Exporter une liste et télécharger des documents
Sortir une liste au format tableur, ou récupérer plusieurs PDF d'un coup dans une archive.
À qui s'adresse cet article ? À tous ceux qui doivent sortir des données de Biifor — pour un tableur, pour un tiers, pour un contrôle.
Où trouver l'écran ? Sur les listes qui le permettent, bouton Exporter de la barre d'outils.
Exporter une liste
Le bouton Exporter télécharge la liste dans un fichier tabulaire, ouvrable dans n'importe quel tableur.
Deux points comptent :
- L'export respecte vos filtres et votre tri. Ce que vous obtenez est ce que vous voyez, dans le même ordre. Filtrez d'abord, exportez ensuite — voyez Filtrer une liste et partager sa vue.
- L'export ignore la pagination. Vous n'avez pas besoin de passer à 500 lignes par page : même affichée par 50, une liste de 3 000 lignes filtrées s'exporte entièrement.
Le fichier est nommé par Biifor, en fonction de la liste et de la date.
Toutes les listes ne sont pas exportables : le bouton n'apparaît que là où l'export a un sens — transactions bancaires, factures, journaux, entre autres.
Télécharger plusieurs PDF d'un coup
Sur les listes de factures, vous pouvez récupérer les documents eux-mêmes, et pas seulement leurs données.
- Cochez les lignes voulues à l'aide des cases à cocher, en tête de ligne.
- Lancez le téléchargement groupé.
- Vous recevez une archive contenant un PDF par document.
La sélection est limitée à 100 documents par téléchargement. Au-delà, procédez par lots — un mois à la fois, par exemple, ce qui donne en plus des archives faciles à classer.
C'est le geste à connaître pour transmettre les justificatifs d'une période à un tiers, sans ouvrir les factures une par une.
Les exports qui ne partent pas d'une liste
Trois exports importants ont leur propre écran, parce qu'ils ne se réduisent pas à un tableau :
- la comptabilité, destinée au logiciel de production comptable, avec ses précautions propres — voyez Exporter sa comptabilité. Ne l'utilisez pas à la place d'un export de liste : un réexport a des conséquences ;
- le relevé de compte d'un client ou d'un fournisseur, disponible au format PDF ou tableur — voyez Consulter et exporter le relevé de compte ;
- le PDF d'un document seul, qui se télécharge depuis le document lui-même.
Et pour faire entrer des données ?
L'opération inverse existe pour les partenaires, le plan comptable ou les transactions bancaires. Elle passe par un écran d'historique des imports, où chaque lot montre son avancement et ses lignes en erreur — voyez Suivre et corriger ses imports.