Faire en sorte que Biifor automatise vraiment votre gestion et votre comptabilité

Trois leviers, un seul but

Biifor sait rattacher un paiement à sa facture, choisir un compte, passer une écriture. Mais il ne peut le faire que si les pièces sont là, au bon moment, et si la situation n'est pas ambiguë.

D'où trois leviers. Les deux premiers sont des habitudes de tous les jours : elles paraissent anodines et coûtent quelques secondes chacune, mais ce sont elles qui décident si votre travail se fait tout seul ou à la main. Le troisième est un réglage, à poser une fois que les deux premiers ont fait leurs preuves sur un fournisseur donné.

Le fil de l'eau : la facture avant le paiement

La facture doit arriver dans Biifor avant le mouvement bancaire qui la paie. C'est la règle numéro un, et elle n'a rien à voir avec le rangement.

Le rapprochement automatique est une chance unique. Il est tenté au moment où la ligne bancaire arrive : si la facture n'est pas encore validée à ce moment-là, aucune association automatique ne sera refaite plus tard. Le panneau « Associations potentielles » continue, lui, de proposer les candidats à chaque ouverture de la pièce — le rattrapage reste à un clic, mais il faut y penser et ouvrir la pièce, alors qu'au fil de l'eau il n'y a rien à faire du tout.

Concrètement, cela veut dire prendre trois réflexes :

• Transférer l'email du fournisseur sans attendre, dès réception. Mieux encore : demander au fournisseur de mettre votre adresse de collecte en copie pour les prochaines fois — vous n'aurez plus rien à faire du tout. Voyez Collecter ses factures d'achat par email.
• Photographier le ticket au moment même où l'on paie, depuis le téléphone. Le ticket de carburant photographié à la pompe est traité avant même que la ligne bancaire n'arrive. Voyez Scanner un document avec le mobile.
• Photographier la facture papier à l'instant où on la reçoit. Une facture remise en main propre ou arrivée par courrier ne doit pas attendre le retour au bureau : sortez l'application mobile et prenez-la en photo sur-le-champ. C'est le même geste que pour le ticket, appliqué au papier — qui, sinon, atterrit dans une pochette.
• Ne pas garder de pile. Une facture qui attend dans un dossier « à traiter » attend en fait de coûter dix fois plus de temps.

Quelques secondes par geste, contre des heures de rattrapage. Et le bénéfice ne s'arrête pas au rapprochement : plus vous anticipez, meilleures sont les propositions d'imputation, plus vos chiffres de gestion sont justes à tout moment.

Un règlement par facture

L'automatisme fonctionne quand il n'existe qu'un seul candidat possible. Un paiement de 122 000 XPF qui tombe en face d'une unique facture de 122 000 XPF ne laisse aucune place au doute : le rapprochement se fait seul.

Un virement qui couvre quatre ou cinq factures, lui, ne sera jamais rapproché automatiquement. Il faudra qu'un humain ouvre la transaction, sélectionne les factures concernées et vérifie que le total tombe juste. C'est d'ailleurs assumé dans le produit : le rapprochement groupé n'existe que depuis les écrans bancaires, et reste indisponible tant que la balance du groupe n'est pas à zéro. C'est une opération conçue pour être humaine — voyez Rapprocher un règlement partiel ou groupé.

La conséquence pratique tient en deux phrases :

• Côté achats, réglez une facture par virement plutôt qu'un virement global en fin de mois.
• Côté ventes, demandez si possible à vos clients un virement par facture — on n'obtient pas toujours de son client qu'il paie facture par facture, et ce n'est pas grave. En revanche, demandez-lui systématiquement de mettre le numéro de facture en référence du virement : c'est ce libellé qui permet à Biifor d'associer tout seul le paiement à la bonne facture, et il y parvient bien mieux quand la référence est là.

Le surcoût est de quelques secondes sur l'application bancaire. Le gain se compte en dizaines de minutes de rapprochement, tous les mois.

Activer la validation automatique de vos factures fournisseurs

Les deux premiers leviers sont des habitudes. Le troisième est un réglage, et c'est celui qu'on oublie le plus souvent d'actionner.

Chaque fiche fournisseur porte un interrupteur de validation automatique des factures : une fois activé, les factures de ce fournisseur sont validées — donc comptabilisées — dès la fin de la lecture automatique, sans que vous ayez à les ouvrir.

Quand l'activer ? Pas le premier jour. Attendez d'avoir constaté, sur quelques factures de ce fournisseur, que la lecture automatique remplit correctement le formulaire : montants justes, dates justes, bon compte d'imputation. Ce constat fait, il n'y a plus de raison de relire à la main tous les mois la même facture d'abonnement.

Et ce constat, vous le ferez : la lecture automatique de Biifor est performante. Lui faire confiance là où elle a déjà fait ses preuves est le moyen le plus direct de récupérer du temps — c'est exactement ce pour quoi elle est là. Le détail du réglage, ses conditions de déclenchement et les fournisseurs pour lesquels le garder manuel sont dans Faut-il activer la validation automatique par fournisseur ?.

Ce qui est perdu, et ce qui ne l'est pas

Il faut être précis sur ce qu'on perd quand la facture arrive en retard : on perd l'automatisme, pas la possibilité.

Le panneau « Associations potentielles » est recalculé à chaque ouverture d'une pièce, des deux côtés — depuis la facture comme depuis la transaction bancaire. Les candidats y sont toujours proposés, et le rattrapage reste à un clic. Mais il faut y penser, et ouvrir la pièce. Au fil de l'eau, il n'y a rien à faire du tout.

Pour aller plus loin

Ce que Biifor fait exactement à l'arrivée d'une ligne bancaire — règles d'affectation d'abord, intelligence artificielle ensuite — est décrit dans Comment Biifor traite une nouvelle ligne bancaire.

La version approfondie de cet article, écrite pour le comptable, est Faire travailler l'automatisation pour vous.