Paramétrer la numérotation de ses documents

Trois séquences indépendantes

L'écran présente une ligne par type de document : Devis, Factures, Avoirs. Chaque séquence se compose indépendamment, et chacune se figera indépendamment — à la première validation d'un document de son type.

Composer un format

Pour chaque séquence, vous assemblez :

• un préfixe — par exemple F pour les factures, D pour les devis ;
• des séparateurs — tiret, barre, ou rien ;
• l'année, et éventuellement le mois ;
• la longueur du compteur — 0001 sur quatre positions, par exemple ;
• le premier numéro — celui que portera le tout premier document validé.

La colonne Exemple se recalcule à chaque modification : vous voyez exactement le numéro que produira votre format avant de sauvegarder.

La longueur et le premier numéro ne peuvent pas rester vides. Le préfixe et les séparateurs, eux, sont facultatifs — un format sans préfixe est parfaitement valable. Si vous effacez une longueur ou un premier numéro, le champ se signale en rouge et le bouton Sauvegarder reste inactif tant que vous ne l'avez pas renseigné : sans ces deux valeurs, l'application ne saurait pas quel numéro produire.

Le compteur ne repart pas à zéro chaque année. Afficher l'année ou le mois change l'habillage du numéro, pas la suite : après F-2026-0148, la première facture de janvier 2027 portera F-2027-0149. C'est ce qui garantit la continuité exigée par la réglementation.

Deux conseils de composition :

• Incluez l'année. Un format comme F-2026-0001 situe chaque facture d'un coup d'œil.
• Si vous facturiez déjà ailleurs, choisissez un premier numéro qui prend la suite de votre ancienne séquence — pas un retour à 1.

Les avoirs : leur propre séquence, ou celle des factures

L'interrupteur « Utiliser une numérotation différente des factures » choisit le sort des avoirs :

• désactivé, les avoirs puisent leurs numéros dans la séquence des factures — une seule suite pour les deux ;
• activé, les avoirs ont leur propre format et leur propre compteur.

Jusqu'à quand pouvez-vous changer d'avis

Tant qu'aucun document d'une séquence n'a été validé, le premier numéro reste modifiable — l'écran le rappelle : « Une fois que vous aurez validé votre premier devis, vous ne pourrez plus modifier le premier numéro de la séquence » (et de même pour votre première facture et votre premier avoir).

Dès la première validation, le message change : « Vous avez déjà validé un devis, vous ne pouvez plus modifier la séquence de numérotation ».

Seul le premier numéro est concerné. Le préfixe, les séparateurs, l'année, le mois et la longueur du compteur restent modifiables ensuite, même après des centaines de documents : ils habillent le numéro sans toucher au compteur. La raison de la règle — la continuité exigée par la réglementation — est expliquée dans Pourquoi votre numérotation est définitive. Ce réglage fait partie des décisions à prendre posément au démarrage, recensées dans Les réglages à faire avant de commencer.