Faire entrer ses factures de vente dans Biifor

Les chemins d'entrée

Cinq façons de faire entrer une facture de vente :

• le bouton Importer de la liste des factures — un ou plusieurs PDF à la fois ;
• le glisser-déposer des PDF directement sur la liste, qui fait exactement la même chose ;
• la réception par email : Biifor vous attribue une adresse de collecte dédiée aux ventes, et toute facture qui y arrive entre toute seule — voyez Activer la collecte par email ;
• le scan depuis l'application mobile, pour une facture émise sur papier — voyez Scanner un document avec le mobile ;
• une connexion directe entre votre logiciel de facturation et Biifor, pour les outils compatibles — elle s'étudie sur demande auprès de Biifor, et supprime toute manipulation de fichiers.

Le réglage qui supprime la corvée

Plutôt que de penser à déposer vos PDF, paramétrez votre logiciel d'émission pour qu'il envoie chaque facture à votre adresse de collecte Biifor en même temps qu'au client. La plupart des outils savent mettre une adresse en copie systématique. La facture entre alors au moment même où elle est émise, sans geste ni rattrapage.

La connexion directe reste la voie la plus fiable — rien ne peut se perdre en route — mais elle demande une mise en place technique de part et d'autre. La mise en copie par email, elle, se règle une fois dans votre logiciel.

Pour rattraper un retard, le glisser-déposer d'un lot de PDF reste le geste le plus rapide : un panneau de progression suit l'avancée (« Import des factures — Import de la facture X sur Y »).

Ce qui se passe après le dépôt

Chaque PDF déposé devient une facture au statut « À traiter » et part en lecture automatique : Biifor vérifie le fichier, s'assure qu'il s'agit bien d'une facture, lit les montants et les dates, recherche le client et pré-remplit le formulaire. La colonne « Analyse OCR » de la liste montre où en est chaque document ; tant que l'analyse tourne, la ligne n'est pas cliquable.

Quelques secondes plus tard, la facture est prête : ouvrez-la pour la contrôler et la valider — ou laissez ce soin à la validation automatique si vous l'avez activée.

Si l'analyse échoue — document illisible, fichier qui n'est pas une facture — la page de la facture l'explique par une bannière et propose de réessayer, de remplacer le fichier ou de compléter à la main.

De bons PDF font de bonnes lectures

La lecture automatique donne le meilleur d'elle-même sur les PDF générés par un logiciel — ceux que produit votre outil de facturation — plutôt que sur des scans de papier. Vos factures sortant toutes du même moule, la qualité de lecture est remarquablement stable : si les premières passent bien, les suivantes passeront aussi.

Déposez les factures au fil de l'eau — chaque semaine, par exemple — plutôt qu'en une pile trimestrielle : vos encaissements et vos tableaux de bord resteront à jour, et le rapprochement bancaire trouvera ses factures.