Inviter un collaborateur
Donner accès à Biifor à un collaborateur ou à votre comptable — le choix du rôle, le rattachement immédiat d'un utilisateur existant et le suivi des invitations en attente.
À qui s'adresse cet article ? Au dirigeant ou à l'administrateur qui veut ouvrir l'accès de la société à un collaborateur, un associé ou son expert-comptable.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres → Utilisateurs → Utilisateurs.
Le principe
Comme le rappelle l'écran : « Vous pouvez inviter autant de personnes que vous le souhaitez pour collaborer avec vous, que ce soient vos employés ou votre expert comptable. » Et : « Pour chaque personne, vous pourrez définir son rôle au sein de votre organisation. »
L'écran Utilisateurs montre deux tables : les invitations en attente et les utilisateurs déjà actifs dans la société.
Envoyer une invitation
- Ouvrez Paramètres → Utilisateurs → Utilisateurs.
- Cliquez sur Inviter un collaborateur.
- Saisissez le nom ou l'email de la personne. La recherche par nom ne propose que les personnes avec qui vous partagez déjà une société — vos collaborateurs, où qu'ils travaillent. Pour inviter quelqu'un d'extérieur, votre expert-comptable par exemple, saisissez son adresse email complète : s'il possède déjà un compte Biifor, il sera rattaché directement, sans invitation à accepter (voir plus bas) ; sinon, l'invitation préparera la création de son compte.
- Choisissez son rôle dans le sélecteur — les rôles proposés par Biifor sous Rôles standard, les vôtres sous Rôles personnalisés. Le choix du bon rôle est le vrai sujet de l'invitation : Rôles et autorisations vous aide à trancher.
- Cliquez sur le bouton d'envoi — son libellé reprend l'email ou le nom choisi, par exemple Inviter lea.bernard@sablevert.com.
Ce qui se passe ensuite
Deux cas très différents, selon que la personne possède déjà un compte Biifor ou non.
Elle a déjà un compte Biifor. Elle est rattachée immédiatement à votre société, avec le rôle que vous avez choisi. Il n'y a pas d'invitation à accepter : elle apparaît aussitôt dans la table des utilisateurs, et non dans les invitations en attente. Elle reçoit un email lui annonçant qu'elle a désormais accès à votre société, et la trouve dans son sélecteur de sociétés à sa prochaine connexion.
L'accès est ouvert dans la seconde, sans son accord. Relisez l'adresse et le rôle avant de valider : pour un utilisateur existant, il n'y a pas d'étape d'acceptation qui vous laisserait le temps de vous corriger. En cas d'erreur, retirez-le depuis la table des utilisateurs.
Elle n'a pas encore de compte Biifor. L'invitation apparaît dans la table Invitations en attente et la personne reçoit un email l'invitant à créer son compte — le parcours est décrit dans Créer son compte utilisateur. Le rattachement à votre société, avec le rôle prévu, se fait automatiquement à la création de son compte : elle quitte alors les invitations en attente pour la table des utilisateurs.
Vous pourrez ensuite affiner ses droits à tout moment : Attribuer un rôle et ajuster les autorisations.
Annuler ou reprendre une invitation
Une invitation en attente se supprime depuis le menu de sa ligne — avec confirmation : « Êtes-vous sûr(e) de vouloir supprimer l'invitation sélectionnée ». Supprimer puis ré-inviter est aussi le bon geste si vous vous êtes trompé d'adresse, ou si l'email n'est jamais arrivé.
Retirer un utilisateur actif se fait de la même façon, depuis la table des utilisateurs : il perd l'accès à votre société, mais son compte Biifor personnel continue d'exister.