les règlements ne sont pas rapprochés. Les factures récentes, déjà encaissées, n'ont jamais été soldées ; elles ont franchi leur échéance et ont basculé une à une dans « En retard », vidant « En cours » derrière elles.
Avant de relancer vos clients, vérifiez donc que vos transactions bancaires ont bien été rapprochées de leurs factures. Neuf fois sur dix, le chiffre revient à la normale après une séance de rapprochement — et vous vous serez épargné des appels à des clients qui ont déjà payé.
Remettre les chiffres d'aplomb
Le chemin de correction part de l'indicateur lui-même :
- cliquez sur une tuile En cours ou En retard, ou sur une tranche d'ancienneté — la liste des factures concernées s'ouvre ;
- cliquez sur une ligne — la facture s'ouvre ;
- depuis la facture, faites le rapprochement manquant.
Les factures restées en brouillon, elles, ne se corrigent pas d'ici : ces cartes ne comptent que des factures validées, une facture en brouillon n'y figure donc pas — c'est précisément la dérive n° 1. Pour celles-là, passez par la liste des factures et filtrez sur le statut Brouillon : c'est le seul endroit où vous les retrouverez.
Le chemin par le tableau de bord reste le plus naturel quand on part d'un chiffre qui cloche : on corrige exactement les factures qui faussent le total, sans balayer toute la banque. Les encours d'un partenaire précis se lisent de la même façon sur sa fiche, et le détail poste par poste dans son relevé de compte.