Enregistrer et suivre une subvention

Ce que le module fait

Une subvention est une aide financière attribuée par un organisme pour soutenir un projet. L'enregistrer dans Biifor, c'est déclarer le montant accordé, le rattacher à un compte comptable, et suivre sa consommation en temps réel jusqu'à épuisement.

L'intérêt est double : vous savez à tout moment combien il reste à percevoir, et les versements qui arrivent sur votre compte bancaire se rattachent à la bonne aide plutôt que de partir en compte d'attente.

Le bouton ? de la liste ouvre l'aide « À quoi sert la gestion des subventions ? », qui reprend le fonctionnement avec un exemple.

Enregistrer une subvention

Bouton Nouvelle, ou la ligne d'ajout verte en pied de tableau. La fenêtre demande :

Champ	Ce qu'on y met
Libellé	Le nom de l'aide, tel que vous la reconnaîtrez
Organisme	Le partenaire qui l'attribue
Compte de subvention	Le compte comptable qui portera l'aide
Montant et sa devise	Le montant attribué, pas celui déjà reçu
Date d'attribution	La date de la décision d'attribution
Référence	Le numéro de dossier de l'organisme, facultatif mais précieux

Enregistrez : la subvention entre dans la liste, avec son montant attribué et rien de consommé.

Suivre sa consommation

Trois colonnes racontent la vie de l'aide : le Montant attribué, le Montant utilisé et le Montant restant. Le statut suit tout seul :

Statut	Ce qu'il veut dire
Non consommée	Rien n'a encore été rattaché à cette subvention
Partiellement consommée	Une partie du montant a été utilisée
Totalement consommée	Le montant attribué est épuisé

Vous ne changez jamais ce statut à la main : il découle de ce qui a été rattaché.

Rattacher les versements reçus

C'est ici que la subvention prend son sens. L'écran d'une subvention embarque les panneaux Associations existantes et Associations potentielles : quand le versement arrive sur votre compte bancaire, vous l'associez à l'aide, exactement comme on solde une facture.

Deux chemins, au choix :

• depuis la subvention, en la soldant par la transaction bancaire ;
• depuis la transaction bancaire, en la rattachant à la subvention — c'est souvent le plus naturel, puisque vous partez de ce que la banque vous montre (Compléter une transaction bancaire).

Une aide versée en plusieurs fois se solde en plusieurs fois : le montant restant diminue à chaque versement. La mécanique générale du lettrage est décrite dans Le lettrage vu depuis l'écriture.

Retrouver et filtrer

Le bouton Ajouter un filtre propose : Organisme, Date d'attribution, Libellé, Référence, Montant, Statut. Quand la liste est vide et qu'aucun filtre n'est posé, l'écran affiche « Vous n'avez encore aucune subvention. » avec deux portes de sortie : créer une subvention, ou comprendre comment ça marche. Avec un filtre actif, le message devient « Aucune subvention ne correspond à vos filtres ».

Supprimer

Menu ... de la ligne, action Supprimer, après confirmation. Vous pouvez aussi en cocher plusieurs et les supprimer d'un coup. L'action n'apparaît que si vous avez le droit de suppression.

Le compte à choisir

Le Compte de subvention est un compte de produit. Si vous n'en avez qu'un, il est déjà proposé par défaut — c'est le compte réglé dans les paramètres généraux de comptabilité. Si vous suivez vos aides par nature, créez un compte par nature et choisissez-le ici (Créer, surveiller et fusionner ses comptes).