Importer ses clients ou ses fournisseurs en masse
Reprendre tout son répertoire d'un coup avec le modèle de fichier à compléter — sans oublier les numéros d'identification, qui évitent les doublons.
À qui s'adresse cet article ? À qui démarre sur Biifor avec un répertoire existant — un carnet de fournisseurs, un portefeuille de clients — et ne veut pas les créer fiche à fiche.
Où trouver l'écran ? Deux chemins mènent à la même modale : menu Achats → Fournisseurs ou Ventes → Clients, bouton Importer. Le déroulé est identique — seul le type de partenaires créés change.
Deux étapes : le modèle, puis votre fichier
La modale Importer des partenaires guide en deux étapes :
- Téléchargez notre modèle de fichier — « Remplissez-le avec vos clients/fournisseurs en respectant les colonnes. » Le modèle donne la structure exacte attendue : ne renommez pas les colonnes, ne les déplacez pas.
- Importez le modèle complété avec vos données — au format CSV uniquement. Chaque ligne du fichier devient une fiche partenaire.
La façon dont votre tableur enregistre le fichier n'a pas d'importance : « CSV », « CSV
UTF-8 » ou « CSV séparateur point-virgule » conviennent, et les accents des raisons
sociales sont conservés. Un classeur Excel simplement renommé en .csv, en revanche, est
refusé avec le motif affiché à l'écran — repassez par « Enregistrer sous » → CSV.
Renseignez tous les numéros d'identification
C'est le point qui fait réussir ou rater une reprise. Remplissez le numéro d'identification de chaque partenaire — RIDET, SIRET ou n° TAHITI selon le pays. C'est par ce numéro que la lecture automatique reconnaît un fournisseur sur ses factures : un fournisseur importé sans numéro ne sera pas reconnu, et la lecture recréera une fiche en double à sa première facture.
Un numéro renseigné mais mal formé (par exemple un RIDET qui ne respecte pas les règles calédoniennes) bloque la ligne : le partenaire n'est pas créé tant que le numéro n'est pas corrigé.
Réimporter des fiches déjà présentes
Un fichier peut reprendre des clients ou des fournisseurs qui existent déjà dans Biifor. La ligne est reconnue par son numéro d'identification, par son numéro de client ou de fournisseur, ou à défaut par son nom, et la fiche est mise à jour avec le contenu du fichier : nom, adresse, contact, devise.
Les deux colonnes de compte comptable du modèle, Compte collectif et Compte auxiliaire, suivent une règle à part : un import ne change jamais le compte d'une fiche qui a déjà le sien.
| La fiche… | Ce que fait l'import |
|---|---|
| est créée par la ligne | pose le compte du fichier |
| existe, mais n'a pas encore de compte auxiliaire propre — par exemple un fournisseur importé cette fois comme client | pose le compte du fichier |
| existe, et a déjà le compte auxiliaire que le fichier indique | ne touche à rien, sans message |
| existe, et a déjà un autre compte auxiliaire | garde le compte de la fiche ; la cellule Compte auxiliaire passe en ambre, avec le message « La fiche est sur le compte auxiliaire … et le fichier demande … : le compte n'a pas été modifié » |
Un compte collectif différent de celui de la fiche est traité de la même façon : la cellule Compte collectif porte son propre avertissement, en plus du précédent le cas échéant. Dans tous ces cas la ligne est intégrée : seul le compte est laissé tel quel, tout le reste de la fiche est mis à jour. C'est la situation courante d'une comptabilité qui réimporte son répertoire avec une numérotation d'auxiliaires différente de celle des fiches — « 709 » dans le fichier, « 411000709 » sur la fiche.
Pour changer le compte d'une fiche, passez par la fiche elle-même — côté fournisseur comme côté client — où le transfert des écritures vers le nouveau compte est visible et voulu.
Suivre le résultat de l'import
Une fois le fichier envoyé, Biifor crée un lot d'import et traite les lignes une à une. Le lien Voir l'historique des imports de la modale ouvre le suivi : chaque lot y affiche son statut et le décompte des lignes intégrées et en erreur, et le détail du lot permet de corriger les lignes en erreur puis de relancer l'intégration, sans retoucher le fichier d'origine. Le mode d'emploi complet du suivi est dans Suivre ses imports de fichiers.
Après l'import
Les partenaires importés apparaissent dans la liste, prêts à servir. Deux compléments valent le détour :
- les comptes comptables d'un partenaire se règlent sur sa fiche — côté fournisseur comme côté client ;
- si un doublon s'est glissé malgré tout, fusionnez les deux fiches plutôt que d'en supprimer une.