Importer son plan comptable ou un FEC
Les deux portes d'import du plan comptable — un modèle de tableur à remplir, ou le fichier des écritures comptables du cabinet — et laquelle choisir.
À qui s'adresse cet article ? À qui démarre un dossier et veut repartir avec les comptes de son cabinet plutôt qu'avec ceux que Biifor créerait tout seul.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres → Comptabilité → Plan comptable, bouton Importer des comptes.
Deux portes, un même écran
| Ce qu'il faut | Ce que ça met à jour | |
|---|---|---|
| À partir d'un fichier de reprise | Notre modèle, rempli par vos soins | Les comptes |
| À partir d'un FEC | Le fichier des écritures comptables, fourni par votre cabinet | Les comptes et les journaux |
Les deux portes se complètent : rien n'empêche de charger d'abord un fichier des écritures comptables, puis un tableur pour les comptes qui manquent.
Qui peut importer
Importer, ce n'est pas saisir un compte de plus : c'est réécrire le référentiel du dossier. Les deux portes demandent donc des autorisations, et elles ne sont pas les mêmes.
| Porte | Ce qu'il faut pouvoir faire |
|---|---|
| À partir d'un fichier de reprise | Créer et modifier des comptes |
| À partir d'un FEC | Créer et modifier des comptes, créer des journaux, et modifier les paramétrages |
Le FEC en demande plus parce qu'il fait plus : il crée les journaux, et il élargit au besoin la longueur des numéros de compte du dossier — un réglage qui vaut pour toute la comptabilité.
En pratique, ces autorisations vont avec les rôles Comptable et Administrateur. Si vous ne les avez pas, l'écran vous le dit : le bouton Importer des comptes n'apparaît pas quand aucune des deux portes ne vous est ouverte, et la fenêtre remplace le bouton manquant par le motif du refus quand une seule l'est. Le détail case par case est dans Les autorisations par objet.
La reprise par tableur
- Téléchargez notre modèle de fichier. Le bouton Télécharger le modèle vous rend un classeur avec les colonnes attendues.
- Remplissez-le avec vos comptes, en respectant les colonnes — c'est la seule contrainte, et la seule cause d'échec.
- Importez votre plan comptable. Le fichier chargé doit être au format CSV.
Peu importe la façon dont votre tableur l'a enregistré : « CSV », « CSV UTF-8 » ou « CSV séparateur point-virgule » passent tous, accents compris. Un libellé comme « Achats de matières » ressort tel quel, et non « matières ».
Deux fichiers sont refusés, avec le motif affiché à l'écran :
- un classeur Excel renommé en
.csv— « Type de fichier non supporté ». Repassez par « Enregistrer sous » → CSV dans votre tableur ; - un fichier dont le texte est illisible — « Fichier illisible ». Réenregistrez-le au format CSV UTF-8, puis relancez l'import.
Dans les deux cas, aucun compte n'est créé : rien à défaire avant de réessayer.
Le fichier n'est pas intégré tel quel : il crée un lot d'import que vous relisez avant de valider. Vous êtes redirigé vers son détail, où les lignes en erreur se corrigent cellule par cellule, sans avoir à reprendre le fichier. Tout est décrit dans Suivre et corriger ses imports.
Le lien Voir l'historique des imports, en bas de la fenêtre, ramène à la liste de vos imports passés.
Le chargement du fichier des écritures comptables
Un seul bouton, Importer un FEC, et rien à préparer : le fichier vous est fourni par votre cabinet. L'interface se bloque le temps de l'envoi — c'est normal, le traitement se fait dans la foulée. Comme pour le plan comptable, l'encodage du fichier n'est pas votre affaire : un FEC produit par un logiciel francophone se lit sans réglage, et un fichier vraiment illisible est refusé avec son motif plutôt qu'avec une erreur technique.
Ce qu'il crée ou met à jour :
- vos journaux, avec leur code et leur libellé ;
- vos comptes généraux, et les comptes collectifs repérés comme tels ;
- vos comptes auxiliaires, rattachés à leur compte collectif ;
- les contreparties habituelles de vos tiers, qui préremplissent ensuite le compte de charge des fiches fournisseurs.
Ce qu'il ne fait pas : il n'importe aucune écriture. Votre historique reste chez votre cabinet ; le fichier ne sert ici qu'à reconstituer votre référentiel. C'est la raison pour laquelle le charger est si rentable — le sujet est développé dans Pourquoi Biifor demande le FEC.
Un effet de bord à connaître : si vos numéros de comptes sont plus longs que la longueur réglée dans les Réglages généraux de comptabilité, le réglage est élargi automatiquement pour les accueillir — et les comptes déjà en place sont rallongés avec. C'est la raison pour laquelle ce chargement demande aussi de pouvoir modifier les paramétrages.
Et si le chargement vous est refusé, il l'est avant la première écriture : aucun compte, aucun journal, aucun réglage n'a bougé. Rien à défaire avant de réessayer.
Laquelle choisir
- Vous avez un cabinet et un historique → le fichier des écritures comptables, sans hésiter. Il apporte les journaux et les contreparties, que le tableur n'apporte pas.
- Vous créez l'entreprise, ou vous n'avez pas d'historique exploitable → le modèle de tableur.
- Vous n'avez ni l'un ni l'autre → ne faites rien. Biifor démarre avec un plan comptable de base et crée ses comptes au fil de l'eau ; vous les corrigerez ensuite par fusion, comme expliqué dans Créer, surveiller et fusionner ses comptes.
Quand le faire
Avant de traiter votre premier document. Un import fait après coup ne réécrit pas les imputations déjà passées : elles resteront sur les comptes que Biifor avait choisis. Ce point fait partie des décisions de démarrage listées dans Basculer un dossier existant sur Biifor.