Pourquoi votre numérotation est définitive

La règle : une séquence continue, sans trou ni retour

La réglementation impose que vos factures soient numérotées selon une séquence chronologique continue : chaque numéro est attribué une seule fois, aucun n'est sauté, aucun n'est réutilisé. C'est cette continuité qui permet à un vérificateur — ou à vous-même — de s'assurer qu'aucune facture n'a disparu de la comptabilité.

Biifor applique la règle à la lettre : le numéro est attribué au moment de la validation du document, dans l'ordre des validations, et il ne se libère jamais — même si la facture est ensuite annulée par un avoir.

Ce qui se fige, et quand

Ce qui se fige, c'est le premier numéro de la séquence — le point de départ du compteur. Tant qu'aucun document n'a été validé, vous le choisissez librement. L'écran vous prévient : « Une fois que vous aurez validé votre premier devis, vous ne pourrez plus modifier le premier numéro de la séquence » — et le même avertissement existe pour votre première facture et votre premier avoir.

Dès la première validation, ce point de départ se verrouille. L'écran l'affiche alors sans détour : « Vous avez déjà validé un devis, vous ne pouvez plus modifier la séquence de numérotation ». Le rouvrir permettrait de réutiliser un numéro déjà attribué ou d'en sauter — c'est précisément ce que la règle interdit.

La présentation du numéro, elle, reste modifiable. Le préfixe et ses séparateurs, la présence de l'année et du mois, la longueur du compteur : tout cela se change quand vous voulez, même après des centaines de factures. Ces éléments habillent le numéro ; ils ne commandent pas le compteur, qui continue d'avancer sans jamais revenir en arrière.

Les trois séquences sont indépendantes : valider votre premier devis fige la numérotation des devis, pas celle des factures.

La conséquence pratique : décider avant la première facture

Le format de numérotation fait partie des quelques réglages à prendre au sérieux avant de commencer — au même titre que les autres décisions difficiles à rattraper listées dans Les réglages à faire avant de commencer.

Posez-vous deux questions avant de valider quoi que ce soit :

• Reprenez-vous une numérotation existante ? C'est la seule question vraiment irréversible. Si vous facturiez déjà ailleurs, choisissez un premier numéro qui prend la suite de votre ancienne séquence, plutôt que de repartir de 1.
• Le format vous conviendra-t-il encore dans cinq ans ? Année, mois, préfixe : ceux-là se retouchent plus tard, mais un habillage qui change en cours d'année rend vos numéros moins lisibles, pour vous comme pour vos clients. Autant le composer une bonne fois — le pas à pas est dans Paramétrer la numérotation de ses documents.