Comment vos clients sont reconnus à la lecture
Comment la lecture automatique rapproche le nom lu sur une facture de vente importée de vos fiches clients, pourquoi elle laisse parfois le champ vide, et comment lui apprendre vos libellés.
À qui s'adresse cet article ? À qui importe ses factures de vente dans Biifor et se demande si le logiciel saura les rattacher aux bons clients.
Où le voir à l'œuvre ? Sur toute facture importée, pendant l'étape « Identification du tiers » de la lecture automatique.
Le nom lu, comparé à vos fiches
Quand la lecture automatique analyse une facture de vente importée, elle en extrait le nom du client tel qu'il est écrit sur le document, puis le compare à vos fiches clients. Elle trouve : le champ Client se remplit, marqué de l'étincelle violette. Elle ne trouve pas : le champ reste vide, et vous choisirez le client à la main au moment du contrôle.
Cette comparaison ne s'arrête pas à l'identique. Elle enchaîne des essais de plus en plus tolérants, et le premier qui tranche l'emporte :
| Ce qui est écrit sur la facture | La fiche retrouvée |
|---|---|
le poisson perché sarl |
LE POISSON PERCHE — casse, accents et forme juridique sont ignorés |
Christine Dupont |
DUPONT Christine — l'ordre du nom et du prénom n'a pas d'importance |
B.D.L. |
BDL — les points d'un sigle sont ignorés |
Sable Vert Bricolage |
SABLE VERT — l'enseigne inscrite au registre est reconnue |
BATI PACIFIC SCI LES ALIZES |
BATI PACIFIC — le nom de la fiche suffit, même noyé dans un libellé plus long |
LE POISON PERCHEE |
LE POISSON PERCHE — deux fautes de frappe sont absorbées |
L'adresse e-mail du destinataire compte aussi : si elle correspond à un contact de l'une de vos fiches, le client est reconnu, même quand le nom imprimé ne ressemble à rien de connu.
Quand deux clients sont plausibles, rien n'est rempli
Si un essai désigne plusieurs clients à la fois, Biifor s'arrête là :
aucun n'est retenu, et le champ Client reste vide. C'est délibéré. Sur un
libellé comme BATI PACIFIC - CHANTIER SABLE VERT, deux de vos fiches sont
contenues dans le texte ; rien ne dit laquelle facturer, et personne ne peut
le deviner à votre place.
Une facture laissée vide se voit tout de suite. Une facture attribuée au mauvais client, elle, ressemble à une facture normale : elle crée une créance sur quelqu'un qui ne doit rien, fausse deux soldes, part en relance chez le mauvais destinataire — et se découvre des semaines plus tard, chez votre client.
Ce qu'aucune comparaison ne peut deviner
Il reste les cas où la réponse n'est pas sur le document : une école facturée mais payée par un compte prorata, une administration désignée par son sigle interne, une enseigne qui a changé sans que le compte bouge. Là, aucun rapprochement de texte ne peut aboutir — c'est votre connaissance du dossier qui tranche, pas le document.
C'est exactement ce que sert à enregistrer la mémorisation du libellé : après avoir renseigné le bon client à la main, Biifor vous propose de retenir le libellé lu sur la facture pour ce client. Vous le faites une fois ; toutes les factures suivantes qui portent ce libellé tombent juste. La marche à suivre est dans Mon client n'est pas reconnu à l'import.
Mettre toutes les chances de son côté
- Nommez vos fiches comme vous facturez. Le nom de la fiche client gagne à être celui qui figure sur vos factures : plus il en est proche, plus la reconnaissance est directe.
- Une seule fiche par client. Deux fiches au nom voisin rendent le libellé ambigu — et l'ambiguïté fait que rien n'est rempli.
- Renseignez l'e-mail de vos contacts. C'est une clé très sûre quand le nom imprimé est fantaisiste.
L'astuce : lire le nom que la lecture a vu
Plutôt que de deviner pourquoi la reconnaissance a échoué, faites-vous montrer ce que Biifor a lu. Sur la facture, l'icône œil — infobulle « Voir les données extraites » — ouvre une fenêtre à onglets ; celui des « Données OCR brutes » affiche le texte tel qu'il a été reconnu sur le document.
Vous y verrez tout de suite si le nom lu est une variante de votre fiche — que Biifor absorbera — ou une désignation qui n'a rien à voir, qu'il faut lui apprendre.