Boucler une période : les contrôles avant export
Les deux contrôles à passer avant de sortir une période de Biifor — plus rien « À traiter », comptes d'attente soldés — et les précautions propres à l'export.
À qui s'adresse cet article ? À qui remet une période à son cabinet, ou la sort vers son logiciel de production comptable.
Une période, pas un mois. La marche à suivre est identique pour un mois, un trimestre ou une fin d'exercice — seule la fenêtre de dates change.
Deux contrôles, dans cet ordre
Vous n'avez pas besoin d'une liste de trente points. Deux contrôles écartent l'essentiel de ce qui rend une période inexploitable, et ils sont complémentaires : le premier vérifie que tout est là, le second que tout est nommé.
Faites-les toujours avant l'export, jamais après.
Contrôle 1 — plus rien au statut « À traiter »
C'est un contrôle d'exhaustivité, pas de propreté. Une pièce « À traiter » n'a produit aucune écriture : elle n'est pas mal rangée, elle est absente de vos comptes. Une période qui en contient encore est incomplète, quel que soit le soin apporté au reste.
Trois listes à balayer, sur la période concernée :
- Factures d'achat — filtrez sur le statut « À traiter ». Chaque ligne est une charge et une dette qui manquent.
- Factures de vente — même filtre. Attention à la nuance : une facture importée non encore contrôlée est « À traiter », une facture créée dans Biifor et non validée est « Brouillon ». Les deux sont sans écriture.
- Transactions bancaires — filtrez sur « À traiter » : ce sont les lignes auxquelles il manque une catégorie, ou le partenaire nécessaire au traitement.
Videz ces trois listes avant d'aller plus loin. Une pièce que vous ne pouvez pas traiter faute d'information doit être identifiée maintenant, pas découverte par le cabinet.
Et les pièces « À rapprocher » ? Elles ont bien produit leurs écritures : la banque est passée, le compte du tiers est mouvementé. Ce qui manque est le lettrage — un problème de justesse, pas d'exhaustivité, qui n'empêche pas l'export mais fausse vos indicateurs de créances et de dettes. Traitez-les dans la foulée, en gardant en tête Les pièges du lettrage.
Contrôle 2 — comptes d'attente soldés
Un solde résiduel en 471 ou en 473 signale des écritures passées sans qu'on sache de quoi il s'agit. Livrées telles quelles, elles reviendront en question du cabinet — ou pire, resteront en l'état.
Ouvrez Paramètres → Comptabilité → Plan comptable, repérez vos comptes d'attente et consultez leur grand livre. Le solde doit être à zéro. La marche à suivre, ligne par ligne puis cause par cause, est dans Résorber les comptes d'attente 471 et 473.
Un troisième contrôle, si vos comptes bancaires sont suivis
Facultatif mais rapide : comparez le solde de chaque compte bancaire dans Biifor à celui de votre relevé bancaire de fin de période. Un écart signale soit une ligne manquante, soit un solde initial mal repris. La méthode est dans Contrôler les soldes.
L'export : ce qu'il faut savoir avant de cliquer
Le geste complet — choix des journaux, de la période, du format — est décrit dans Exporter sa comptabilité. Trois points relèvent du jugement et méritent d'être posés ici.
Une écriture exportée est marquée comme telle. Par défaut, un nouvel export ne reprend pas ce qui est déjà sorti. Sur la liste des écritures, la case « Écritures exportées » de la barre de filtres permet de les réafficher — utile pour vérifier ce qui est parti, et pour repérer ce qui a été modifié depuis.
Une écriture déjà exportée ne se corrige jamais d'un seul côté. Le passage dans un export marque l'écriture, mais ne la fige pas : rien ne vous empêche de la modifier ensuite dans Biifor. Votre logiciel de production comptable, lui, a déjà reçu la version précédente — et un nouvel export de la même période y produira des doublons. Si vous devez corriger après un export, reportez la correction dans les deux outils. L'erreur ne déclenche aucune alerte : elle se découvre des semaines plus tard, au moment de la révision.
L'archive peut embarquer les pièces justificatives. La fenêtre Export comptable propose « Inclure les pièces jointes ? », et une seconde option de compression. Elle réduit fortement le poids des PDF et des photos prises depuis l'application mobile sans les rendre illisibles, et ne touche jamais aux pièces d'origine : seule la copie placée dans l'archive est compressée. À activer dès que vous transmettez l'archive par email.
Gardez la trace. L'Historique des exports comptables conserve chaque export et permet de retélécharger le fichier. C'est là que vous vérifiez, en cas de doute, ce qui a réellement été livré et quand.
Trimestre et fin d'exercice
La procédure ne change pas : mêmes contrôles, fenêtre de dates plus large. Pour la fin d'exercice, un point supplémentaire — l'exercice doit exister dans Biifor et couvrir la période, faute de quoi vos filtres « cet exercice » et « exercice précédent » ne renverront pas ce que vous croyez. La clôture elle-même, et la précaution à prendre avant de modifier des dates d'exercice, sont dans Gérer ses exercices comptables.