Créer une facture de vente

Avant la toute première facture

Si vous n'avez encore rien facturé avec Biifor, prenez cinq minutes pour régler ce qui doit l'être avant d'émettre — en particulier la numérotation. Tant qu'aucune facture n'est validée, le formulaire vous le rappelle d'ailleurs par un message : « Avant de valider, vérifiez le format de numérotation de vos factures ». Une fois la première facture validée, la séquence ne se change plus.

Le brouillon : votre espace de travail

Le bouton Nouvelle crée immédiatement une facture au statut « Brouillon » et ouvre sa page de saisie. Tant qu'elle reste en brouillon, la facture n'a pas de numéro, n'existe pas en comptabilité, se modifie et se supprime librement. Il n'y a pas de facture proforma dans Biifor : c'est le brouillon qui joue ce rôle, aussi longtemps que vous ne validez pas.

L'enregistrement est automatique sur la plupart des champs ; le bouton Sauvegarder reste là pour forcer la main.

Les boutons Aperçu, Supprimer, Sauvegarder et Valider sont regroupés dans une barre en bas de l'écran, qui suit le défilement : sur une facture longue, vous validez là où vous venez de saisir, sans remonter.

Remplir la facture

1. Vos données. Vérifiez le bloc vendeur ; le bouton Ajouter logo téléverse le logo qui figurera sur le document (PNG ou JPG, 5 Mo maximum).
2. Votre client. Sélectionnez-le dans la liste — ou créez sa fiche si c'est un nouveau. Le lien « Utiliser une autre adresse de livraison ? » permet de viser un établissement ou une adresse de livraison distincte de l'adresse de facturation.
3. Données générales. La date de facture et la date d'échéance, l'Objet de la facture qui deviendra son libellé.
4. Articles. Le cœur du document — voyez ci-dessous.
5. Bas de page. Conditions générales, conditions de paiement, notes pour le client : tout est pré-rempli depuis vos paramètres de vente et reste modifiable document par document. Le commentaire interne n'apparaît jamais sur le PDF.

Les lignes d'articles

Ajouter une ligne ajoute une ligne de facturation. Une ligne part toujours d'un article : il n'y a pas de saisie libre. Choisissez-le dans le champ Article — désignation, prix et taxe se remplissent seuls.

S'il n'existe pas encore, créez-le sans quitter la facture : le + à droite du champ, ou l'entrée « Créer un nouvel article » qui apparaît quand la recherche ne donne rien, ouvre la création à la volée. Vous revenez sur votre ligne, l'article sélectionné. C'est le geste normal — le catalogue se construit au fil des factures, il n'a pas à être prêt d'avance.

L'article posé, la ligne reste ajustable pour ce document : désignation, description, quantité, unité, prix, remise éventuelle et taux de taxe. Ajouter une section et Ajouter une sous-section structurent les longs documents ; la poignée de chaque ligne permet de les réordonner, et le menu de ligne de les Dupliquer, Déplacer ou Supprimer.

Quantité et remise sont bornées. Une quantité ne peut pas être négative. Une remise non plus — ni sur une ligne, ni sur le document entier : une remise négative serait une majoration déguisée. Ces champs n'acceptent tout simplement pas le signe − : la touche reste sans effet. En pourcentage, la remise plafonne à 100 % : au-delà, la valeur est ramenée à 100 dès que vous quittez le champ — ou dès que vous rebasculez le type de remise sur Pourcentage avec un montant plus élevé déjà saisi. En montant, elle ne peut pas dépasser ce sur quoi elle s'applique — le montant de la ligne, ou le total du document pour la remise globale —, et c'est l'enregistrement qui la refuse alors, en nommant la règle. Les deux plafonds sont atteignables : c'est ainsi qu'on offre une ligne.

Un prix, en revanche, peut être négatif. C'est le moyen de faire figurer un geste commercial libellé sur le PDF — « Remise exceptionnelle », « Avoir sur prestation » — là où la remise globale reste anonyme. Créez un article dédié à prix négatif et posez-le comme une ligne ordinaire : il réduit le total et la base de TGC comme n'importe quelle remise. Le garde-fou reste le total du document, qui doit rester positif pour que la facture puisse être validée.

Si une ligne est exonérée de TGC, Biifor exige un motif d'exonération : sans lui, la validation restera bloquée. Pour un client établi dans un autre pays, coché exonéré sur sa fiche, ou pour un article non taxable, la ligne est facturée à 0 % sans que vous ayez à cocher quoi que ce soit : la case « Exonéré ? » est alors grisée, et un « i » explique pourquoi. Le motif, lui, reste modifiable.

Un mot en passant sur le mode de saisie des prix : chaque document se saisit en HT ou en TTC, et la bascule reste possible sur un brouillon — Biifor prévient alors que « les prix saisis seront réinterprétés dans le nouveau mode » et recalcule tous les montants. La plupart des entreprises n'y touchent jamais.

Les totaux, eux, ne se saisissent pas : ils suivent les lignes, taux de taxe par taux de taxe.

Aperçu, puis validation

Le bouton Aperçu affiche le PDF tel que le client le recevra, avec le choix du modèle de document. Il n'est actif que si un client est sélectionné.

Valider est le geste qui compte : la facture reçoit son numéro définitif, son PDF est généré, et elle passe au statut « Finalisée ». À partir de là, elle ne se modifie plus — une erreur se corrige par un avoir.

Le bouton reste grisé tant que quelque chose bloque : formulaire incomplet, aucun client, montant TTC nul, ou modifications non sauvegardées — l'infobulle affiche alors « Enregistrez d'abord vos modifications ».

Reste à envoyer la facture à votre client. Et si vous facturez la même chose tous les mois, une facture récurrente s'en chargera à votre place.