Créer une facture de vente

Avant la toute première facture

Si vous n'avez encore rien facturé avec Biifor, prenez cinq minutes pour régler ce qui doit l'être avant d'émettre — en particulier la numérotation. Tant qu'aucune facture n'est validée, le formulaire vous le rappelle d'ailleurs par un message : « Avant de valider, vérifiez le format de numérotation de vos factures ». Une fois la première facture validée, la séquence ne se change plus.

Le brouillon : votre espace de travail

Le bouton Nouvelle crée immédiatement une facture au statut « Brouillon » et ouvre sa page de saisie. Tant qu'elle reste en brouillon, la facture n'a pas de numéro, n'existe pas en comptabilité, se modifie et se supprime librement. Il n'y a pas de facture proforma dans Biifor : c'est le brouillon qui joue ce rôle, aussi longtemps que vous ne validez pas.

L'enregistrement est automatique sur la plupart des champs ; le bouton Sauvegarder reste là pour forcer la main.

Les boutons Aperçu, Supprimer, Sauvegarder et Valider sont regroupés dans une barre en bas de l'écran, qui suit le défilement : sur une facture longue, vous validez là où vous venez de saisir, sans remonter.

Un brouillon « Écrit par l'assistant »

L'assistant IA peut préparer une facture de vente à votre demande : il la crée toujours en brouillon. Le brouillon porte une étincelle violette en haut de l'écran, entre le livre de la documentation et le bouton Messagerie : un clic dessus propose Conserver, qui retire la mention, et Annuler, qui supprime le brouillon et vous ramène à la liste. Dans la liste des factures, une étincelle violette signale ces brouillons, et le filtre Écrits par l'assistant n'affiche qu'eux.

Sur une facture validée, l'assistant peut aussi préparer un avoir, toujours en brouillon : c'est l'avoir qui porte l'étincelle, pas la facture d'origine, qui n'est pas touchée. Annuler supprime l'avoir.

Valider la facture — ou l'avoir — reste votre décision : l'assistant ne peut que vous le proposer, comme modifier ou supprimer un brouillon, marquer une facture envoyée, l'annuler, la dupliquer ou la corriger — voyez Les propositions de l'assistant IA. Le détail est dans Ce que l'assistant IA écrit pour vous.

Remplir la facture

1. Vos données. Vérifiez le bloc vendeur ; le bouton Ajouter logo téléverse le logo qui figurera sur le document (PNG ou JPG, 5 Mo maximum). Il n'apparaît que si votre rôle permet de modifier la facture. Quand votre société n'a pas encore de logo, celui-ci devient aussi le sien, à condition que votre rôle permette de modifier les données de la société.
2. Votre client. Sélectionnez-le dans la liste — ou créez sa fiche si c'est un nouveau. Le lien « Utiliser une autre adresse de livraison ? » permet de viser un établissement ou une adresse de livraison distincte de l'adresse de facturation.
3. Données générales. La date de facture et la date d'échéance, l'Objet de la facture qui deviendra son libellé.
4. Articles. Le cœur du document — voyez ci-dessous.
5. Bas de page. Conditions générales, conditions de paiement, notes pour le client : tout est pré-rempli depuis vos paramètres de vente et reste modifiable document par document. Les coordonnées bancaires, présentes dès que le virement figure parmi les moyens de paiement, se complètent aussi depuis un compte du dossier par la liste Insérer… (comment ça marche). Le commentaire interne n'apparaît jamais sur le PDF.

L'échéance peut-elle tomber le jour de la facture ?

Oui. La date d'échéance peut être égale à la date de facture : c'est une facture payable à réception. C'est vrai aussi pour une facture datée de quelques jours dans le passé : une facture du 30 septembre saisie le 5 octobre peut avoir son échéance au 30 septembre. Seuls les jours antérieurs à la date de facture sont grisés dans le calendrier de l'échéance. La date de facture, elle, ne peut pas dépasser la date du jour.

L'échéance ne suit pas la date de facture. Si vous avancez la date de facture au-delà de l'échéance déjà saisie (par exemple au jour où vous validez un ancien brouillon), l'enregistrement est refusé : « Échéance antérieure à la date de facture », avec les deux dates en cause. Avancez l'échéance à son tour, puis enregistrez.

Les lignes d'articles

Ajouter une ligne ajoute une ligne de facturation. Une ligne part toujours d'un article : il n'y a pas de saisie libre. Choisissez-le dans le champ Article — désignation, prix et taxe se remplissent seuls.

S'il n'existe pas encore, créez-le sans quitter la facture : le + à droite du champ, ou l'entrée « Créer un nouvel article » qui apparaît quand la recherche ne donne rien, ouvre la création à la volée. Vous revenez sur votre ligne, l'article sélectionné. C'est le geste normal — le catalogue se construit au fil des factures, il n'a pas à être prêt d'avance.

L'article posé, la ligne reste ajustable pour ce document : désignation, description, quantité, unité, prix, remise éventuelle et taux de taxe. Ajouter une section et Ajouter une sous-section structurent les longs documents : une liste propose les titres de sections du niveau choisi — les sections pour une section, les sous-sections pour une sous-section —, le titre retenu se pose sur la ligne, où il reste modifiable, et le + en enregistre un nouveau sans quitter la facture ; le bouton Titre libre garde la saisie à la main. La poignée de chaque ligne permet de les réordonner, et le menu de ligne de les Dupliquer, Déplacer ou Supprimer.

Quantité et remise sont bornées. Une quantité ne peut pas être négative. Une remise non plus — ni sur une ligne, ni sur le document entier : une remise négative serait une majoration déguisée. Ces champs n'acceptent tout simplement pas le signe − : la touche reste sans effet. En pourcentage, la remise plafonne à 100 % : au-delà, la valeur est ramenée à 100 dès que vous quittez le champ — ou dès que vous rebasculez le type de remise sur Pourcentage avec un montant plus élevé déjà saisi. En montant, elle ne peut pas dépasser ce sur quoi elle s'applique — le montant de la ligne, ou le total du document pour la remise globale —, et c'est l'enregistrement qui la refuse alors, en nommant la règle. Les deux plafonds sont atteignables : c'est ainsi qu'on offre une ligne.

Un prix, en revanche, peut être négatif. C'est le moyen de faire figurer un geste commercial libellé sur le PDF — « Remise exceptionnelle », « Avoir sur prestation » — là où la remise globale reste anonyme. Créez un article dédié à prix négatif et posez-le comme une ligne ordinaire : il réduit le total et la base de TGC comme n'importe quelle remise. Le garde-fou reste le total du document, qui doit rester positif pour que la facture puisse être validée.

Si une ligne est exonérée de TGC, Biifor exige un motif d'exonération : sans lui, la validation restera bloquée. Pour un client établi dans un autre pays, coché exonéré sur sa fiche, ou pour un article non taxable, la ligne est facturée à 0 % sans que vous ayez à cocher quoi que ce soit : la case « Exonéré ? » est alors grisée, et un « i » explique pourquoi. Le motif, lui, reste modifiable.

Un mot en passant sur le mode de saisie des prix : chaque document se saisit en HT ou en TTC, et la bascule reste possible sur un brouillon — Biifor prévient alors que « les prix saisis seront réinterprétés dans le nouveau mode » et recalcule tous les montants. La plupart des entreprises n'y touchent jamais.

Les totaux, eux, ne se saisissent pas : ils suivent les lignes, taux de taxe par taux de taxe.

Une ligne est refusée à l'enregistrement : laquelle corriger ?

La désignation d'une ligne — ou le titre d'une section — tient en 200 caractères, sa référence en 20 : les mêmes limites que la fiche de l'article. Le champ s'arrête de lui-même à la limite, et un texte collé plus long est coupé à 200 caractères. Pour en dire davantage, utilisez la description de la ligne, qui n'a pas de limite.

Quand l'enregistrement refuse une ligne, le message nomme la ligne et le champ à corriger — par exemple « Ligne 19 — Nom de l'article ne peut pas dépasser 200 caractères. ». Les lignes se comptent depuis le haut du tableau, sections et sous-sections comprises. Le tableau défile jusqu'à la ligne en cause, qui s'affiche sur fond rouge, le champ à corriger cerclé de rouge. Tout redevient normal dès que vous modifiez la ligne.

Aperçu, puis validation

Le bouton Aperçu affiche le PDF tel que le client le recevra, avec le choix du modèle de document. Il n'est actif que si un client est sélectionné.

Si vous cliquez sur Valider sans avoir ouvert l'aperçu depuis votre arrivée sur la facture, Biifor vous demande « Prévisualiser avant de valider ? ». Oui, prévisualiser ouvre l'aperçu et la validation s'arrête là : vous validez ensuite vous-même, sans être averti de nouveau. Non, valider valide directement. Ce rappel sert à vérifier le modèle utilisé quand vous en avez plusieurs : un aperçu par visite suffit, même si vous modifiez encore la facture après ; il revient à chaque nouvelle arrivée sur la facture.

Valider est le geste qui compte : la facture reçoit son numéro définitif, son PDF est généré, et elle passe au statut « Finalisée ». À partir de là, elle ne se modifie plus — une erreur se corrige par un avoir.

Le bouton reste grisé tant que quelque chose bloque : formulaire incomplet, aucun client, montant TTC nul, ou modifications non sauvegardées — l'infobulle affiche alors « Enregistrez d'abord vos modifications ».

Reste à envoyer la facture à votre client. Et si vous facturez la même chose tous les mois, une facture récurrente s'en chargera à votre place.