Rapprocher un paiement de sa facture
Associer une transaction bancaire à la facture qu'elle règle, depuis les panneaux Associations du détail de la transaction.
À qui s'adresse cet article ? À qui a une transaction « À rapprocher » et veut que la facture correspondante cesse d'apparaître impayée.
Où trouver l'écran ? Menu Banque → Transactions bancaires, clic sur la ligne : les panneaux d'associations sont en bas de la fenêtre. Le même geste existe aussi depuis la facture — un seul article le décrit : celui-ci.
Souvent, c'est déjà fait
Si le rapprochement automatique est actif, l'association a probablement déjà été faite — à l'arrivée de la ligne si la facture était déjà validée, ou à la validation de la facture si la ligne était arrivée la première : la colonne du justificatif porte alors l'étincelle violette « Association automatique », et le statut est déjà « Justifié ». Dans le panneau Associations existantes, la même étincelle, en colonne Auto, dit au survol quelle règle a conclu — seule facture du tiers à ce montant, numéro cité dans le libellé bancaire, ou la plus proche en date. Il n'y a rien à faire — c'est le scénario nominal du travail au fil de l'eau. Un cas peut surprendre : si le libellé de la ligne cite une autre facture du même tiers et du même montant, c'est à celle-là qu'elle est associée, et la facture que vous venez de valider reste dans les « Associations potentielles ».
Le rapprochement automatique réessaie, mais ne remonte pas le temps. Une transaction sans facture correspondante n'est pas perdue : la facture peut être déposée et validée après l'arrivée de la ligne bancaire — l'association se fait alors dès sa validation, Biifor cherchant parmi les transactions du même tiers restées à rapprocher celle qui la paie. En revanche, une facture datée après le paiement n'est jamais retenue — Biifor ne rapproche qu'une facture émise au plus tard le jour de la transaction. Le panneau « Associations potentielles » continue, lui, de proposer tous les candidats à l'ouverture de la pièce : ce cas-là reste à un clic, à la main.
L'association automatique est coupée pour ce tiers
Le rapprochement automatique se règle aussi tiers par tiers. Quand l'option « Association automatique des transactions bancaires avec la/les factures correspondantes » est désactivée sur la fiche du partenaire, Biifor ne rapproche jamais seul ses paiements : la facture au bon montant figure dans les « Associations potentielles », mais la transaction reste « À rapprocher ».
Un avertissement l'indique sous le panneau des Associations potentielles : « L'association automatique est désactivée pour ce tiers ». Il apparaît sur les encaissements et remboursements clients, et sur les paiements et remboursements fournisseurs. Deux réponses possibles :
- associez la facture à la main, par la coche verte décrite ci-dessous ;
- ou réactivez l'option dans la fiche du partenaire, onglet Automatisations, pour que ses prochains paiements soient rapprochés seuls.
L'avertissement ne concerne que l'option du partenaire : quand le rapprochement automatique est coupé pour tout le dossier, dans les paramètres Banque, aucun message ne s'affiche.
Le geste : la coche verte des « Associations potentielles »
En bas du détail de la transaction, deux panneaux se répondent :
- Associations potentielles — les pièces candidates : les factures non soldées du partenaire renseigné sur la transaction. Chaque ligne affiche son Reste à rapprocher et un champ Montant à solder, pré-rempli. Cliquez sur la coche verte de la bonne ligne : l'association est créée à hauteur du montant à solder.
- Associations existantes — ce qui est déjà rattaché. La corbeille en bout de ligne supprime une association erronée ; une association créée automatiquement n'est pas supprimable depuis cet écran. Ce que la suppression rouvre est détaillé dans Défaire un lettrage.
Le Montant à solder est modifiable, mais une association validée seule est plafonnée des deux côtés : ni au-delà du reste de la facture, ni au-delà de ce qui reste à employer sur la transaction. Un virement de 10 300 XPF ne peut pas solder seul 50 000 XPF de facture, même si la facture les doit — c'est le montant réellement encaissé qui commande. Saisi au-delà, le montant grise la coche verte de la ligne : il ne se valide plus qu'au sein d'un groupe d'associations, celui qu'on forme quand un avoir vient compenser des factures.
| Type | Date | Référence | Reste à rapprocher | Montant à solder | |
|---|---|---|---|---|---|
| Facture client | 10/07/2026 | FA-2026-031 · Sable Vert SARL | 125 000 XPF | 125 000 | ✔ |
| Facture client | 02/07/2026 | FA-2026-024 · Sable Vert SARL | 48 000 XPF | 48 000 | ✔ |
Si l'écran est resté ouvert un moment, les candidats affichés peuvent avoir été réglés entre-temps — par un collègue, ou par le rapprochement automatique. La validation est alors refusée, avec un message qui nomme la pièce et le montant encore disponible. Ce n'est pas une panne : la liste se recharge et vous repartez de l'état à jour.
Dès que l'association couvre tout le montant, la transaction passe « Justifié » — et la facture, de son côté, passe « Payée ». Si l'association ne couvre qu'une partie, la transaction reste « Part. rapproché » : le cas est traité dans Rapprocher un règlement partiel ou groupé.
Une facture en devise étrangère : deux montants
Quand la facture est libellée dans une autre devise que votre compte, une colonne de plus apparaît dans les Associations potentielles : Montant utilisé, à côté du Montant à solder. Les deux sont à renseigner, et ils ne disent pas la même chose :
- Montant à solder — ce que vous imputez sur la facture, dans la devise de la facture : 100 USD, par exemple ;
- Montant utilisé — ce qui a réellement été consommé sur la transaction, dans la devise de votre compte : 86,56 EUR.
Biifor déduit de l'écart entre les deux la différence de change et la comptabilise tout seul, en gain ou en perte : vous n'avez rien à calculer. Un bouton d'aide, « Pourquoi saisir deux montants ? », rappelle la règle au-dessus de la colonne.
Deux cas se simplifient : si les deux devises sont identiques, la colonne n'apparaît pas ; si leur parité est fixe — l'euro et le franc Pacifique —, les deux montants vous sont proposés et le champ Montant utilisé reste grisé.
Dans ce dernier cas, quand le règlement solde la pièce en entier, il peut subsister entre les deux montants un écart d'environ un franc : les deux devises n'ont pas la même précision, et un montant en francs n'a presque jamais de contrepartie exacte en euros. Cet écart part lui aussi en différence de change. La facture passe « payée » et la transaction « Justifié » : il n'y a pas de reliquat à solder à la main.
Le traitement de la facture elle-même, devise et taux de change, est décrit dans Traiter une facture en devise étrangère.
Si la facture n'apparaît pas dans les candidats
Quatre causes reviennent toujours :
- le partenaire n'est pas renseigné sur la transaction — complétez-la d'abord ;
- la facture n'est pas dans Biifor, ou pas encore validée — le panneau ne propose que les factures non soldées existantes ;
- la facture est au nom d'une autre fiche — le même fournisseur existe en double, « Bâti Pacific » et « Bati Pacific SARL », et la facture est allée sur la fiche que la transaction ne porte pas ;
- il manque quelques francs entre facture et paiement — la candidate est bien là, mais l'association laissera un résidu : soldez l'écart non significatif.
Deux fiches partenaire différentes ne se rapprochent pas entre elles, et cela vaut même quand elles partagent le même compte comptable. Le refus nomme les deux tiers en cause. La réparation n'est pas de forcer le rapprochement mais de fusionner les deux fiches : Fusionner deux clients ou deux fournisseurs en doublon. Tant qu'elles cohabitent, chacune porte la moitié de la vérité — et un rapprochement croisé rendrait les deux soldes faux en miroir, l'un trop bas, l'autre trop haut.