Quand une ligne bancaire cache plusieurs opérations

Un seul problème, trois modules

Votre banque vous montre un montant par ligne. Mais ce montant recouvre souvent plusieurs opérations :

• une remise de chèques de 340 000 XPF, c'est cinq chèques de cinq clients différents, réglant sept factures ;
• un versement de l'opérateur de paiement de 128 500 XPF, c'est la recette carte de trois jours, payée par une vingtaine de clients ;
• un prélèvement de carte à débit différé de 96 000 XPF en fin de mois, c'est trente achats faits chez autant de fournisseurs.

Face à ces lignes, la banque ne dit rien de plus que le total. Or Biifor a besoin de savoir de quel client il s'agit pour n'afficher que ses factures en attente, et de quel fournisseur pour solder ses dettes. Sans décomposition, une ligne pareille reste rapprochable de rien : elle ne correspond à aucune facture, puisqu'elle les regroupe toutes.

C'est le rôle de ces trois modules : décomposer la ligne, pour retrouver derrière le total les clients, les fournisseurs et leurs factures.

Comment chacun s'y prend

Les chèques reçus et les remises. Vous enregistrez chaque chèque à sa réception, avec son client et son montant, puis vous composez la remise que vous portez à la banque. Quand la ligne de remise arrive sur le compte, elle correspond exactement à un groupe de chèques déjà identifiés. Voir Suivre ses chèques reçus et composer ses remises.

Un exemple concret, parce que c'est là qu'on se trompe. Vous déposez une remise de chèques qui concerne plusieurs clients : passez par les modules Chèques reçus puis Remises de chèques pour ventiler client par client. Quand la ligne bancaire arrive, catégorisez-la en type de transaction « Remise de fonds », catégorie de recette « Remise de chèque » : elle se rapproche alors de la remise que vous avez composée, et chaque client est soldé pour sa part.

Et si la remise ne concerne qu'un seul client ? Vous pouvez faire plus court : catégorisez directement la ligne en « Encaissement client », choisissez le client, et rapprochez sa facture. Passer par les modules reste possible, mais n'apporte rien quand il n'y a rien à ventiler.

Les encaissements carte. Le versement du prestataire regroupe les paiements de plusieurs clients. Le module sert uniquement à renseigner le ou les clients qui ont payé par carte, puis à choisir leurs factures. Voir Identifier les clients derrière un encaissement carte.

Les cartes à débit différé. Certaines banques ne donnent le détail des achats que dans la colonne libellé, jamais dans la colonne montant : un seul prélèvement global tombe en fin de mois. Le module permet de ventiler ce total en autant d'achats, chacun avec son fournisseur. Voir Suivre les paiements par carte à débit différé.

Ce que ce n'est pas : un module de caisse enregistreuse

Si vous tenez un commerce de détail, ne cherchez pas votre recette du jour dans Biifor : elle n'y est pas sous cette forme. Ce que ces modules savent faire, c'est relier des encaissements identifiés à des factures identifiées — donc travailler client par client, pas jour par jour.

Les espèces sont à part

Une transaction en espèces n'entre pas dans cette logique : c'est une opération unique, pas une ligne à décomposer. Un client vous règle 45 000 XPF en liquide, et c'est tout — il n'y a rien à ventiler. Le module correspondant sert simplement à enregistrer le mouvement et à le rapprocher de sa facture, comme le décrit Enregistrer des transactions en espèces.

Activer seulement ce qui vous sert

Chacun de ces modules s'active séparément, et n'apparaît dans le menu que s'il est activé — voir Activer les sous-modules Banque dont vous avez besoin. Une entreprise qui n'est jamais payée par chèque n'a aucune raison d'afficher les écrans de chèques et de remises.