Pourquoi Biifor demande le FEC

Ce que c'est

Le fichier des écritures comptables est un fichier normalisé que tout logiciel de comptabilité sait produire. Votre cabinet l'exporte en quelques clics : il contient l'historique des écritures de l'exercice, donc les comptes utilisés, les journaux, et surtout qui a été imputé sur quoi.

Sa vraie valeur : les contreparties de vos fournisseurs

On croit souvent que ce fichier sert à récupérer un plan comptable. C'est vrai, mais c'est secondaire — un plan comptable se recharge aussi depuis un tableur.

Ce qu'il apporte et que rien d'autre n'apporte, c'est l'association entre chaque fournisseur et son compte de charge habituel. Quand vos écritures passées montrent que le compte d'un fournisseur est toujours suivi du même compte de charge, Biifor reporte les deux sur sa fiche. Vous obtenez, en un seul chargement, ce que vous auriez mis des semaines à saisir fournisseur par fournisseur.

La conséquence est immédiate : dès la première facture, l'imputation proposée est la vôtre, celle que votre cabinet attend — pas une imputation générique.

Le fichier crée aussi vos journaux, avec leurs codes. Vos écritures sortent donc classées comme chez vous dès le premier export.

Ce qui se passe si vous ne le chargez pas

Rien ne casse — Biifor fonctionne très bien sans. Mais il travaille alors avec ses propres repères, et l'écart se paie plus tard :

• Biifor crée ses comptes au fil de l'eau, avec sa numérotation. Ce ne sont pas ceux de votre cabinet : au premier export, le rapprochement des deux plans devient un chantier.
• Chaque nouveau fournisseur arrive sans compte de charge. Sa facture part donc en 471, le compte d'attente, en attendant qu'un humain tranche.
• La remise en ordre consiste ensuite à réaffecter ou fusionner les comptes, un par un — voyez Créer, surveiller et fusionner ses comptes et Résorber les comptes d'attente 471 et 473.

Autrement dit : le travail n'est pas évité, il est déplacé — et il coûte plus cher après qu'avant.

Ce qu'il ne fait pas

Le chargement met à jour les comptes et les journaux. Il ne rejoue pas votre historique dans Biifor : vos anciennes écritures restent chez votre cabinet, et vos factures antérieures non payées ne sont pas ressaisies. Pour repartir avec les bons soldes de clients et de fournisseurs, c'est un autre geste — Reprendre les soldes antérieurs.

Quand le charger

Au démarrage, avant de traiter la première facture. C'est le seul moment où il vous épargne du travail au lieu d'en créer : chargé après coup, il vous laisse avec des imputations déjà faites sur les mauvais comptes.

Si vous l'avez sous la main plus tard, chargez-le quand même : il rattrapera les fournisseurs que vous n'avez pas encore rencontrés.

Le geste lui-même — les deux portes d'import, le format attendu, le suivi du chargement — est décrit dans Importer son plan comptable ou un FEC.