Contrôler et valider une facture de vente importée
Vérifier ce que la lecture automatique a extrait d'une facture de vente importée, compléter ce qui manque, puis valider pour la comptabiliser.
À qui s'adresse cet article ? À qui reprend la main après l'import : vérifier ce que la lecture automatique a compris de chaque facture de vente, et la valider pour qu'elle entre en comptabilité.
Où trouver l'écran ? Menu Ventes → Factures, clic sur une facture au statut « À traiter ».
L'écran en deux colonnes
La facture importée s'affiche en écran scindé : le PDF d'origine à gauche, le formulaire à droite. Le contrôle consiste à comparer les deux — ce que dit votre document, et ce que Biifor en a reporté.
Les champs marqués de l'étincelle violette ✦ ont été remplis automatiquement — un bandeau le rappelle : « Les champs marqués de l'icône violette ont été automatiquement alimentés par l'OCR. » L'œil violet « Voir les données extraites » montre tout ce qui a été lu.
Le parcours de contrôle
- Le client. Reconnu à partir du nom lu sur la facture, il est déjà en place ; sinon, sélectionnez-le — ou créez sa fiche sans quitter la facture. Après une saisie ou une correction manuelle, un bandeau violet peut proposer de retenir ce libellé pour ce client : les prochaines factures qui le portent seront rattachées toutes seules.
- La référence et les dates : le numéro que porte la facture chez vous, la date de facture, la date d'échéance — les raccourcis Comptant, +15, +30, +45 calent l'échéance depuis la date de facture.
- Les montants : Montant TTC et Taxe ; le Montant HT se calcule seul. Une facture de vente doit porter au moins une ligne de ventilation de taxe — y compris à taux zéro : si une ligne est exonérée, Biifor exige le motif d'exonération. Un taux qui n'est pas celui de votre territoire est écarté à l'import et remplacé par une ligne locale à zéro — voir Le territoire de la taxe. Si le client est établi dans un autre pays ou coché exonéré sur sa fiche, la vente n'est pas taxable : le taux est figé à 0 %, un bandeau l'explique, et il ne vous reste qu'à choisir le motif — obligatoire pour valider. Si l'exonération vient de la fiche du client et que celle-ci porte un motif, il est repris automatiquement ; vous pouvez toujours en choisir un autre. Si elle vient du pays, le motif reste à saisir : Biifor ne peut pas deviner si votre facture porte des biens ou des services, et les deux ne relèvent pas de la même rubrique. Le TTC ne bouge pas et le HT remonte à sa hauteur : la taxe annulée revient au montant hors taxes, c'est bien le montant que vous avez encaissé qui fait foi.
« Ventilation partielle » — si la somme des bases de vos lignes de ventilation ne couvre pas le montant hors taxes, Biifor vous le signale en orange. Ce n'est pas un refus : la facture est enregistrée et reste validable, parce qu'un écart est parfois normal (remise en pied de document, facture émise par un logiciel d'un autre territoire). Mais la part non ventilée n'apparaîtra pas dans votre déclaration : vérifiez que l'écart est voulu.
- Les imputations : le compte de produit proposé se corrige par « Modifier les imputations », et la facture peut se répartir sur plusieurs comptes.
Pourquoi tant de rigueur ? Parce qu'une facture incomplète est bloquée à la validation — c'est voulu.
Valider
La coche verte Valider la facture fait passer le document au statut « Validée » : il entre en comptabilité et rejoint le suivi des encaissements. Tant que quelque chose bloque, le bouton reste grisé — survolez-le, les champs manquants sont mis en évidence ; si vous venez de modifier le formulaire, l'infobulle demande d'abord d'« Enregistrer vos modifications ».
Ce contrôle vous semble répétitif alors que vos factures se ressemblent toutes ? C'est exactement le cas prévu par la validation automatique.
Revenir en arrière
Une facture importée n'a pas été produite par Biifor : validée par erreur, elle se dévalide (« Annuler la validation » dans le menu Autres actions, qui la repasse « À traiter » et annule ses écritures), et elle se supprime librement. C'est la différence avec une facture émise dans Biifor, qui ne s'annule que par un avoir.