Pièces jointes, notes internes et historique d'un document
Tout ce qui accompagne un document sans en faire partie : les fichiers annexes, les notes de travail et la trace des modifications.
À qui s'adresse cet article ? À tous ceux qui travaillent à plusieurs sur un dossier, ou qui doivent pouvoir justifier une pièce plus tard.
Où trouver l'écran ? Sur le détail d'un document : facture d'achat, facture de vente, devis, transaction bancaire.
Trois choses différentes
Un document porte souvent plus que lui-même. Biifor distingue trois annexes, qui répondent à trois besoins :
- les pièces jointes — des fichiers, qui font partie du dossier ;
- la note interne — un commentaire de travail, qui ne sort jamais ;
- l'historique — la trace de ce qui a été modifié, que personne n'écrit.
Les pièces jointes
Une section Pièces jointes permet d'attacher des fichiers à un document : bon de livraison, bon de commande, échange de courriers, justificatif complémentaire.
| ☑ | Nom du fichier | Ajouté le | Actions |
|---|---|---|---|
| ☑ | 📄 facture-sablevert-2026-1187.pdf | 22/07/2026 | 👁⬇🗑 |
| ☑ | 📄 bon-de-livraison-4471.pdf | 23/07/2026 | 👁⬇🗑 |
- Dépliez la section Pièces jointes sur le document.
- Ajoutez un fichier — par le bouton, ou en le glissant directement sur la zone.
- Chaque ligne du tableau permet ensuite de consulter, télécharger ou retirer le fichier.
Qui peut ajouter et retirer une pièce
Consulter et télécharger les pièces d'un document demande simplement de pouvoir lire ce document. En ajouter ou en retirer relève d'un droit à part, que votre administrateur de dossier accorde document par document — facture de vente, facture d'achat, devis, emprunt, e-mail, message de discussion.
C'est un droit distinct de celui de modifier le document, et c'est voulu : gérer les annexes d'une pièce n'est pas la corriger. Concrètement, une facture validée, payée ou passée en perte et profit, et un devis validé, accepté ou déjà facturé, restent des documents auxquels on peut joindre une pièce — un bon de commande signé arrive presque toujours après la validation.
Deux exceptions, et une seule règle derrière : on ne retouche pas les pièces d'un envoi archivé. Un e-mail déjà parti et un message de discussion déjà envoyé gardent leurs pièces telles quelles. Ils restent consultables, et leurs pièces téléchargeables.
Si vous ne voyez ni le bouton d'ajout ni l'icône de retrait, c'est donc l'un des deux : le droit ne vous a pas été accordé sur ce type de document, ou le document est un envoi archivé.
Retirer une pièce ne la fait pas disparaître ailleurs
Un même fichier sert souvent à plusieurs endroits à la fois : le PDF d'une facture est aussi le justificatif de son écriture comptable et la pièce de l'e-mail qui l'a envoyée. Retirer une pièce d'un document la détache de ce document-là, et de lui seul : partout où elle sert encore, elle reste en place.
Le fichier n'est réellement supprimé que lorsque plus aucun document ne s'en sert.
Récupérer plusieurs pièces d'un coup
Quand vous devez transmettre l'ensemble des justificatifs d'un document — à un confrère, à un contrôleur, dans un dossier de révision — il n'est pas nécessaire de les télécharger un par un.
- Cochez les pièces qui vous intéressent, ligne par ligne, ou toutes d'un coup avec la case de la première colonne du tableau.
- Cliquez sur Télécharger la sélection.
- Vous recevez une archive contenant les fichiers cochés, sous leurs noms d'origine.
Deux gestes, deux résultats — et c'est voulu :
- le bouton de téléchargement d'une ligne vous donne le fichier seul ;
- le bouton Télécharger la sélection vous donne toujours une archive, même si vous n'avez coché qu'une seule pièce.
Quelques détails qui évitent les surprises : tant qu'aucune pièce n'est cochée, le bouton reste inactif ; la préparation de l'archive peut prendre un moment sur des fichiers volumineux, le bouton vous le montre et ne peut pas être relancé entre-temps ; deux pièces qui portent le même nom se retrouvent toutes les deux dans l'archive, la seconde recevant un suffixe ; et si le fichier d'une pièce était introuvable, l'archive arrive quand même avec les autres, l'absence y étant signalée.
Le même geste existe sur les listes de factures et de devis, où il récupère cette fois les PDF des documents cochés — voyez Exporter une liste et télécharger.
Une distinction à garder en tête : sur une facture issue de la lecture automatique, le PDF d'origine n'est pas une pièce jointe — c'est le document lui-même, celui qui a été lu. Les pièces jointes sont ce que vous ajoutez autour.
Une précision qui compte : les pièces jointes ne partent pas dans l'export comptable. Ce que l'export emporte, c'est le justificatif du document lui-même — le PDF de la facture. Les fichiers que vous avez ajoutés autour restent dans Biifor. Si votre comptable a besoin de l'un d'eux, transmettez-le à part — voyez Exporter sa comptabilité.
La note interne
Sur une transaction bancaire, vous pouvez écrire une note interne : une phrase libre qui explique la situation à celui qui reprendra la ligne. « Facture pas encore reçue, relancé le fournisseur le 12. » « À rapprocher de l'acompte de juin. »
Cette note est strictement interne : elle n'apparaît sur aucun document envoyé, ni chez votre client, ni chez votre fournisseur.
Elle prend tout son sens avec le drapeau de problème. Quand vous signalez un problème sur une transaction, Biifor vous invite à écrire la note dans la foulée, et la fait apparaître au survol du drapeau dans la liste : votre collègue lit la raison sans ouvrir la pièce. Voyez Signaler un problème sur une transaction.
L'historique
Sur les pages qui consultent un objet, un bouton horloge apparaît à droite du fil d'Ariane.
Il ouvre l'historique des modifications : qui a changé quoi, et quand. Vous n'avez rien à y saisir, il se remplit tout seul.
C'est la réponse à trois questions qui reviennent souvent :
- qui a modifié ce montant depuis hier ?
- à quelle date cette facture a-t-elle été validée, et par qui ?
- est-ce que quelqu'un est déjà passé sur cette pièce avant moi ?
Le bouton n'apparaît que sur les objets dont l'historique est suivi. Son absence sur un écran de liste est normale : l'historique porte sur un objet.
Ce qui n'est pas une annexe
Deux blocs voisins sont souvent confondus avec les annexes, alors qu'ils sont produits par Biifor et ne se modifient pas :
- les écritures comptables générées par le document — voyez Voir les écritures comptables d'un document ;
- les données extraites par la lecture automatique, qui décrivent ce que Biifor a lu sur le PDF d'origine.