Importer ses articles en masse
Article en cours de relecture. Son contenu est consultable, mais il peut encore changer : il n'est pas référencé et n'apparaît pas dans le plan du site.
Reprendre un catalogue existant d'un coup avec le modèle de fichier à compléter — le groupe d'articles se désigne par son libellé ou par son taux de taxe, l'import n'en crée jamais.
À qui s'adresse cet article ? À qui arrive sur Biifor avec un catalogue existant — un tableur, l'export d'un autre logiciel — et ne veut pas ressaisir ses articles un par un.
Où trouver l'écran ? Menu Ventes → Articles, bouton Importer. Le bouton n'apparaît qu'à qui peut à la fois créer et modifier des articles.
Deux étapes : le modèle, puis votre fichier
La modale Importer des articles guide en deux étapes :
- Téléchargez notre modèle de fichier — un classeur avec un onglet Articles à remplir, une notice, et des listes déroulantes sur l'unité, le type, le mode de prix, le taux de taxe et la filière d'éco-taxe. Ne renommez pas les colonnes, ne les déplacez pas : c'est par leur nom que Biifor les reconnaît.
- Importez le modèle complété avec vos données — au format CSV uniquement. Une fois l'onglet rempli, enregistrez-le en « CSV UTF-8 » ; un classeur déposé tel quel est refusé avec le motif affiché à l'écran.
Ce que le fichier peut contenir
Seul le nom est obligatoire. Le reste complète l'article comme sur sa fiche : référence, description, type (marchandise ou service), unité, prix de vente, mode de prix HT ou TTC, devise, et l'éco-taxe — montant, filière, incluse ou non dans le prix.
Ce qui manque reçoit les mêmes valeurs que la saisie à l'écran : un article sans type est une marchandise, sans unité il se vend à l'unité, sans devise il prend celle du dossier, sans mode de prix celui de vos paramètres de vente.
Le groupe d'articles : désigné, jamais créé
Le taux de taxe et le compte de produit ne se saisissent pas sur l'article : ils viennent de son groupe d'articles. Le fichier doit donc dire à quel groupe existant rattacher chaque ligne, de l'une de ces deux façons :
- la colonne Groupe de marchandises, avec le libellé exact du groupe tel qu'il apparaît dans Biifor — la casse n'a pas d'importance ;
- à défaut, la colonne Taux de taxe à la vente, en pourcentage (
6,6.00ou6,00désignent la même taxe) : Biifor retrouve le groupe de votre dossier qui porte ce taux pour ce type d'article. Si plusieurs groupes se disputent le même taux, la colonne Compte de vente les départage.
L'import ne crée jamais de groupe. Une ligne dont le groupe est introuvable, ou dont le taux ne retrouve aucun groupe, reste en erreur avec le message qui dit quoi corriger. Créez le groupe manquant dans Biifor, puis relancez l'intégration : la ligne passe sans retoucher le fichier.
Un taux qui n'existe pas sur le territoire du dossier est refusé de la même façon : la TGC n'a que quelques taux, et un fichier venu d'ailleurs en porte parfois d'autres.
Réimporter un fichier déjà passé
Un fichier peut reprendre des articles déjà présents : la ligne est reconnue par sa référence, et l'article est mis à jour avec ce que le fichier renseigne — une cellule vide ne touche pas au champ existant. Réimporter le même fichier ne crée donc pas de doublon.
Une ligne sans référence est rapprochée par son nom, et la cellule Nom passe alors en ambre : « Article rapproché par son nom, faute de référence (risque d'homonyme) ». La ligne est bien intégrée ; l'avertissement rappelle seulement que deux prestations du même nom seraient confondues. Si plusieurs articles portent déjà ce nom, la ligne reste en erreur jusqu'à ce qu'une référence les départage.
Suivre le résultat de l'import
Une fois le fichier envoyé, Biifor ouvre le lot d'import : chaque ligne du fichier y est relue avant intégration, se corrige sur place — cellule par cellule, avec les listes déroulantes du dossier pour l'unité, la devise ou le compte de vente — puis reçoit son état : créée, mise à jour, ou en erreur avec la cellule à corriger. Le mode d'emploi complet du suivi est dans Suivre et corriger ses imports.
Les articles importés apparaissent aussitôt dans la liste, prêts à servir sur vos devis et factures. Une image, elle, se pose depuis la fiche de l'article.